Éléments à prendre en compte pour la définition : intérêts et frais de retard

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des intérêts et des frais de retard. Elle explique :

Pourquoi la définir.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Workday vous permet de calculer les frais d’intérêts et les frais de retard sur les factures en souffrance, puis de les imputer à la facture initiale. Pour générer automatiquement des frais financiers, vous pouvez planifier le processus après avoir configuré les règles. Nous vous permettons également de produire un rapport sur les frais financiers et d’imprimer les factures de frais financiers.

Avantages pour l’entreprise

La fonctionnalité des intérêts et frais de retard :

Simplifie la définition, le calcul et le traitement des frais financiers sur les factures en souffrance.

Élimine le besoin de calculer manuellement les intérêts et les frais de retard sur les factures de chaque client.

Permet de récupérer les coûts liés au report de factures impayées dans vos livres.

Cas d’utilisation

Vous pouvez configurer les règles propres aux intérêts et aux frais de retard pour :

Calculer des frais financiers uniques ou récurrents sur les factures en souffrance.

Imprimer des factures pour frais financiers distinctes à envoyer à vos clients.

Générer un rapport seul, sans traitement du calcul des frais financiers.

Imputer les montants portés au crédit du compte à des factures pour frais financiers.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Pour quels types de factures devez-vous évaluer les frais financiers?	Lorsque vous souhaitez générer des frais financiers pour différents types de factures, configurez les règles par défaut ou les règles de remplacement au niveau du client individuel.
De quelle manière souhaitez-vous configurer vos frais financiers pour les transactions intersociétés directes?	En cas de transactions intersociétés directes, Workday traite les frais financiers de la manière habituelle. Lorsque vous souhaitez exclure ces frais, indiquez sur le profil du client qu’il est exonéré .
Devez-vous comptabiliser les frais d’intérêts et les frais de retard dans des comptes distincts?	Pour imputer des frais financiers dans deux comptes de grand livre différents, indiquez les catégories de produits par société ou par client.
De quelle manière souhaitez-vous générer vos documents de frais financiers?	Après le calcul des intérêts et des frais de retard, vous pouvez créer : Un nouveau document de facture pour les frais financiers. Un nouveau document d’ajustement de facture pour les frais financiers. Deux documents d’ajustement de facture distincts : l’un pour les frais d’intérêts et l’autre pour les frais de retard. Un rapport, sans générer de documents ni d’écritures comptables.
De quelle manière souhaitez-vous configurer vos worktags pour les frais financiers?	Lorsque vous définissez les options de calcul, Workday vous permet de : Copier les worktags de l’en-tête d’une facture en souffrance. Copier les worktags de client du profil de client vers l’en-tête de la facture pour frais financiers ou du document d’ajustement de facture. Copier les worktags d’en-tête de facture en souffrance vers le nouveau document d’ajustement des frais financiers. Préciser un worktag pour le traitement des frais financiers lorsque la mise en équilibre par worktag est activée.

Recommandations

Exécutez le rapport

Mettre à jour des intérêts et des frais de retard

pour définir les intérêts et les frais de retard dans le bon ordre.

Sécurité : configurez le domaine Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management pour les groupes de sécurité sans contrainte.

Lorsque vous souhaitez imputer les frais financiers pour un mois complet même si 30 jours ne se sont pas écoulés, définissez l’option de calcul sur Mensuel.

Pour apporter des changements à la facture initiale, annulez d’abord les factures pour frais financiers associées.

Pour afficher les ajustements de facture depuis la facture du client, accédez à l’onglet

Late Fees

du rapport

Afficher une facture de client

et explorez les exécutions de calcul.

Conditions préalables

Configurez au moins une règle propre aux intérêts et une règle propre aux frais de retard.

Précisez une règle pour définir le comportement par défaut pour le calcul des intérêts et des frais de retard. Déterminez si vous souhaitez remplacer les calculs par défaut pour un client.

Définissez les options de calcul pour la génération de frais financiers.

Pour imprimer le document de frais financiers, définissez la

Règle propre à la disposition des factures de clients

sur Frais financiers
. Définissez également la

disposition de formulaire commercial

sur Formulaire d’impression des factures pour frais financiers de clients
.

Lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag, vous devez définir le worktag principal au cas où le worktag principal serait absent de la facture initiale ou du profil de client.

