Détailler les lignes de frais

Créez des lignes de note de frais.

Configurez le processus de gestion Événement lié à une note de frais
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Expenses.

Vous pouvez détailler les lignes de frais pour inclure et suivre les coûts plus détaillés.

Accédez à la note de frais à laquelle vous souhaitez ajouter des lignes.

Lorsque vous remplissez la section

Détails

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Montant par unité	Entrez le montant pour une unité dans ce détail si l’entrée de données est possible dans ce champ. Vous pouvez entrer des montants différents dans chaque détail.
Montant des taxes	Pour les notes de frais avec TVA, Workday calcule le montant des taxes à partir du code de taxe et de l’assujettissement aux taxes pour l’élément de frais.
Frais personnels	Workday déduit les frais personnels du total du remboursement dans l’en-tête de la note de frais.
Société	Disponible uniquement si votre société active le traitement intersociétés des notes de frais. Sélectionnez une société différente de la société indiquée dans l’en-tête pour la passation en charges à une autre société. Vous ne pouvez pas changer la Société si : Le détail constitue des frais personnels. La note de frais est associée à une autorisation de dépense ou la comptabilité d’engagements est précisée. La Société a un worktag de projet immobilisable associé.
Worktags	Sélectionnez des worktags pour comptabiliser ces détails séparément des détails des autres lignes, par exemple les unités d’exploitation, les clients et les centres de coûts. Pour les frais facturables, vous pouvez sélectionner des worktags auxquels les associer, comme un projet ou un client.
Code de taxe/impôt	Pour les notes de frais avec TVA, Workday charge le code de taxe correspondant au Pays de destination . Si l’élément de frais n’inclut pas l’attribut de pays de destination, sélectionnez le code de taxe pour chaque détail.
Montant total	Workday multiplie la quantité par le montant unitaire pour calculer le montant total.
Facturable	Sélectionnez cette option si la ligne de détail est facturable pour un projet ou un client.

Cliquez sur

Ajouter

pour inclure des détails supplémentaires.

Les champs de détail utilisent les attributs obligatoires pour l’élément de frais. Exemple : l’élément de frais Repas avec invités
nécessite des entrées pour les champs

Participants

Nombre de personnes

Si votre organisation prend en charge les données de transaction par carte de crédit de niveau 3, Workday affiche une icône de coche verte sur la ligne de frais avec la transaction qui contient des données de niveau 3. De plus, si vous activez les détails pour les hôtels, Workday remplit automatiquement les lignes détaillées avec les données de niveau 3 provenant des séjours à l’hôtel.

Workday affiche certains détails de lignes de frais, tels que

Worktags

, sur la ligne de détail pour suivre les détails granulaires au niveau du détail. Pour afficher tous les détails de la ligne de frais, cliquez sur

Modifier

Afficher les détails

dans la section

Détails

Workday gère la comptabilité à partir des détails des lignes de frais plutôt que des lignes de frais pour offrir une meilleure vue d’ensemble dans les tâches suivantes :

Production de rapports.

Analyse des dépenses.

Une facture d’hôtel contient des éléments non remboursables, comme un achat dans une boutique de cadeaux. Vous pouvez détailler la transaction de la boutique de cadeaux sur la facture d’hôtel et séparer les montants personnels des frais remboursables.

Vos frais de transport aérien pour un déplacement professionnel incluent une visite du lieu de la conférence et une présentation commerciale. Votre organisation dispose de deux centres de coûts distincts pour ces types de frais. Par conséquent, vous :

Utilisez deux détails pour la ligne.

Sélectionnez les worktags appropriés pour chaque ligne de détail.