FAQ : Sécurité segmentée liée aux postulants

Un postulant avec contraintes est un postulant associé à une organisation dans Workday :

Si l’employé a été embauché : Workday l’associe à l’organisation dans laquelle l’employé a été embauché.
Fin d’emploi : Workday associe l’employé à l’organisation dans laquelle l’employé a été embauché.
Embauche en cours : Workday l’associe à l’organisation ciblée pour l’embauche.
Offre d’embauche/entente d’embauche en cours : Workday les associe à l’organisation de la demande de poste utilisée dans l’embauche.

Un postulant sans contrainte est un postulant qui n’est associé à aucune organisation dans Workday. Exemple : un postulant créé par un utilisateur autorisé à l’aide de la tâche

Créer un postulant

. Un utilisateur autorisé ayant accès à n’importe quel postulant a une visibilité de tous les postulants non contraints.

Les travailleurs ayant un rôle de sécurité non contraint (exemple : les administrateurs RH qui exercent leurs activités dans toute la société) ne verront pas de changements apportés à leur accès aux postulants après le choix d’utiliser les améliorations. Leur rôle dans la sécurité sans contrainte fait en sorte qu’ils peuvent afficher à la fois les postulants avec contraintes (quelle que soit leur organisation) et les postulants sans contrainte.

Auparavant, les travailleurs ayant un groupe de sécurité contraint (exemple : un gestionnaire qui exerce ses activités au sein d’une organisation) ne peuvent afficher que les postulants au sein de l’organisation à laquelle ils ont accès, ainsi que tous les postulants non contraints. Workday permet désormais aux clients de configurer les travailleurs qui peuvent accéder à des postulants non contraints.

Il peut y avoir des exceptions à cette logique de sécurité améliorée du postulant dans l’ensemble des applications Workday, où la logique de gestion ne bénéficierait pas de cette amélioration. Exemples :

vérification des antécédents

, embaucher

un travailleur auxiliaire par contrat

,

embaucher un employé

et

offre

.

Dans ce cas, vos utilisateurs autorisés doivent avoir accès à tous les postulants de votre locataire (y compris les profils de postulants des travailleurs dont l’emploi a pris fin) pour atténuer la création de profils de postulants en double et soutenir efficacement les processus d’embauche et de recrutement. Cette amélioration pourrait potentiellement introduire une faible expérience. Exemple : cas où un utilisateur autorisé peut créer un postulant, mais pas l’embaucher. Pour éviter cela, Workday met à jour la sécurité existante qui régit l’accès à la tâche, que le client choisisse ou non d’utiliser cette améliorations. À condition que l’utilisateur ait accès aux tâches et aux domaines de sécurité du postulant, il continuera d’avoir accès aux postulants contraints et non contraints dans ces tâches et processus.

La fonctionnalité de gestion des doublons survient lorsqu’un postulant nouvellement créé (au moyen d’une nouvelle candidature) correspond aux critères clés d’un postulant existant. Workday considère qu’un postulant créé par l’entremise du processus de recrutement est un postulant contraint.

Lorsque le recruteur dispose d’un accès de sécurité contrainte, le processus existant est mis à jour. Pourvu que le recruteur dispose d’un accès approprié à l’organisation de l’ancien profil du postulant (processus existant), la fonctionnalité de gestion des doublons fonctionne comme prévu.
Lorsque le recruteur dispose d’un accès de sécurité limité et qu’il n’a pas accès aux organisations de l’ancien profil de postulant, la fonctionnalité de gestion des doublons peut ne pas fonctionner. Toutefois, il s’agirait d’une restriction existante concernant l’accès aux profils de postulants existants.
Lorsque le recruteur dispose d’un accès de sécurité non contraint, il peut voir les postulants associés à toutes les organisations et à aucune organisation, en conditions qu’il n’y ait aucune incidence négative sur la gestion des doublons.

Lorsqu'un utilisateur autorisé accède à la tâche autonome

Créer un postulant

après avoir choisi d'utiliser la fonction, il perdra l'accès aux postulants qu'il crée, à moins qu'il puisse accéder aux domaines nécessaires énumérés ci-dessous.

