Concept : service de protection des frais (Expense Protect)

Expense Protect utilise les scores de risque comme base pour une évaluation des risques. Ces valeurs sont comprises entre 0 et 100. Ces scores sur le risque aident à identifier les lignes de note de frais anormales qui n’ont pas le statut

Brouillon

dans les notes de frais. Lorsque vous soumettez une note de frais, Expense Protect affecte un score de risque à chaque ligne de note de frais. Après avoir évalué tous les scores, il affecte le score de risque le plus élevé au niveau de la note de frais.

Le score de risque indique le degré d’anomalie de la note de frais par rapport à toutes les autres notes de frais de votre organisation. Exemple : le montant prévu pour un voyage par avion à destination de l’Inde est de 2 420 USD. Un employé soumet une note de frais pour 9 782 USD. Expense Protect détecte un écart dans la note de frais par rapport à 95 % des notes de frais similaires dans votre organisation. Expense Protect affecte ensuite un score de risque de 95 à la note de frais.

Pour repérer les notes de frais anormales, vous pouvez créer des rapports personnalisés à l’aide des champs de rapport suivants dans l’objet de gestion Ligne de note de frais :

Duplicate Expense from Expense Protect
Score de risque
Risk Score for Amount Anomaly
Risk Score for Duplicate Expense
Risk Score for Incorrect Expense Item
Élément de frais suggéré

Expense Protect utilise les modèles suivants :

Anomalie liée au montant : prédit un montant prévu pour un élément de frais donné, compare le montant prévu aux données dans la note de frais et renvoie un score de risque qui reflète la différence entre le montant de données entrantes et le montant prévu.
Frais en double : détecte les frais non détaillés en double par rapport aux frais payés et en cours. L’apprentissage automatique examine six mois de frais (à partir de la date de la note de frais) dans votre locataire pour détecter les frais en double. Il faut 2 à 3 jours pour que Workday considère une note de frais payée comme un doublon. Expense Protect évalue les frais payés avec les valeurs correspondantes suivantes :
Montant
La devise
Élément de frais
Date de passation en charges
Bénéficiaire
Expense Protect considère des frais comme un doublon si :
L’un des frais est un frais remboursable et l’autre frais a une transaction par carte de crédit correspondante.
Les deux frais sont des dépenses remboursables.
Élément de frais incorrect : compare la probabilité de l’élément de frais que vous sélectionnez avec la probabilité d’autres choix en fonction des données du rapport. Expense Protect renvoie un score de risque qui reflète la probabilité que l’élément de frais change.

Les niveaux de risque et les enseignements sur le risque vous aident à identifier les écarts, tels que les frais qui :

Ne sont pas conformes à votre politique sur les frais selon les données historiques de votre locataire.
Dépassent les seuils de dépenses définis en fonction des données historiques de votre locataire.

Vous pouvez configurer un paramètre d’affichage pour les niveaux de risque afin de vous guider dans votre expérience en fonction du score de risque et du seuil de risque de votre organisation. Vous pouvez définir les niveaux de risque lié aux frais à l’aide des scores de risque de la tâche

Mettre à jour la configuration des niveaux de risque lié aux frais

. Workday fournit les niveaux et les fourchettes de risque par défaut pour chaque modèle.

Les approbateurs et les évaluateurs peuvent afficher les données sur les frais évaluées par Expense Protect dans les colonnes suivantes du rapport

Espace de travail – Note de frais

 :

Enseignements sur le risque
Niveau de risque

Cette information s’affiche également dans les détails de la ligne de frais reçus dans Mes tâches.

Dans la colonne

Enseignements sur le risque

, Workday affiche au moins une des catégories suivantes pour les frais dont le niveau de risque est moyen ou élevé :

Anomalie liée au montant
Frais en double
Élément de frais incorrect

Pour les éléments de frais incorrects, un élément de frais recommandé s’affiche dans le détail de la ligne de frais dans le champ

Élément de frais suggéré

.

Workday affiche un niveau de risque

En attente

lorsqu’une erreur se produit lors de la génération d’un score de risque. Vous pouvez régénérer manuellement un score de risque à l’aide de la tâche

Générer des scores de risque pour les frais

.