Concept : domaines de sécurité et actions liées aux modèles Docs

Ce tableau récapitule les actions principales que vous effectuez dans le flux des travaux, et l'accès au domaine ou au processus de gestion nécessaire. Il inclut des actions qui font partie du flux des travaux traditionnel pour la génération et la révision de documents, ainsi que les actions que vous effectuez maintenant à l’aide de Workday Docs. Les actions de Workday Docs sont affichées en texter gras .

Action	Domaine Docs	Domaine Drive	Autorisations de processus de gestion	Remarques
Définir des offres			X	Workday Docs prend en charge plusieurs types de documents et processus de gestion. La définition d’une lettre offre est un exemple.
Définir les catégories de documents			X
Créer des modèles Docs à partir de Drive	X	X		Les créateurs de modèles doivent sélectionner une catégorie lors de la création d’un nouveau modèle et doivent avoir accès à cette catégorie. Le domaine Document Library contrôle l’accès aux catégories.
Créer du texter, des dispositions, des en-têtes et des pieds de page dans le modèle Docs	X	X		Docs remplace le besoin de dispositions personnalisées BIRT dans la tâche Associer des dispositions personnalisées à des documents générés . Les créateurs et les personnes autorisées à modifier des modèles doivent avoir accès aux champs de données et aux règles de condition pour les utiliser dans le modèle. Le domaine Document Library contrôle l’accès aux champs de données et aux règles de condition . Remarque : Les instances traduites ou les traductions au moment de l'exécution ne sont pas prises en charge.
Partager des modèles Docs avec des utilisateurs ou des groupes de sécurité		X		Pour action automatiquement des modèles Docs avec d’autres utilisateurs, créez le modèle dans un dossier Workday Drive partagé auquel les autres utilisateurs ont accès. Les destinataires doivent avoir accès au domaine Docs .
Aperçu PDF dans Workday Docs	X	X		Lorsque vous modifiez le modèle Docs, cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressemble votre document.
Configurer une étape Générer un document Ajouter une étape d'action Générer un document à un processus de gestion			X	Dans l’invite Document par défaut , sélectionnez Documents Drive et accédez au modèle Docs. Tout utilisateur autorisation à configurer une étape d'un processus de gestion peut afficher tous les modèles Docs dans ce locataire. L’accès au domaine Drive ne détermine pas les modèles Docs qui peuvent être sélectionnés. Bien que tous les modèles puissent être sélectionnés, les informations qu’ils contiennent ne peuvent être affichées. seuls les utilisateurs disposant d’un accès au domaine Drive et d’un accès à un modèle individuel peuvent afficher le contenu du modèle. Les modèles Docs sont affichés et peuvent être sélectionnés même s’ils se trouvent dans la corbeille de Drive. La délégation de tâches n'est pas prise en charge lorsque vous utilisez des modèles Docs dans un processus de gestion. Conseil pour le recrutement : par défaut, l’étiquette Mes tâches pour l’évaluation du document n’affiche pas le numéro de la demande d'approvisionnement ou le nom du candidat . Vous pouvez faire afficher cette information à l’aide de l’étape Étiquette de remplacement du processus de gestion pour mettre à jour l’étape du processus de gestion à l’étape Générer un document du document. Par exemple, si vous mettez à jour l’étiquette de génération d’une offre , l’élément de Mes tâches comprendra la demande d'approvisionnement de tâche et le nom du candidat .
Définir les étapes Documents à passer en revue			X
Modifier/mettre à jour le modèle Docs	X	X		Workday Docs ne prend pas en charge les dates d’effet. Dès que vous créez et publiez un modèle Docs et l’associez à un processus de gestion, le modèle est utilisé lors de l’exécution du processus de gestion. Chaque fois que vous souhaitez mettre à jour un modèle Docs, nous vous recommandons fortement de copier le modèle, d’apporter des modifications dans la copie, puis de remplacer le modèle initial dans le processus de gestion par la copie.
Passer en revue le document généré dans Docs ( toujours lancé à partir de Mes tâches)			X	Les responsables de la révision cliquent sur le bouton Évaluer pour ouvrir le document généré à partir de Mes tâches. La configuration du processus de gestion définit qui peut effectuer la révision. Les utilisateurs qui génèrent des documents, comme les recruteurs, n’ont pas besoin d’accéder à Drive . Remarque : Dans l'étape de révision de votre processus de gestion, dans la tâche Configurer une étape Documents à passer en revue, assurez-vous que le champ Document est sélectionné dans la catégorie Étape Générer un document et non sur le modèle de document . Si vous sélectionnez Modèle de document ici, les modifications manuelles apportées au document généré ne sont pas enregistrées.
Passer en revue le PDF généré en version finale			X	La évaluateur, comme un recruteur, peut téléchargement un PDF en ouvrant le document généré à partir de Mes tâches, en cliquant sur Examiner, puis en téléchargeant le PDF à partir du menu Fichier. Le PDF généré utilise la police Roboto ; la sélection de police n'est pas modifiable.
Transférer la participation des modèles Docs	X	X		Dans Workday Docs, les modèles ont des utilisateurs individuels comme propriétaires. Vous pouvez mutation la participation à tout moment si nécessaire. Voir Transférer la propriété d’éléments Drive à un autre utilisateur .
Purger les documents générés par l'étape Générer un document				Vous pouvez utiliser une tâche de purge de données. N’oubliez pas que la tâche Purger une personne supprime définitivement toutes les données personnelles identifiables (PII) associées à un travailleur, y compris les liens vers les documents du travailleur. Vous devez avoir accès aux domaine Purge Person Data et au sous-domaine Purge Supplier .