S’ils tentent d’embaucher un postulant à l’aide de la tâche

Embaucher un employé

ou du processus de recrutement, ils pourront accéder au processus et le terminer normalement. Lorsqu’un utilisateur crée un nouveau postulant avec le même nom et le même pays qu’un postulant existant, Workday déclenche l’exception « Le postulant existe déjà », quelle que soit sa configuration de sécurité.

Recommandations :

Pour que l'accès de sécurité contrainte existant soit conservé, le groupe de sécurité initial doit être laissé en place.
Si vous choisissez d'utiliser la configuration, la configuration de la sécurité fondée sur des segments doit être la même pour les tâches suivantes :
Créer un postulant
Modifier le postulant
Afficher un postulant

Toute incohérence dans la configuration des segments pour ces tâches peut entraîner un comportement inattendu. Exemple : un utilisateur peut créer un postulant, mais perdre l’accès pour modifier son profil.

Afin de mettre en œuvre correctement cette amélioration, nous vous recommandons fortement de mettre à jour les domaines ci-dessous en fonction des besoins de votre organisation :

Manage: Expense Report for Postulant
Gérer les données sur les postulants (groupes fondés sur les utilisateurs uniquement)
Gérer la gestion des postulants
Gérer la gestion des postulants : prendre en compte les postulants
Gérer la gestion des postulants : entrer les entrevues des postulants
Gérer la gestion des postulants : Commentaire sur le statut d'admissibilité à l'embauche
Gérer la gestion des postulants : gérer les postulants
Gérer la gestion des postulants : Admissibilité des postulants
Gérer la gestion des postulants : Afficher le postulant
Gérer la gestion des postulants : Afficher les entrevues des postulants
Gérer la gestion des postulants : Admissibilité à l'embauche des travailleurs
Offre/entente d'embauche : Convention collective
Offre/entente d'embauche : contrats d'employé
Offre/entente d'embauche : Période de préavis
Offre/entente d'embauche : Période d'essai/probatoire
Pre-Hire Data: Employment Agreement
Pre-Hire Data: Business Title
Pre-Hire Data: End Date
Données sur les postulants : Heures de travail prévues par semaine
Pre-Hire Data: Start Date and Location
Données sur les postulants : Période scolaire
Données du postulant : Nom et coordonnées
Données sur les postulants : Noms
Données sur les postulants : Coordonnées
Données démographiques sur les postulants par organisation
Données personnelles du postulant
Données personnelles du postulant : Âge/état matrimonial
Données personnelles du postulant : Origine ethnique/invalidité/religion/pays de naissance
Données personnelles du postulant : Sexe
Données personnelles du postulant : Données sur les identifiants
Données personnelles du postulant : Examens médicaux
Données personnelles du postulant : Militaire/ Citoyenneté/Politique/ Nationalités
Données personnelles du postulant : Renseignements personnels
Pre-Hire Personal Data: Sexual Orientation & Gender Identity
Pre-Hire Personal Data: Social Benefits Locality
Données personnelles du postulant : services Web avec détails
Développement de la gestion des postulants
Gestion des postulants : Action en masse sur les demandes de postes
Postulant : habiletés et expérience
Reports : Job Requisition and Positions
Reports: Manager (postulant)
Reports: Open Positions
Domaine Set Up: Postulants

Les domaines suivants sont destinés aux groupes de sécurité non contraints et ne sont pas affectés :

Gérer les données d'un postulant : Supprimer des postulants
Gérer les données sur les postulants : Marquer des postulants pour la suppression
Données sur les postulants : Statut de vérification des antécédents
Rechercher : Postulants par adresse de courriel privée

Oui, nous vous recommandons de mettre à jour votre politique de sécurité de processus de gestion si vous avez choisi d’utiliser cette fonction.

Si un rôle contraint est utilisé pour soumettre la demande de service Web, l'accès au postulant non contraint doit être configuré dans le domaine définissant la sécurité du service Web, comme indiqué ci-dessus. Si un rôle non contraint est utilisé pour soumettre le service Web, aucune mise à jour n’est requise.