Configurez le processus de gestion Événement lié à des intérêts et à des frais de retard
et approuvez les frais afin que Workday puisse afficher les frais financiers.

Limites

Workday ne prend pas en charge les calculs suivants :

Intérêts composés.

Frais d’intérêt pour paiements en retard.

Taux d’intérêt et frais par palier.

Cette fonction ne prend pas en charge les factures provenant de subventions ou d’organismes subventionnaires pour étudiants.

Une fois que vous avez généré un document de frais financiers, vous ne pouvez plus changer les champs concernant le client de la société ou la devise.

Lorsque vous traitez les frais financiers pour un même client et une même société plusieurs fois au cours de la même période, le montant porté au crédit du compte ne change pas pour les exécutions de calcul ultérieures.

Vous ne pouvez appliquer à une même facture qu’une seule règle propre aux intérêts et une seule règle propre aux frais de retard.

Vous ne pouvez pas utiliser le processus d’imputation automatique pour distribuer le paiement de client entre la facture initiale et la facture pour frais financiers associée.

Les frais de retard ne peuvent être qu’un montant fixe. Vous ne pouvez pas préciser la valeur des frais de retard sous forme de pourcentage du montant en souffrance.

Vous ne pouvez pas percevoir automatiquement des taxes sur les frais financiers.

Configuration du locataire

Cochez la case Activer les intérêts et frais de retard dans la section

Comptes de clients

de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour activer

les intérêts et frais de retard

Sécurité

Configurez le domaine Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management pour les travailleurs qui doivent :

Configurer des règles propres aux frais financiers, des calculs, des options de sortie et des remplacements pour des sociétés ou des clients individuels.

Consulter des rapports sur des sociétés ou des clients individuels.

Processus de gestion

Configurez le processus de gestion Événement lié à des intérêts et à des frais de retard
pour définir qui peut lancer, approuver et consulter les frais financiers. Lorsque vous rectifiez les calculs ou refusez l’événement de processus de gestion, Workday annule également l’événement de calcul.

Production de rapports

Pour consulter les détails des frais financiers, accédez au rapport

Rechercher des exécutions de calcul des intérêts et des frais de retard

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé à l’aide de la source de données de rapport

Interest and Late Fee Calculation Run

. Si la source de données de vos rapports est

Customer Invoices

, incluez le champ de rapport

Facture de client générée

pour afficher les ajustements de factures d’intérêts.

Intégrations

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour téléverser ou récupérer des données au moyen d’un créateur d’interfaces Entreprise :

Services Web	Éléments à prendre en compte
Obtenir des règles propres aux frais financiers Charger une règle propre aux frais financiers	Ajoute, récupère ou met à jour une règle propre aux frais financiers. Lorsqu’une règle n’existe pas, Workday la crée. Si la règle est déjà en cours d’utilisation, vous ne pouvez pas la mettre à jour.
Obtenir des options de calcul des intérêts et des frais de retard Option de calcul des intérêts et des frais de retard	Récupère ou met à jour les règles de calcul des intérêts et des frais de retard au niveau du locataire et de la société. Lorsqu’il n’existe pas de règle de calcul pour le locataire, Workday en crée une nouvelle. La valeur du champ Jours dans l’année doit être supérieure à zéro. Lorsque le nombre de jours minimum pour les mois partiels est établi à Vrai. Il n’y a qu’une seule règle de calcul des intérêts et des frais de retard pour le locataire, mais vous pouvez créer n’importe quel nombre de règles pour une société, la valeur d’ordre la plus basse ayant priorité.
Obtenir des valeurs par défaut et de remplacement des intérêts et des frais de retard Charger des valeurs par défaut et de remplacement des intérêts et des frais de retard	Récupère ou met à jour la règle propre aux intérêts et aux frais de retard par défaut et remplace les configurations. Les règles d’imputation par défaut s’appliquent à tous les clients. Workday applique des règles de remplacement en fonction de la combinaison société/catégorie de clients.
Obtenir des options de sortie pour les intérêts et les frais de retard Option de chargement des intérêts et des frais de sortie	Ajoute, récupère ou met à jour les règles de génération des documents de factures d’intérêts et de frais de retard pour une société. Ces règles définissent les options de sortie lors du traitement des frais financiers. Les règles au niveau du client remplacent la règle concernant le locataire propre à la société.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.