Éléments à prendre en compte pour la définition : budgets de projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des budgets de projets. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La fonction des budgets de projets est la principale composante de gestion financière de Projects. Elle vous permet d’analyser :
- Le budget par rapport aux chiffres réels.
- Le coût par rapport aux produits.
- Les coûts liés à la main-d’œuvre par rapport aux coûts non liés à la main-d’œuvre.
- Les principaux facteurs contribuant à l’écart selon diverses dimensions telles que le compte de grand livre, la catégorie de dépenses ou de produits et le fournisseur.
Avantages pour l’entreprise
Prise en charge des budgets de projets :
- Analyse du budget de projet par rapport aux chiffres réels dans votre organisation.
- Calculs automatisés des coûts liés à la main-d’œuvre en fonction des taux de coûts standard et des heures prévisionnelles.
- Calculs automatisés des produits en fonction des taux contractuels, des versements selon un prix fixe ou du pourcentage d’achèvement selon un prix fixe (heures).
- Dimensions de worktag.
Cas d’utilisation
Avec les budgets de projets, vous pouvez :
- Créer des budgets de haut niveau pour la durée du projet ou des budgets mensuels plus détaillés.
- Créer des rapports personnalisés pour comprendre les produits et les coûts de vos projets.
- Développer des budgets de projets flexibles à différents niveaux de granularité.
- Utiliser Worksheets pour mettre à jour et gérer des budgets de projets.
- Afficher des données dynamiques sur la progression de projets, les heures et les dépenses, ainsi que les budgets et les prévisions.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types de budgets de projets devez-vous gérer? | Vous pouvez créer des budgets pour gérer vos projets de coûts, vos projets de revenus ou les deux. Les budgets de projets sont disponibles pour :
Vous pouvez :
|
De quel niveau de configuration avez-vous besoin pour gérer vos budgets de projets? | Vous pouvez configurer votre budget de projet au niveau de la hiérarchie de projets, au niveau du locataire ou aux deux niveaux.
Les configurations pour une hiérarchie de projets ont priorité sur les configurations de locataires. |
Créerez-vous votre budget en utilisant les chiffres réels antérieurs? | Pour les budgets de coûts dans lesquels vous souhaitez inclure des chiffres réels, utilisez cette configuration pour désigner :
|
Quelles dimensions voulez-vous suivre? | Créez une structure de plan et incluez les dimensions pertinentes.
Vous pouvez rendre ces dimensions obligatoires ou facultatives. Chaque ligne de budget doit inclure des dimensions obligatoires. |
Quels attributs de lignes de plan souhaitez-vous suivre? | Par défaut, Workday classe les lignes de plan pour les budgets de projets en tant que coûts ou produits.
Vous pouvez également configurer Workday pour classer les lignes de plan pour les budgets de projets selon qu’elles sont liées à la main-d’œuvre ou non. Vous pouvez utiliser les attributs des lignes de plan dans des rapports personnalisés pour comprendre la santé financière de votre projet. |
Quel est le niveau de prévision de ressources de vos budgets de projets? | Workday génère des prévisions de ressources aux niveaux suivants :
|
Recommandations
Lorsque vous gérez plusieurs périodes budgétaires à la fois, utilisez Worksheets plutôt que de mettre à jour chaque période individuellement.
Utilisez au moins deux types de calculs. Ces types de calculs sont :
- Des calculs de base, qui ne doivent pas inclure les chiffres réels.
- Des prévisions, qui doivent inclure des chiffres réels.
Exigences
Pour vous assurer que Workday calcule avec précision les budgets de projets, vous devez :
- Comprendre les projets.
- Comprendre les plans de ressources de projet si vous générez votre budget à partir de votre prévision de ressources ou de votre plan de ressources.
- Créer votre feuille de taux de coûts standard pour gérer les coûts de main-d’œuvre de votre projet.
- Définir les dépendances de facturation de votre projet dans Workday pour les budgets de produits.
- Comprendre la fonctionnalité de contrôle budgétaire pour définir les options de vérification budgétaire.
