Éléments à prendre en compte pour la définition : imprimer des chèques et des avis
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de l’impression des chèques et des avis. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez configurer Workday pour gérer les exigences d’impression de votre organisation et pour imprimer des chèques ou des avis pour les paiements que vous avez déjà acquittés.
Avantages pour l’entreprise
Workday vous permet d’effectuer les tâches suivantes :
- Imprimer des chèques et des avis.Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l’impression des chèques.
- Fournir un relevé papier des paiements.
- Personnaliser les dispositions pour impression des chèques afin d’inclure des informations importantes pour votre organisation.
- Fractionner les chèques et les avis dans des fichiers par lots distincts pour les imprimer en fonction des données des employés.
Cas d’utilisation
Vous pouvez imprimer :
- Des chèques de paie sous forme papier pour les employés.
- Des avis de paie pour les employés qui reçoivent un paiement par dépôt direct.
- Des avis de paiement de comptes de frais effectués par voie électronique.
- Des chèques finaux pour les employés dont l’emploi a pris fin.
- Des chèques pour des paiements ponctuels à des bénéficiaires tels que des visiteurs ou des conférenciers invités.
- Des chèques pour des paiements aux fournisseurs.
- Des chèques pour des remboursements de clients.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelles sont les lois régissant l’impression des chèques pour votre emplacement et votre organisation? | Consultez les exigences juridiques en matière d’impression de chèques dans votre emplacement et dans votre secteur d’activité. Workday vous permet d’imprimer des chèques et des avis en fonction des besoins de votre organisation. |
Imprimerez-vous des chèques et des avis à l’interne ou aurez-vous recours à une société externalisée? | Lorsque vous imprimez à l’interne, tenez compte des exigences de disposition et des données que vous souhaitez inclure pour les différents modes de paiement.
Lorsque vous imprimez par l’entremise d’une société externalisée, consultez les intégrations disponibles pour exporter les données vers les fournisseurs. |
Quelles sont les exigences d’impression dans votre organisation pour les employés dont l’emploi a pris fin? | Lorsque vous devez payer les employés immédiatement après la fin de leur emploi, Workday vous permet d’imprimer un chèque sur demande.
Configurez la tâche Options d’impression de la paie de la société pour imprimer une copie papier des fiches de paie lors de votre prochaine exécution de la paie pour les employés dont l’emploi a pris fin avant la fin de la période. |
Voulez-vous utiliser une disposition pour impression par défaut pour tous les chèques et avis? | Workday fournit des dispositions par défaut pour la paie. Pour les autres types de paiements, vous pouvez configurer vos propres dispositions par défaut.
Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour la disposition par défaut pour impression des chèques pour sélectionner une disposition par défaut pour l’impression de tous les chèques et avis liés aux travailleurs. |
Voulez-vous inclure les chèques de paie nette dont le montant est nul dans les lots d’impression? | Workday exclut automatiquement les chèques de paie nette à zéro des lots d’impression. Vous pouvez les inclure en imprimant à partir du rapport Espace de travail - Impression de chèques . |
Recommandations
Utilisez Report Designer lorsque vous souhaitez :
- Personnaliser les dispositions pour impression des chèques et des avis.
- Imprimer sur des stocks de chèques vierges.
Utilisez XSLT pour les tâches liées à la paie qui ne nécessitent pas de dispositions pour impression personnalisées.
Exigences
- Activez le type de paiementChèquelors de la création de fournisseurs, de clients ou de bénéficiaires.
- Définissez des choix de paiement ou des remboursements de comptes de frais pour les employés et désignez un mode de paiement privilégié, tel que le chèque ou le dépôt direct.
Limites
Lorsque vous imprimez les chèques de paie d’un groupe d’employés, vous ne pouvez imprimer qu’un seul chèque par employé, quelle que soit la période couverte. Exemple : vous configurez un lot d’impression de chèques de paie pour un groupe d’employés pour une période de 6 mois. Workday imprime un chèque pour chaque employé qui couvre la période de 6 mois.
Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l’impression des chèques.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
pour activer les options d’impression des fiches de paie pour les utilisateurs.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Custom Report Creation dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent créer des rapports personnalisés pour les dispositions pour impression des chèques. |
Process: Payroll Settlement dans le domaine fonctionnel Core Payroll
Process: Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Les utilisateurs rattachés à ces domaines aux fins de sécurité peuvent imprimer et gérer des avis. |
Process: Expense Report Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Expenses
Process: Payroll Settlement dans le domaine fonctionnel Core PayrollProcess: Supplier Invoice Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts | Les utilisateurs rattachés à ces domaines aux fins de sécurité peuvent :
|
Set Up: Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent :
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent accéder à la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie . |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d’impression des paiements
| Workday lance automatiquement ce processus de gestion pour générer un fichier pour le service Paiements positifs lorsque vous terminez le processus de gestion Tâche d’impression de chèques . |
Tâche d’impression de chèques
| Lorsque des paiements dans un lot de règlement nécessitent des chèques, Workday crée automatiquement un événement d’impression de chèques et envoie une notification au spécialiste du règlement. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Espace de travail - Impression d’avis
Rapport Espace de travail - Impression de chèques | Vous pouvez utiliser ces rapports pour afficher et modifier les lots d’impression de chèques et d’avis en attente et terminés. |
Tableau de bord Règlement | Vous pouvez configurer les rapports suivants comme worklets dans votre tableau de bord Règlement :
|
Intégrations
Intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
ADP Check Print (Enhanced Performance)
| Vous pouvez configurer cette intégration pour exporter les données vers ADP pour effectuer des dépôts directs avec service complet et pour imprimer :
|
Core Connector: Payroll Check Printing (Enhanced Performance)
| Vous pouvez configurer cette intégration pour exporter des données vers des services d’impression de chèques externes pour :
|
WPN - Ceridian Check Printing
| Vous pouvez configurer cette intégration pour exporter des données vers les services de paie Ceridian pour :
|
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Trésorerie | Lorsque vous créez un compte bancaire dans Workday, vous pouvez sélectionner une disposition pour impression des chèques propre au compte. |
Frais | Les choix de paiement Workday vous permettent de définir des préférences sur la façon dont les employés reçoivent le remboursement de frais. |
Dotation en personnel | Vous pouvez gérer l’impression de chèques pour les travailleurs dont l’emploi a pris fin. |
Traitement de la paie | Vous pouvez configurer les options d’impression de chèques et de fiches de paie, générer des fiches de paie en bloc et exporter des fiches de paie.
Les choix de paiement vous permettent de définir des préférences sur la façon dont les employés reçoivent le paiement. |
Comptes de fournisseurs
Comptes de clients | Vous pouvez configurer des options pour imprimer des chèques ou des avis pour les fournisseurs ou les clients. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.