Concept : moteur d’optimisation de la planification des horaires

Le moteur d’optimisation fait appel à l’intelligence artificielle pour comparer de nombreux scénarios de planification d’horaires possibles en vue de générer l’horaire qui répond le mieux à vos besoins. Le moteur d’optimisation produit des horaires en tenant compte des facteurs suivants :

Les besoins en matière de demande de main-d’œuvre.
Les attributs des travailleurs (tels que les qualifications, la disponibilité et les préférences).
Votre configuration et vos objectifs de gestion.

Lors de la création des horaires, le moteur d’optimisation définit les caractéristiques des quarts en déterminant leur durée, leur heure de début et de fin. Au fur et à mesure que le moteur d’optimisation définit ces paramètres, il affecte simultanément les quarts à des travailleurs qui sont qualifiés pour répondre aux besoins en matière de demande de main-d’œuvre. Le moteur d’optimisation perfectionne également le calendrier pour répondre autant que possible aux objectifs de gestion tout en n’enfreignant aucune contrainte ferme.

Pour générer des horaires, le moteur d’optimisation s’appuie sur les données relatives à la demande de main-d’œuvre qui sont définies pour l’organisation de planification des horaires. Vous définissez une demande de main-d’œuvre pour une organisation en spécifiant :

Le type de travail qui doit être effectué.
Le nombre de travailleurs nécessaires pour effectuer le travail.
La période précise pendant laquelle le travail doit être effectué.

La durée des quarts de travail est déterminée en fonction d’une combinaison des paramètres de l’organisation de haut niveau de planification des horaires et de la demande de main-d’œuvre. Le moteur d’optimisation ne crée pas de quarts de travail qui surviennent en dehors de la période prévue par la demande de main-d’œuvre. Il ne créera pas non plus de quarts qui enfreignent les validations de durée minimale et maximale des quarts ou les règles propres aux repas que vous avez définies pour l’organisation de haut niveau de planification des horaires. Le moteur d’optimisation crée plutôt les périodes de repas telles qu’elles sont définies dans l’organisation de haut niveau de planification des horaires et tente d’échelonner les périodes de repas pour répondre au mieux aux exigences en personnel. Si le paramètre de régularité est supérieur à zéro, le moteur d’optimisation peut également créer des quarts en fonction des heures de début et de fin du quart d’un travailleur dans la période de référence antérieure.

Workday ne génère jamais d’horaire comprenant des quarts non affectés. Si aucun travailleur n’est disponible pour affectation à un quart, ce quart ne sera pas inclus dans l’horaire. Workday indique automatiquement où se trouvent les écarts de couverture entre la demande de main-d’œuvre et les quarts générés et affectés. Workday indique également les cas où il pourrait y avoir un surplus ou un manque d’effectifs.

Le moteur d’optimisation crée uniquement des horaires qui n’enfreignent aucune des contraintes fermes fixes suivantes :

Disponibilité : si un travailleur a un congé ou une absence sans incidence sur la planification qui chevauche le quart, le travailleur est considéré comme non disponible.
Durée maximum du quart : un quart ne peut pas être plus long que la durée maximum de quart définie par l’organisation de haut niveau de planification des horaires.
Période de repos minimum entre les quarts
Durée minimum du quart : un quart ne peut pas être plus court que la durée minimum de quart définie par l’organisation de haut niveau de planification des horaires.
Règles propres aux repas : un quart doit être conforme au règlement relatif aux repas défini par l’organisation de haut niveau de planification des horaires.
Un quart par jour : Workday n’affectera automatiquement un travailleur qu’à un quart par jour, même si un travailleur a plus d’un poste ou plus d’une affectation de marqueur d’horaire.
Aucun chevauchement de quarts : un travailleur ne peut être affecté à plus d’un quart à la fois.
Qualification du marqueur d’horaire : pour être assigné à un quart, un travailleur doit être qualifié à le faire par le biais de son affectation de marqueur d’horaire.

Une contrainte ferme ne peut être enfreinte que si la régularité est activée pour la semaine de planification en cours de génération. Dans ce cas, si un quart a été mis à jour manuellement de manière à enfreindre une règle propre au nombre minimum ou maximum d’heures ou de repas au cours de la période de référence antérieure, cette infraction pourrait être reportée sur la semaine en cours de planification.

Il existe également des contraintes fermes souples, qui ne sont parfois pas forcément des contraintes fermes en tant que telles. Lorsqu’elles ne sont pas des contraintes fermes, elles sont appelées objectifs. Vous pouvez configurer ces contraintes de manière à ce qu’elles puissent être assouplies (et traitées comme des objectifs) ou demeurer fermes dans les paramètres de l’horaire :

Nombre d’heures de travail maximum par semaine.
Nombre maximum de jours de travail.

Si le moteur d’optimisation ne parvient pas à trouver une solution de planification qui n’enfreint aucune contrainte ferme, il peut assouplir les contraintes fermes définies pour la demande de main-d’œuvre et le nombre minimum d’heures par semaine. Le moteur d’optimisation traite ces contraintes comme des contraintes souples afin de trouver une solution qui n’enfreint aucune autre contrainte ferme.

