Concept : domaines de sécurité et actions liées aux modèles Docs

Ce tableau récapitule les actions principales que vous effectuez dans le flux des travaux et le domaine ou processus de gestion accès requis. Il comprend des actions qui font partie du flux des travaux traditionnel de génération et de révision des documents, ainsi que des actions que vous effectuez actuellement à l’aide de Workday Docs.

Action	Domaine Docs	Domaine Drive	Bentreprise Pen cours Autorisations	Remarques
Définir des offres			X
Définir des catégories de documents			X
Créer des modèles Docs à partir de Drive	X	X		Tcréateurs de modèles doit sélectionne une catégorie lors de la création d'un modèle et doit avoir accès à cette catégorie. Le domaine Document Library contrôle l’accès aux catégories.
Créer du texte, des dispositions, des en-têtes et des pieds de page dans le modèle Docs	X	X		Docs remplace le besoin de dispositions personnalisées BIRT le les Associer des dispositions personnalisées à des documents générés tâche. Les créateurs et les personnes autorisées à modifier du modèle doivent avoir accès aux champs de données et aux règles de conditions pour les utiliser dans le modèle. Le domaine Document Library contrôle l’accès aux champs de données et aux règles de conditions. Note : instances traduites ouconversions au moment de l'exécution ne sont pas prises en charge.
Partager des modèles Docs avec des utilisateurs ou des groupes de sécurité		X		Pour partager automatiquement des modèles Docs avec d’autres utilisateurs, créez le modèle dans un dossier Workday Drive partagé auquel les autres utilisateurs ont accès. Jedestinataires de la liste nécessitent un accès au domaine Docs .
Aperçu du PDF dans Workday Docs	X	X		Pendant que vous modifiez le modèle Docs, cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressemble votre document.
Configurer une étape Générer un document Ajouter une étape d'action Générer un document à un processus de gestion			X	Dans l’invite Document par défaut , sélectionnez Drive Documents et accédez au modèle Docs. Tout utilisateur ayant l’autorisation de configurer une étape dans un processus de gestion peut afficher tous les modèles Docs de ce locataire. L’accès au domaine Drive ne détermine pas les modèles Docs pouvant être sélectionnés. Bien que tous les modèles puissent être sélectionnés, l’information qu’ils contiennent n’est pas visible; Seuls les utilisateurs ayant un accès au domaine Drive et un accès individuel au modèle peuvent afficher le contenu du modèle. Les modèles Docs sont affichés et peuvent être sélectionnés même si le modèle se trouve dans la corbeille de Drive. La délégation des tâches n'est pas prise en charge lorsque vous utilisez des modèles Docs dans un processus de gestion. Conseil pour le recrutement : par défaut, l’étiquette Mes tâches pour la révision des documents n’affiche pas le numéro de demande de poste ou le nom du candidat. Vous pouvez faire afficher cette information à l’aide de l’étape Étiquette de remplacement du processus de gestion pour mettre à jour l’étape du processus de gestion à l’étape Générer un document du document. Par exemple, si vous mettez à jour l’étiquette avec la valeur Générer une offre , l’élément Mes tâches inclura la demande de poste et le nom du candidat.
Définir les étapes Documents à passer en revue			X
Modifier/mettre à jour le modèle Docs	X	X		Workday Docs ne prend pas en charge les dates d’effet. Dès que vous créez et publiez un modèle Docs et que vous l’associez à un processus de gestion, le modèle est utilisé lors de l’exécution du processus de gestion. Chaque fois que vous souhaitez mettre à jour un modèle Docs, nous vous recommandons fortement de copier le modèle, d’apporter vos modifications dans la copie, puis de remplacer le modèle initial dans le processus de gestion par la copie.
Passer en revue le document généré dans Docs (toujours lancé à partir de Mes tâches)			X	Les responsables de la révision cliquent sur le bouton Examiner pour ouvrir le document généré à partir de Mes tâches. La configuration du processus de gestion définit qui peut effectuer une évaluation. Les utilisateurs qui génèrent des documents, comme les recruteurs, n’ont pas besoin d’un accès à Drive. Remarque : À l'étape Réviser de votre processus de gestion, sous Configurer une étape Documents à passer en revue, assurez-vous que le champ Document est sélectionné dans la catégorie Étape de génération de documents, et non le champ Modèle de document . Si vous sélectionnez Modèle de document ici, les modifications manuelles du document généré ne sont pas enregistrées.
Passer en revue le fichier PDF final généré			X	Le responsable de la révision, tel qu’un recruteur, peut télécharger un fichier PDF en ouvrant le document généré à partir de Mes tâches, en cliquant sur Examiner, puis en téléchargeant le PDF à partir du menu Fichier. Le fichier PDF généré utilise la police Roboto; la sélection de police n’est pas modifiable.
Transférer la propriété de modèles Docs	X	X		Dans Workday Docs, les modèles ont des utilisateurs individuels comme propriétaires. Vous pouvez transférer la propriété à tout moment si nécessaire. Voir Transférer la propriété d'éléments Drive à un autre utilisateur .
Purger les documents générés par l'étape Générer un document				Vous pouvez utiliser une tâche de purge de données. N’oubliez pas que la tâche Purger une personne supprime définitivement toutes les données d’identification personnelle associées à un travailleur, y compris les liens vers les documents du travailleur. Vous devez accéder au domaine Purge Person Data et au sous-domaine Purge Supplier .