Générer des frais financiers

Administrator Guide

Configurez le processus de gestion Événement lié à des intérêts et à des frais de retard
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

Configurez les règles propres aux intérêts et aux frais de retard.

Définissez les valeurs par défaut et de remplacement pour les règles propres aux intérêts et aux frais de retard.

Définissez les options de calcul pour générer les intérêts et les frais de retard.

Sécurité : domaine Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

Après avoir configuré les règles propres aux frais financiers et les calculs, vous pouvez traiter des intérêts et des frais de retard pour générer des frais financiers sur les factures en souffrance. Vous pouvez préciser :

La date de traitement et les options de sortie.

La société liée à la facture, la devise, la date ou la date d’échéance.

Les paramètres du client.

Workday récupère les factures qui répondent aux critères. Vous pouvez sélectionner des factures précises à inclure dans l’exécution de calcul. Lorsque vous traitez les factures, Workday :

Génère un nouveau document de facture de client pour les intérêts ou génère uniquement un rapport afin que vous puissiez afficher les calculs avant de traiter les frais financiers.

Affiche les frais financiers seulement après que vous avez approuvé le processus de gestion Événement lié à des intérêts et à des frais de retard
. Lorsque vous configurez des approbations sous conditions dans votre processus de gestion et que l’approbateur refuse la transaction, Workday ne crée pas le document de frais financiers.

Une fois que vous avez généré un document de frais financiers, vous ne pouvez plus modifier les champs concernant la société, le client ou la devise. De plus, Workday ne permet pas d’effectuer les actions suivantes sur la facture initiale :

Annuler.

Changer.

Créditer et refacturer.

Modifier.

Mettre à jour les lignes.

Pour effectuer ces actions, vous devez annuler toutes les factures pour frais financiers antérieures liées à la facture initiale.

Toutefois, lorsque vous utilisez une

date de traitement

future, Workday inclut les factures en souffrance jusqu’à cette période et facture des intérêts et des frais de retard. Une fois que vous avez généré des frais financiers, vous annulez la facture pour frais financiers, mais vous ne pouvez plus traiter d’autres frais avant la fin de cette période.

Pour générer automatiquement des frais financiers, vous pouvez aussi accéder à la tâche

Planifier le traitement des intérêts et des frais de retard

. Cela vous permet de traiter facilement de grands volumes de factures de clients. Pour générer des frais financiers pour un mois complet, configurez le calendrier pour qu’il s’exécute quotidiennement.

Lorsque vous traitez les frais manuellement, Workday récupère un maximum de 1 000 factures par exécution.

