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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : autoriser les travailleurs à créer des notes de frais pour les non-travailleurs

Étapes : autoriser les travailleurs à créer des notes de frais pour les non-travailleurs

  • Définissez les notes de frais.
  • Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des notes de frais des non-travailleurs.
Vous pouvez permettre aux travailleurs de créer et de soumettre des notes de frais au nom des types de non-travailleurs suivants, car ils n’ont généralement pas accès à Workday :
  • Candidats.
  • Membres de comités externes.
  • Étudiants.
  1. Étapes : définir les autorisations de sécurité.
    Ajoutez des travailleurs au domaine
    Process: Expense Notes
     dans le domaine fonctionnel Expenses et au moins un de ces domaines afin qu’ils puissent créer des notes de frais pour les non-travailleurs :
    Non-travailleur
    Domaines
    Candidat
    Candidate Data: Candidate Expenses
     dans le domaine fonctionnel Recruiting.
    Membre de comité externe
    Committees: View
     dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.
    Étudiant
    Pour les étudiants admis, les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Student Core :
    • Student Data: Student ID
    • Student Data: Student Profile
    Pour les étudiants externes :
    • External Student Data: Student ID
       dans le domaine fonctionnel Personal Data.
    • External Student Data: Student Public Reports
       dans le domaine fonctionnel Staffing.
  2. Configurez les types de non-travailleurs à afficher dans la tâche
    Créer une note de frais pour le compte d’un non-travailleur
     en activant l’accès au segment de groupe de sécurité
    Type de bénéficiaire lié à une note de frais
     .
  3. Utilisez les champs de rapport suivants pour acheminer les notes de frais liées à des non-travailleurs à des évaluateurs et à des approbateurs précis :
    • Expense Report Pay To is Candidate
    • Expense Report Pay To is External Committee Member
    • Bénéficiaire lié la note de frais est un étudiant
  4. (Facultatif) Accédez au rapport
    Mettre à jour l’utilisation de worktags
    .
    Dans la section
    Note de frais
    , activez le type de worktag Demande de poste pour sélectionner manuellement les worktags
    Demande de poste
     dans les tâches suivantes :
    • Créer une note de frais
    • Créer une note de frais pour le compte d’un non-travailleur
       : membres de comités externes et étudiants seulement
    • Créer une note de frais pour un travailleur
    Lorsque vous ajoutez des non-travailleurs dans l’invite
    Participants
     pour ces tâches, vous pouvez utiliser le worktag
    Demande de poste
     pour associer les dépenses des participants aux demandes de postes. Exemple : vous créez une note de frais pour un dîner d’employés auquel participe également un candidat.
    Workday inclut toujours automatiquement des worktags
    Demande de poste
     dans les lignes d’écriture pour les notes de frais des candidats que vous créez dans la tâche
    Créer une note de frais pour un non-travailleur
    . Vous ne pouvez pas retirer ces worktags, car ils contribuent à garantir l’exactitude de la comptabilité et des rapports.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Enable Worktags
     dans les domaines fonctionnels suivants :
    • Common Financial Management
    • Worktags
  5. (Facultatif) Définir des filtres personnalisés pour un lot de règlement.
    Créez des filtres personnalisés pour les lots de règlement que vous créez pour les non-travailleurs.
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Réaffecter des transactions par carte de crédit pour frais professionnels
    .
    Réaffectez des transactions par carte de crédit aux non-travailleurs pour inclure les transactions dans leurs notes de frais.
    Sécurité : domaine
    Process: Credit Card
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  • Ajoutez des paiements liés à des frais aux choix de paiement pour les non-travailleurs.
  • Créez des notes de frais de non-travailleurs et détaillez les lignes de frais.