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Dernière mise à jour : 2025-04-18
Étapes : définir le service de protection des frais (Expense Protect)

Étapes : définir le service de protection des frais (Expense Protect)

Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’entente d’abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit dans l’entente de service principal, soit dans l’entente de service principal universel (UMSA). Pour déterminer l’entente d’abonnement au service de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Dans votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et à côté de votre titre d’emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    contrat de service d’abonnement
     .
Si la valeur est :
  • UMSA
    , la fonction est automatiquement disponible. Vous pouvez omettre l’étape
    Activer les fonctions d’innovation d’un service et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA
     . Pour en savoir plus sur les cotisations de données d’apprentissage automatique, voir Concept : Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , vous devez activer cette fonction par l’entremise d’Innovation Services, à l’aide de l’étape
    Activer les fonctions d’innovation et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA
     .
Remarque : les clients UMSA n’ont pas de tâches ni de rapports d’Innovation Services dans leurs locataires, car ils s’appliquent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toute information concernant Innovation Services.
Vous pouvez utiliser Expense Protect pour faire ressortir plus rapidement et plus efficacement les notes de frais inhabituelles qui nécessitent un examen plus approfondi. Expense Protect vous permet de tirer parti de l’apprentissage automatique et de simplifier le processus de révision des notes de frais afin d’accélérer les délais de remboursement.
Expense Protect nécessite au moins 2 à 4 semaines pour élaborer et entraîner le service d’apprentissage automatique pour votre locataire avant d’être disponible. Pour vérifier la disponibilité d’Expense Protect, les valeurs sont chargées dans les colonnes
Enseignements sur le risque
 et
Niveau de risque
 de l’
espace de travail Expense Report
Workday recommande de tester uniquement dans un locataire de prévisualisation ou de production. Workday ne prend pas en charge Expense Protect dans les locataires de mise en œuvre.
.
  1. Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data.
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
    Lorsque vous sélectionnez un pays à exclure de la collecte de données, Expense Protect n’est pas disponible pour les notes de frais des bénéficiaires de ce pays. Cela peut également entraîner un nombre insuffisant de notes de frais requis.
    Workday affiche le statut
    Disponible
     lorsque vous pouvez utiliser Expense Protect.
    Sécurité : domaine
    Manage: Innovation Services
     dans le domaine fonctionnel Innovation Services.
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
    .
    Sous
    Options liées aux frais
    , cochez la case
    Activer le service Expense Protect pour les notes de frais
    Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités d’apprentissage automatique et d’analyse.
    Sécurité :
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     dans le domaine fonctionnel System.
    Workday nécessite un minimum de 10 000 lignes de notes de frais soumises dans votre locataire pour activer Expense Protect.
  3. Accordez aux groupes de sécurité des autorisations pour le domaine
    Set Up: Expense Protect
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
  4. Masquez ou rendez obligatoires les colonnes
    Niveau de risque
     et
    Enseignements sur le risque
     dans :
    • Vue Grille.
    • Détails de la ligne.
    • Espace de travail – Note de frais
      .
    Une fois que vous avez choisi d’utiliser Expense Protect et que l’apprentissage automatique est prêt dans votre locataire, Workday affiche les colonnes
    Enseignements sur le risque
     et
    Niveau de risque
     dans l’
    Espace de travail - Note de frais
    , même si vous n’avez pas activé le domaine
    Set Up: Expense Protect
    .
  5. Accédez à la tâche
    Mettre à jour la configuration des niveaux de risque lié aux frais
    .
    Sélectionnez des valeurs de score de risque pour les niveaux de risque suivants :
    • Faible
    • Moyen
    • Élevé
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Générer des scores de risque pour les frais
    .
    Vous pouvez mettre en file d’attente les notes de frais en cours pour évaluation, notation du risque et actualisation des données après avoir choisi d’utiliser Expense Protect. Exemple : vous choisissez d’utiliser le service Expense Protect et souhaitez afficher les colonnes
    Niveau de risque
     et
    Enseignements sur le risque
     dans les notes de frais historiques. Vous accédez à cette tâche pour que le service Expense Protect puisse évaluer les lignes de l’historique des notes de frais.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Expense Protect
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
  7. (Facultatif) Ajoutez l’étape de service
    Attendre l’inférence du service de protection des frais (Expense Protect)
     au processus de gestion Événement lié à une note de frais.
    Vous pouvez acheminer les notes de frais en fonction du score de risque.
Lorsque le niveau de risque est détecté par Expense Protect dans une note de frais, vous pouvez réviser et approuver les notes de frais ou renvoyer les notes de frais anormales.
Accédez au rapport
Espace de travail – Note de frais
 pour afficher des enseignements sur le risque et les niveaux de risque associés aux notes de frais. Vous devez avoir accès au domaine
Process: Expense Report Work Area
 pour accéder à l’
espace de travail Note de frais.
Workday fournit l’un des enseignements configurés par Workday suivants :
  • Anomalie liée au montant
  • Frais en double
  • Élément de frais incorrect
Vous pouvez également utiliser les champs de rapport suivants en fonction de l’objet de gestion Ligne de note de frais pour créer des rapports personnalisés :
  • Duplicate Expense from Expense Protect
  • Score de risque
  • Risk Score for Amount Anomaly
  • Risk Score for Duplicate Expense
  • Risk Score for Incorrect Expense Item
  • Élément de frais suggéré