Concept : demandes d’heures
Les demandes d’heures permettent aux travailleurs de demander des heures de travail qui nécessitent une approbation préalable. Les gestionnaires et les administrateurs peuvent :
- Demander que les travailleurs soient disponibles pour travailler des heures à l’avance.
- Chargez en bloc des demandes d'heures dans Workday à l'aide du Créateurd'interfaces Entreprise (EIB) Put Time Requests.
- Définissez les validations des demandes d’heures pour empêcher les utilisateurs de soumettre des demandes d’heures non valides.
- Réviser et approuver les demandes d’heures pour plusieurs travailleurs.
Les utilisateurs qui accèdent au rapport
Demandes d’heures
peuvent entrer un intervalle de dates inférieur ou égal à trois mois, ce qui leur permet d’afficher les détails des demandes d’heures aux dates historiques et futures. Ils peuvent accéder au rapport depuis :
- Le menu Actions du calendrier d’entrée des heures.
- WorkletHeures de l’équipe.
- Le workletHeures.
- Les actions liéesaux heures et aux absencesde leur profil du travailleur.
À partir de l’option
Nouvelle demande
, les utilisateurs peuvent demander des heures d’un jour à un mois et sélectionner plusieurs codes de demande d’heures auxquels ils sont admissibles.Pour les demandes d’heures seulement de longue durée, nous affichons les demandes d’heures dans le calendrier d’entrée des heures :
- À la date de début de la demande, à la date de fin de la demande, et tous les 7 jours entre celles-ci, dans une vue de calendrier hebdomadaire.
- Dans une tranche continue de la durée de la demande dans une vue de calendrier mensuelle.
Une fois la demande d’heures approuvée, le travailleur doit entrer les heures réelles travaillées pour que Workday calcule ses heures et les transmette à la paie.
Exemple
Dans votre société, les travailleurs qui assistent à des webinaires liés à leur carrière après leur quart planifié sont admissibles au paiement des heures supplémentaires pendant la durée du webinaire. Jerry soumet une demande d’heures supplémentaires pour que son gestionnaire approuve au préalable 2 heures supplémentaires pour un cours auquel il souhaite participer mardi prochain. La gestionnaire de Jerry reçoit la demande et vérifie ce que son équipe a déjà demandé pour s’assurer que la demande de Jerry respecte les exigences budgétaires de l’équipe. Après avoir révisé, elle approuve la demande.
Mise en correspondance des demandes d'heures et des blocs d'heures
Les demandes d'heures sont mises en correspondance avec les blocs d'heures en fonction des marqueurs de calcul des heures. Workday fait correspondre les marqueurs de calcul des heures du code de demande d’heures à ceux du bloc d’heures. Les valeurs de worktag n’ont aucune incidence sur la façon dont Workday met en correspondance les demandes d’heures et les blocs d’heures.
Les demandes d'heures d'entrée et de sortie ne peuvent pas se chevaucher. De plus, les demandes d’heures seulement ne peuvent pas se chevaucher. Toutefois, les demandes d'heures d'entrée et de sortie peuvent chevaucher des demandes liées aux heures seulement. Lorsque vous mettez en correspondance des demandes d'heures et des blocs d'heures, les demandes d'heures d'entrée et de sortie sont évaluées en premier, puis les demandes d'heures uniquement pour les heures. Les demandes d'heures uniquement sont mises en correspondance si la date du calendrier du bloc d'heures est comprise entre les dates de début et de fin de la demande d'heures.
Un bloc d’heures ne peut correspondre qu’à une seule demande d’heures. Dans l’événement où un bloc d’heures chevauche plus d’une demande d’heures d’entrée et de sortie, il est mis en correspondance uniquement avec la première demande. Exemple : un travailleur a un bloc d’heures pour le 2025-01-13 de 5:00 PM à 9:00 PM avec le marqueur de calcul Heures supplémentaires. Un travailleur soumet deux demandes d’heures à l’aide du code de demande d’heures supplémentaires qui comporte le marqueur de calcul des heures supplémentaires :
- Demande d’heures 1 le 2025-01-13 de 5:00 PM à 7:00 PM.
- Demande d’heures 2 le 2025-01-13 de 7:00 PM à 8:00 PM.
Le bloc d’heures correspond uniquement à la demande d’heures 1.
Production de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports standard suivants pour afficher des demandes d’heures, Demander des heures et les approuver :
- Demandes d'heures de mon équipe
- Réviser et approuver des demandes d'heures
- Demandes d'heures
En fonction de vos exigences en matière de production de rapports, vous pouvez utiliser des champs de rapport dans les objets de gestion suivants pour produire des rapports sur les demandes d’heures :
Objet de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combinaison d'heures demandées et travaillées | Vous pouvez générer des rapports sur les différences entre les demandes d’heures et les heures travaillées, et les demandes d’heures qui chevauchent l’heure de début de la semaine.
Les blocs d’heures qui partagent un marqueur de calcul des heures avec un code de demande d’heures, mais qui ne correspondent pas à une demande d’heures, sont quand même extraits dans les rapports de cet objet de gestion. |
Jour | Vous pouvez générer des rapports sur les demandes d’heures qui durent un jour ou moins.
Remarque : Le champ de rapport All Time Requests for a Day ne renvoie pas les demandes d’heures qui s’échelonnent sur plusieurs jours. |
Code de demande d'heures | Vous pouvez générer un rapport sur les détails de la demande d’heures. |
Entrée des worktags du code de demande d'heures | Vous pouvez désigner le worktag associé à la demande d’heures. |
Événement de demande d'heures | Vous pouvez désigner le bloc de demande d’heures pour l’événement de demande d’heures et afficher les détails de l’événement de demande d’heures. |
Semaine | Vous pouvez générer un rapport sur les demandes quotidiennes ou sur plusieurs jours qui sont entièrement conservées au cours de la semaine, et sur les demandes qui dépassent l’heure de début de la journée. |
Groupes de codes d'entrée des heures créés par Workday
Les codes de demande d’heures (anciennement codes de demande d’heures supplémentaires) ne sont plus associés à un modèle d’entrée des heures, mais à un ou plusieurs groupes de codes d’entrée des heures. Lorsque Workday :
- Recherche un modèle d’entrée des heures avec un code de demande d’heures supplémentaires qui utilise la même règle d’admissibilité au suivi des heures qu’un groupe de codes d’entrée des heures, Workday déplace pour vous le code de demande d’heures supplémentaires vers ce groupe de codes d’entrée des heures.
- Ne peut pas établir une correspondance avec la règle d’admissibilité au suivi des heures pour le modèle d’entrée des heures et le groupe de codes d’entrée des heures, Workday crée un nouveau groupe de codes d’entrée des heures avec le code de demande d’heures supplémentaires. Workday utilise la convention de dénomination suivante pour les groupes de codes d'entrée des heures : [Overtime Request Code name] pour [Eligibility Rule Name] - Création par Workday. Pour rechercher le nouveau groupe de codes d’entrée des heures, exécutez le rapportTous les groupes de codes d’entrée des heuresouAfficher un groupe de codes d’entrée des heures. Vous pouvez conserver et renommer le groupe de codes d’entrée des heures créé par Workday, ou déplacer le code de demande d’heures vers un groupe de codes d’entrée des heures existant et supprimer celui qui a été créé par Workday.