Créer des tables d'absences
Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des tables d’absences.
Configurez le régime de congés et les congés. Vous pouvez également configurer de nouveaux régimes et congés directement à partir de la tâche. Pour chacun :
- Régime de congés, définissez lechamp Solde du régime de congés - Limite inférieuredans l’ongletCalcul. Workday utilise cette valeur pour déterminer quand passer à un autre palier. Vous n’avez pas à définir ce calcul pour le palier final si le régime utilisé n’est pas payé.
- Congé, ajoutez la validationMaximum autorisé d’unités de congés non payésà la sectionValidation des données entréesdans l’ongletValidations. Cette validation permet de calculer quand changer de paliers.
Sécurité : domaine
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.Vous pouvez créer une table d’absences pour gérer les demandes de congés qui touchent plusieurs régimes de congés. Vous créez un palier pour chaque combinaison unique de régime de congés et de congés et vous affectez une priorité à chaque palier de la table. Workday évalue les paramètres d’admissibilité, les validations et les soldes pour déterminer le palier à utiliser pour la demande de congés.
Exemple : votre ensemble de congés et d’absences aux États-Unis comprend à la fois un régime de congés mobiles et un régime de vacances. Les travailleurs doivent utiliser leurs congés mobiles avant leurs jours de vacances. En tant qu’administrateur des absences, vous créez une table d’absences à 2 paliers :
- Palier 1 : régime de congés mobiles.
- Palier 2 : régime de vacances.
- Accédez à la tâcheCréer une table d’absences.Workday vous recommande de toujours activer Workday pour qu’il repère et corrige automatiquement les événements liés aux absences. Ainsi, pour toutes les nouvelles tables d’absences que vous créez, la caseActiverla réévaluationest cochée par défaut.La réévaluation :Vous ne pouvez pas décocher la caseActiver la réévaluationpour désactiver la réévaluation de la table lorsque la table d’absences est en cours d’utilisation et qu’une demande est approuvée, renvoyée ou soumise. Toutefois, vous pouvez l’activer.
- Se produit en réponse à l'achèvement d'événements de processus de gestion, tels queDemander des congés,Corriger des congésetEntrer des heures, pour de nouvelles entrées de congés ou des corrections.
- N’a pas lieu lors de l’entrée ou de la modification d’un congé, d’un ajustement de cumul ou d’un remplacement.
- (Facultatif) Cochez la casePoste obligatoire dans la demande de congéspour limiter les entrées de la table d’absences aux régimes de congés fondés sur le poste ou aux congés fondés sur le travailleur qui nécessitent un poste dans la demande. Workday met à jour les invites des paliers de la table d’absences et de l’ongletValidationspour limiter les valeurs que vous pouvez sélectionner en fonction de cette option. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner cette option seulement s'il n'y a pas d'entrées approuvées pour la table d'absences.
- Ajoutez un nouveau palier pour chaque combinaison unique de régime de congés et de congés.Vous pouvez créer autant de paliers que vous le souhaitez. Toutefois, plus il y a de paliers, plus il y a de traitement, ce qui peut avoir une incidence sur la performance.Pour chaque palier, tenez compte des éléments suivants :
Option Description PrioritéL’entrée alphanumérique doit être unique pour chaque palier.Régime de congésSélectionnez un régime existant ou créez un nouveau régime. Tous les régimes de la table doivent :- Utiliser la même unité de temps.
- Effectuer le suivi des soldes.
CongésSélectionnez un congé unique pour chaque palier. Exemple : les paliers 1 et 2 peuvent utiliser le même régime de congés, mais doivent chacun utiliser des congés différents. Workday ne prend pas en charge les congés intermittents.Quantité par occurrence(Facultatif) S’affiche lorsque vous activez la quantité par occurrence dans les paliers de la table d’absences dans la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM.Sélectionnez un calcul de valeur de constante pour une valeur statique ou créez un calcul pour affecter un nombre d’unités de congés au palier par occurrence d’absence. Exemple : créez un calcul conditionnel qui affecte des unités de congés en fonction des résultats des calculs de comparaison de valeurs. Vous pouvez utiliser les calculs de valeur d’instance suivants :- Nombre d'occurrences d'absences commençant à la période de solde actuelle
- Nombre d'occurrences d'absences commençant au cours des 12 derniers mois
- Nombre d'occurrences d'absences dans la période de solde actuelle
- Dans l’ongletDétails, indiquez si les travailleurs peuvent entrer des congés en fonction de la table d’absences dans Gestion des absences, Suivi des heures ou les deux. Sélectionnez uneoption d'entrée:
- Entrer uniquement à partir de la fonction de congés(à l’aide des tâchesDemander une absenceouGérer une absence).
- Entrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heures(à l'aide des tâchesEntrer des heures par semaine,Entrer des heures pour un travailleur(entrée des heures par volume élevé) ouEntrer des heures(micromodification)).
- Entrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congés
- (Facultatif) Sélectionnez les cases à cocher qui s’appliquent, en fonction de la valeur de l’Option d’entrée. Ce tableau indique si vous pouvez sélectionner chacune d’elles pour les tables d’absences fondées sur les jours ou les heures.Case à cocherDescriptionOption d'entréeFondé sur les joursFondé sur les heuresAfficher les heures de début et de finPour permettre aux travailleurs d’entrer des heures de début et de fin pour les demandes de congés.Entrer uniquement à partir de la fonction de congésOuiOuiEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heuresNonNonEntrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congésNonNonHeures de début et de fin obligatoiresPour obliger les travailleurs à entrer des heures de début et de fin dans les demandes de congés.Entrer uniquement à partir de la fonction de congésOuiOuiEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heuresNonNonEntrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congésNonNonCalculer la quantité en fonction des heures de début et de finPour empêcher les travailleurs de remplacer le nombre d’heures de la quantité quotidienne. Cette option fait en sorte que :
- La quantité de temps que demandent les travailleurs par jour correspond à la durée entre l’heure de début et l’heure de fin.
- Workday ignore la quantité quotidienne par défaut.
Entrer uniquement à partir de la fonction de congésNonOuiEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heuresNonOuiEntrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congésNonOuiHeures de début et de fin par défaut provenant du calendrierAfin de charger automatiquement les champsHeure de débutetHeure de finpour chaque jour à partir de l’horaire du travailleur. Workday utilise soit l’horaire publié par le travailleur provenant de Workday Scheduling, s’il existe, soit le calendrier des horaires de travail affecté au travailleur. Si aucun de ces éléments n’existe, Workday laisse les heures de début et de fin vides.Entrer uniquement à partir de la fonction de congésOuiOuiEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heuresNonOuiEntrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congésNonOuiAutoriser les heures qui dépassent minuitPour permettre aux travailleurs d’entrer des congés qui commencent et se terminent à des jours consécutifs. Cela permet à Workday de traiter les demandes de congés qui dépassent minuit comme une seule entrée de congés.Entrer uniquement à partir de la fonction de congésOuiOuiEntrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heuresNonOuiEntrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congésNonOui - Dans l’ongletValidations, ajoutez une rangée dans la table pour chaque validation dont vous avez besoin.Toutes les valeurs que vous entrez doivent être compatibles avec l’unité de temps des régimes de congés de chacun des paliers de la table d’absences.
Option Description Nombre maximum de jours consécutifsPrécisez le nombre maximum de jours de congé consécutifs que les travailleurs peuvent demander. Exemple : vous entrez 3 pour empêcher les travailleurs de demander plus de 3 jours de congé consécutifs.MinimumPrécisez la valeur minimum de congés que les travailleurs peuvent demander pour chaque entrée de congé, et non la somme des entrées de congés chaque jour. Exemple : sélectionnez une valeur constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul qui renvoie des valeurs différentes pour les travailleurs à temps plein et à temps partiel.MaximumPrécisez la valeur maximum de congés que les travailleurs peuvent demander.Exemple : sélectionnez une valeur de constante, telle que 8 heures ou 1 jour, ou un calcul qui renvoie des limites différentes en fonction du calendrier des horaires de travail du travailleur, du calendrier des jours fériés ou des deux.Vous pouvez définir des limites de façon dynamique en fonction du nombre d’heures de travail prévues pour le travailleur à la date du congé. Exemple : 8 heures le lundi, mardi, mercredi et jeudi, 12 heures le vendredi et 0 heure les jours fériés.Précisez si le maximum s’applique à :- Chaque demande (entrée de congés distincte).
- Toutes les entrées de congés pour la même date.
- Des demandes pour la même date pour les congés que vous avez sélectionnés dans le champJeu de validation des congés.
IncrémentsPrécisez les incréments pour l’entrée des congés. Exemple : sélectionnez une valeur constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul qui renvoie des valeurs différentes pour les travailleurs à temps plein et à temps partiel.Masquer le texte de validation par défautSélectionnez cette option pour masquer le texte de validation par défaut lorsqu’un travailleur entre une demande de congé si vous définissez un texte personnalisé pour la validation.Workday affiche les validations à partir de l’instantané avec date d’effet du régime de congés lorsque le travailleur a entré sa demande de congés. Les mises à jour des instantanés suivants ne s’affichent pas.
Les travailleurs peuvent sélectionner la table d’absences dans leur demande d’absence lorsqu’ils sont admissibles à un ou plusieurs régimes de congés dans la table.
Dans la entreprise d'Alice, les travailleurs peuvent demander jusqu'à 15 jours de congé. Alice demande 10 jours et sélectionne la table d’absences
Vacances
. Elle a les soldes suivants :
- Solde du palier 1 : zéro jour.La validationMaximum autorisé d’unités de congés non payésdu congé du palier 1 est fixée à 8 jours.
- Solde du palier 2 : 10 jours.
Alice peut sélectionner la table des absences, car elle est admissible aux deux régimes de congés de la table. Workday prend 8 jours du solde du palier 1, car la validation permet à Alice de prendre 8 jours non payés. Workday passe au palier 2 et prend les 2 derniers jours.
Vérifiez si un employé est admissible à des régimes de congés, à des cumuls ou à des congés.