Créer des lignes de frais
- Créez des éléments de frais.
- Créez des notes de frais pour un travailleur, un non-travailleur ou un postulant.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une note de fraiset la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Expenses.
Lorsque vous créez des lignes de frais, vous pouvez spécifier des détails et joindre des fichiers et des images mobiles comme justificatif pour les transactions liées aux frais.
- Accédez à la note de frais à laquelle vous souhaitez ajouter des lignes.
- Dans l’ongletLignes de frais, cliquez surAjouterpour sélectionner le type de frais à inclure dans la ligne de frais.
- (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes aux lignes de frais.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Taux de changeDisponible uniquement lorsque vous changez de devise.Workday utilise le taux de change le plus récent pour le type de taux de change. Vous pouvez remplacer manuellement le taux de change chargé.Si vous téléchargez les détails de la ligne à partir d’une transaction électronique par carte de crédit, Workday utilise le taux de change de la transaction pour la ligne de frais.Montant convertiDisponible uniquement lorsque vous changez de devise.LeMontant convertiest le montant remboursable dans la devise convertie. Workday multiplie leMontant totalpar leTaux de change.Workday utilise laDevise par défautconfigurée pour le locataire au lieu duTaux de changepour calculer le montant remboursable si vous :- Remplacez le taux de change.
- Configurez une valeur deMontant maximumdans une table de taux pour les frais.
SociétéDisponible uniquement si votre société active le traitement intersociétés des notes de frais.Sélectionnez une société différente pour passer en charge les frais de la ligne à cette société plutôt qu’à celle indiquée dans l’en-tête.Vous ne pouvez pas changer laSociétési :- La ligne de frais constitue des frais personnels.
- La note de frais est associée à une autorisation de dépense ou la comptabilité d’engagements est précisée.
- LaSociétéa un worktag de projet immobilisable associé.
WorktagsUtilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâcheMettre à jour l’utilisation de worktags. Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.Si cette option est activée pour l’élément de frais, vous pouvez remplacer manuellement les worktags associés et effectuer une sélection dans une liste de valeurs configurées.Pour les frais facturables, vous pouvez sélectionner des worktags auxquels les associer, comme un projet ou un client.Détails de l’élémentLorsque vous entrez plusieurs lignes dans une table de taux d’un élément de frais avec accumulateurs, Workday cumule les montants des lignes de la table de taux et les ajoute au total de l’élément de frais.Code de taxe/impôtDisponible uniquement lorsque vous cochez la caseActiver l’entrée des taxes.Workday utilise les règles fiscales que vous définissez pour un pays pour charger le code de taxe/impôt selon laRégion de déplacementou lePays. Changez le code de taxe ou d’impôt si nécessaire pour garantir le bon montant de taxe pour la ligne et pour que ce dernier corresponde avec celui sur le reçu.Si l’élément sélectionné n’inclut pas la région de déplacement ou l’attribut de pays, sélectionnez manuellement le code de taxe ou d’impôt.Montant de taxe/impôtDisponible uniquement lorsque vous cochez la caseActiver l’entrée des taxes.Workday utilise leMontant totalpour calculer la taxe en fonction du code de taxe/d’impôt et de l’assujettissement aux taxes associées à l’élément de frais.LeMontant totalet leCode de taxe/impôtdéterminent leMontant des taxesindiqué sur la ligne de frais.Si leMontant des taxesne correspond pas à celui du reçu, le réviseur peut le corriger.FacturableSélectionnez cette option si la ligne de frais est facturable à un projet ou à un client.
Lorsque vous créez une nouvelle ligne de frais ou que vous cliquez en dehors de la ligne actuelle, Workday :
- Enregistre les détails de la ligne de frais actuelle.
- Met à jour les totaux de l’en-tête de la note de frais et l’enregistre.
Détaillez les lignes de note de frais.