Dans la mesure où l’optimisation de la main-d’œuvre de Workday résout les contraintes fermes, elle tente également de répondre aux objectifs de gestion définis au moment de la génération de l’horaire. Les contraintes souples réglables sont des objectifs que le moteur d’optimisation tente de respecter dans la mesure du possible. En répondant à ces contraintes, le moteur d’optimisation améliore la qualité et le score de l’horaire. Cependant, si les contraintes souples ne sont pas respectées, le moteur d’optimisation génère tout de même un horaire. Les contraintes douces comprennent :

Régularité
Couverture de la demande
Coûts de main-d’œuvre
Nombre d’heures de travail maximum par semaine
Nombre d’heures de travail minimum par semaine
Nombre maximum de jours de travail
Jours/heures privilégiés
Marqueurs d’horaires privilégiés
Heures par semaine privilégiées

Les contraintes douces sont configurées par l’organisation de haut niveau de planification des horaires et pondérées sur une échelle de 0 à 100. Pour configurer le moteur d’optimisation de manière à ce qu’il ne tienne pas compte d’une contrainte souple, vous pouvez fixer la pondération à zéro. Vous pouvez remplacer ces paramètres au niveau des travailleurs. Les remplacements au niveau des travailleurs ont priorité sur les paramètres du curseur au moment de la génération de l’horaire.

Workday met à jour des pondérations intrinsèques qui déterminent l’importance relative de chacune des contraintes douces. Voici les pondérations intrinsèques de Workday, de la pondération la plus élevée à la plus faible :

Régularité.
Nombre d’heures de travail maximum par semaine.
Nombre d’heures de travail minimum par semaine.
Nombre maximum de jours de travail.
Couverture de la demande.
Coûts de main-d’œuvre.
Heures par semaine privilégiées.
Marqueurs d’horaires privilégiés.
Jours/heures privilégiés.

Ces paramètres sont automatiquement chargés par la configuration des paramètres de l’organisation de haut niveau de planification des horaires.

Lorsque les gestionnaires génèrent un horaire, ils peuvent utiliser des curseurs pour contrôler les pondérations relatives des différentes contraintes souples. Lorsqu’un horaire est généré pour la première fois, Workday règle automatiquement les curseurs en fonction des paramètres définis pour l’organisation de haut niveau de planification des horaires. Une fois que les gestionnaires ont ajusté les paramètres du curseur et généré un horaire, Workday reporte ces paramètres à la semaine suivante.

La valeur de régularité vous permet de créer des horaires qui sont des copies identiques ou presque, de semaine en semaine. La régularité copie les heures de début et de fin des quarts ainsi que des repas, mais pas les marqueurs d’horaires. Si le paramètre de l’horaire est supérieur à zéro, la régularité sera pondérée plus fortement que toutes les autres contraintes douces.

Workday effectue la recherche sur une ou deux semaines précédentes (selon la configuration de l’organisation de haut niveau de planification des horaires ou de la configuration du remplacement) afin de trouver un horaire de référence aux fins de comparaison. Si l’horaire de référence comprend des congés, Workday effectue un autre cycle de recherche antérieure sur une ou deux semaines supplémentaires afin de trouver une semaine sans congé. Si Workday ne trouve pas d’horaire de référence pour un travailleur, le moteur d’optimisation ne tient pas compte de la régularité pour ce travailleur.

Si le paramètre de régularité est supérieur à zéro et qu’il existe un quart dans la semaine de référence pour lequel vous avez remplacé manuellement une ou plusieurs de ces règles, Workday peut respecter le remplacement manuel et l’appliquer à la semaine en cours :

Repas.
Durée maximum du quart.
Durée minimum du quart.

Si un quart au cours de la semaine de référence n’est pas nécessaire pour répondre à la demande de main-d’œuvre de la semaine en cours, Workday peut néanmoins générer le quart au cours de la semaine en cours.

Une fois qu’un horaire a été généré par le moteur d’optimisation, celui-ci lui attribue un score global en fonction des dimensions suivantes :

Régularité.
Couverture.
Minimisation des coûts de main-d’œuvre.
Marqueurs d’horaires privilégiés des travailleurs.
Heures par semaine privilégiées des travailleurs.

Workday fournit également un score pour chacune des dimensions ainsi qu’une description de la conformité de l’horaire à chacune d’entre elles Les pondérations des contraintes douces que vous avez définies n’affectent pas le score de l’horaire ni les scores de chaque dimension. Exemple : vous définissez la pondération de

Régularité

à

Faible

. Le moteur d’optimisation génère un horaire qui inclut les quarts qui ne sont pas cohérents avec les quarts du cycle de référence antérieure précédent. Par conséquent, le score de

régularité

indiquera vraisemblablement

Faible

.

Lorsque des travailleurs peuvent prendre un quart de travail sans enfreindre les contraintes fermes (telles que la disponibilité et les qualifications du marqueur d’horaire), Workday les recommande comme travailleurs remplaçants pour les quarts de travail existants. Workday classe les travailleurs ainsi recommandés en fonction de leur score de remplacement. Workday affiche un score de remplacement sous forme de

pourcentage de correspondance

. Workday calcule le

pourcentage de correspondance

en tenant compte des facteurs suivants :

Workday considère comme correspondance plus faible les travailleurs dont le taux de rémunération est plus élevé ou qui effectueront des heures supplémentaires.
Plus le quart éloignerait un travailleur de ses heures de travail privilégiées, plus son score de correspondance sera faible.
Workday considère qu’il y a correspondance du travailleur si l’un des marqueurs d’horaire privilégié de celui-ci existe dans le quart.