Accédez à la tâche

Traiter des intérêts et des frais de retard

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Traitement	Sélectionnez : Règles de calcul quotidien pour traiter les frais du mois en cours. Règles de calcul mensuel pour traiter les frais du mois précédent. Workday inclut uniquement les règles qui ont l’ option de calcul mensuel , quelle que soit la fréquence de traitement. Selon la règle de traitement que vous sélectionnez, Workday affiche des champs supplémentaires pour préciser les dates de traitement.
Mois de traitement	Workday affiche cette option uniquement lorsque l’invite Traitement est définie sur Règles de calcul mensuel . Workday le définit automatiquement sur le mois en cours. Vous pouvez modifier le mois, mais Workday définit la Date de traitement sur la dernière date du mois indiqué. La dernière date génère une nouvelle facture pour frais financiers chaque mois, étant donné que vous avez défini le nombre de jours avant génération du document pour les intérêts à 0 dans la règle propre aux frais de retard associée. Lorsque vous utilisez la tâche Planifier le traitement des intérêts et des frais de retard , Workday affiche plutôt l’invite Option liée au mois de traitement . Vous pouvez préciser le mois en cours, le mois avant ou après les options de dates du calendrier pour définir le moment où le planificateur est exécuté. Exemple : vous définissez le mois de traitement sur Mois avant la planification . Lorsque vous planifiez l’exécution du processus pour le 2 juillet, Workday calcule les frais financiers au 30 juin, soit le dernier jour du mois précédent.
Date de traitement	Workday affiche cette option uniquement lorsque l’invite Traitement est définie sur Règles de calcul quotidien et la définit automatiquement à la date du jour. Lorsque vous utilisez la tâche Planifier le traitement des intérêts et des frais de retard , Workday affiche plutôt l’invite Option liée à la date de traitement et vous permet de préciser la date du jour, le premier jour du mois en cours ou précédent, le dernier jour du mois en cours ou précédent, ou le nombre de jours avant ou après la date de planification. Lorsque vous traitez les frais financiers, l’exécution de calcul des intérêts et des frais de retard examine toutes les factures impayées et détermine l’admissibilité des factures en fonction de la date de traitement précisée. Workday vérifie également si les factures admissibles comportent des intérêts antérieurs et des frais de retard. Le cas échéant, Workday récupère uniquement les factures dont l’exécution de calcul précède la date de traitement précisée.
Prochaine date de traitement	Lorsque vous traitez des intérêts et des frais de retard selon un calendrier, Workday remplit automatiquement ce champ pour vous informer de la prochaine date de traitement des frais financiers.
Inclure uniquement les factures admissibles à la date d’exécution	Workday affiche cette option uniquement lorsque l’invite Traitement est définie sur Règles de calcul mensuel . Cochez cette case lorsque vous souhaitez exécuter le traitement des frais financiers quotidiennement, mais que l’invite Traitement est définie à l’option Règles de calcul mensuel . Si vous traitez des intérêts et des frais de retard au milieu du mois, Workday inclut uniquement les factures admissibles à la date d’exécution, y compris le délai de grâce. Workday exclut toute facture dont la date d’échéance est postérieure à la date d’exécution, même si la date tombe dans le même mois. Lorsque vous traitez de nouveau des intérêts et des frais de retard un autre jour au cours du même mois, Workday ignore les factures qui comportent déjà des frais financiers.
Options de sortie	Sélectionnez une option : Aux fins de production de rapports seulement : génère uniquement un calcul que vous pouvez utiliser dans les rapports personnalisés, ce qui vous permet d’afficher les frais financiers avant de les traiter. Create a Finance Charge Invoice : traite les frais financiers sur les factures de clients ayant la même société, le même client et la même devise, et les regroupe sur des lignes pour générer une seule facture. Génère une seule facture pour frais financiers pour un mois donné. Une fois que vous avez généré une deuxième facture pour frais financiers, vous ne pouvez plus modifier la première facture. Create a Finance Charge Invoice Adjustment : crée un ajustement à 2 lignes, l’une pour les intérêts et l’autre pour les frais de retard. Create a Separate Finance Charge Invoice Adjustment : crée 2 ajustements, l’un pour les frais d’intérêts seulement et l’autre pour les frais de retard. Vous pouvez payer les frais financiers ou les radier. Une fois que Workday a généré la facture pour frais financiers ou un ajustement, vous ne pouvez plus modifier la facture initiale. Workday exclut les factures d’organismes subventionnaires, les factures d’étudiants et les factures faisant partie de paiements en cours, de radiations, d’ajustements ou la création d’un crédit et la refacturation.
Date de la facture pour frais financiers	Workday affiche ce champ uniquement lorsque vous définissez l’option de sortie de manière à générer un document de frais financiers. Par défaut, Workday définit la date de la facture pour frais financiers à la date de traitement et génère un document lorsque vous exécutez le processus. Lorsque vos règles financières utilisent une option de calcul mensuel, Workday définit cette date de facture au dernier jour du mois de traitement. Vous pouvez entrer une date différente pour répondre aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous planifiez le traitement, vous pouvez également préciser des jours avant ou après la date de planification afin de générer le document de facture pour frais financiers. Vous pouvez voir la date exacte qui s’affiche sur le document de facture dans le champ Prochaine date de facture pour frais financiers .
Critères de dates de factures	Vous pouvez ajouter davantage de filtres à la sortie du calcul en spécifiant des intervalles de dates de la facture et de dates d’échéance sur la facture correspondant à la date d’exécution du traitement, au jour précédent ou au jour suivant.

Workday génère un rapport, une facture pour frais financiers ou un document d’ajustement de facture en fonction de l’option de sortie indiquée. Chaque fois que vous exécutez ce processus, Workday fournit un instantané de la règle et les configurations du calcul.

Les détails des frais financiers d’une facture se trouvent dans le rapport

Rechercher des exécutions de calcul des intérêts et des frais de retard

. Lorsque vous facturez à la fois un taux d’intérêt et des frais de retard, Workday affiche une ligne distincte pour chaque frais.

The Next Level: Introduction to Automatically Calculating and Applying Late Fees and Interest Charges to Past Due Invoices