Limites
Ce que Workday ne fait pas :
- Inclure les coûts engagés, tels que les bons de commande dans les budgets de projets. Vous pouvez ajouter manuellement ces transactions en tant que lignes de budget.
- Prendre en charge les coûts incluant toutes les charges ou le pourcentage d’achèvement selon les coûts.
- Prendre en charge la création de classeurs à partir de budgets de plans de projet ayant plus de 500 périodes ou plus de 10 ans dans le futur.
- Prenez en charge l’utilisation de la tâchePlanifier la mise à jour en masse de budgets de projetspour mettre à jour plus de 5 000 plans.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Project Hierarchy dans le domaine fonctionnel Projects. | Peut configurer et mettre à jour les budgets de projets dans la hiérarchie de projets. |
Set Up: Project Budget dans le domaine fonctionnel Projects. | Peut configurer et mettre à jour les budgets de projets dans le locataire. |
Manage: Project Budget dans le domaine fonctionnel Projects | Peut gérer et afficher l’information sur le budget. |
Manage: Project Resource Forecast dans le domaine fonctionnel Projects | Peut gérer et afficher l’information sur la prévision de ressources. |
Access Plan Type (Segmented) dans les domaines fonctionnels Budgets et Project. | Peut contrôler l’accès aux budgets de projets. |
Workday utilise plusieurs rôles pour configurer les budgets de projets. Toutefois, étant donné que plusieurs étapes du processus sont uniques, les budgets de projets nécessitent un minimum de mise à jour.
Rôle | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Administrateur de la sécurité | Configure la sécurité. Ajoute des administrateurs de projet aux groupes de sécurité appropriés. |
Administrateur de budget | Ajoute un projet comme type d’entrée. |
Administrateur de projet | Configure les budgets de projets pour :
Définit les taux de coûts standard pour :
|
Administrateur de hiérarchie de projets | Définit le budget de projet en configurant :
|
Gestionnaire de projet | Crée et met à jour les budgets de projets.
Crée des plans comme indiqué par la structure de plan et la configuration de la hiérarchie de projets. Affecte des plans comme base ou prévision pour comparer les écarts entre les projets dans la hiérarchie ou le locataire. Crée un budget révisé pour les changements apportés aux éléments suivants :
Gère les options de contrôle budgétaire. Fait le suivi des dépenses et des revenus. Analyse :
|
Administrateur de contrats pour les budgets de produits | Définit le taux de facturation utilisé par Workday pour calculer le budget des produits. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d’affectation de plan comme base
| Peut désigner le type de calcul comme budget de base. |
Événement de modification de budget
| Peut soumettre des modifications pour des modèles de budget nécessitant une approbation ou une modification. |
Événement lié à un plan
| Peut créer un budget lorsque le modèle de budget nécessite une approbation ou des modifications. |
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Solde budgétaire d’un projet incluant les coûts de main-d’œuvre | Vous pouvez comparer le budget d’un projet au coût réel. Ce rapport ne s’applique pas aux budgets pour une durée. |
Base et prévision pour des hiérarchies de projets | Permet la production de rapports au niveau de l’organisation sur la base par rapport à la prévision au niveau de votre hiérarchie de projets ou du locataire. Vous pouvez personnaliser ce rapport pour inclure les dimensions et les seuils d’écart appropriés pour votre organisation. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- All Budget Amendments
- Budget Amendments by Organization
- Project Budget Calculation Details
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour téléverser les budgets de vos projets :
- Importer le budget: ajoutez des lignes de budget de projet sans le créer manuellement dans Workday. À utiliser après avoir créé un budget.
- Importer une modification de budget: modifiez plusieurs budgets de projets à la fois.
- Modèle de chargement de budget: créez votre budget de projet sans le créer manuellement dans Workday.
- Modèle de chargement de budget de projet: créez un modèle que vous pouvez utiliser pour créer un budget de projet à partir de l’interface utilisateur.
Connexions et interactions
Les budgets de projets interagissent avec :
- La comptabilité générale.
- Le suivi des heures.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.