Étapes : imputer des paiements de clients
- Enregistrez les paiements de clients.
- Ajoutez des motifs pour lesquels le paiement est porté au crédit du compte.
- Activer les paiements de clients multidevises, le cas échéant, pour le locataire.
- Définissez des configurations d'imputation de paiements de clients pour une entreprise.
- Configurez le processus de gestionImputation de paiement de clientdansle domaine fonctionnel Customer Accounts. Voir Modifier les politiques de sécurité des processus de gestion .
- Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
- Domaine Set Up: Customer Accounts dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
- Process: Cash Sale Payment - View
- Process: Customer Invoice - View
- Process: Customer Writeoff - View
Après avoir enregistré un paiement de client, vous pouvez imputer le paiement aux factures de clients appropriées, porter un certain montant au crédit du compte, enregistrer un trop-perçu, ajouter des pièces jointes et des remarques. Vous ne pouvez pas enregistrer un trop-perçu lorsque le paiement est associé à un remboursement de client dont le statut est
Brouillon
. Workday vous permet également de faire ce qui suit :
- Imputer des radiations au cours du processus candidature des paiements.
- Annuler, retourner ou annuler l’imputation d’un paiement imputé.
- Rechercher d’autres factures avant d’imputer le paiement.
Pour annuler l’imputation de volumes importants de paiements de clients erronés, vous pouvez utiliser l’opération de service Web
Unapply Customer Payment
. Pour afficher l’ensemble de l’historique des transactions, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé à l’aide de l’objet de gestion Historique des transactions de clients
. - Accédez à la tâcheImputer un paiement de client.Sélectionnez lePaiement de clientque vous souhaitez imputer.
- Vous pouvez remplir les champs appropriés dans l’en-tête du paiement :
Option Description Sociétéentreprise recevant le paiement.Client auteur de versementsLe client qui a envoyé le paiement.Un paiement ne peut pas être imputé à des factures qui n'ont pas de client auteur de versements indiqué.Date de paiementDate à laquelle le paiement a été enregistré.Date de la transactionPrécisez la date comptable de l’ candidature de paiements pour vous assurer qu’elle est inscrite dans la période actuelle. Lorsqu’il est laissé vide, Workday utilise par défaut la date de paiement initiale, ce qui peut entraîner l’inscription de candidature à une période comptable antérieure.Inclus dans le dépôtLorsqu’un dépôt de paiement de client est associé, vous pouvez utiliser le menu des actions connexes pour afficher les détails du dépôt. - Dans la sectionOptions d’imputation de paiement, vous pouvez remplir les champs correspondants :
Option Description Afficher les données sélectionnéesCette case à cocher est automatiquement sélectionnée lorsque vous avez activé l'optionAfficher uniquement les factures mises en correspondance lors de l'imputationdans la tâcheEnregistrer un paiement de client.La fonctionnalité vous aide à filtrer les résultats lorsqu’un grand nombre de factures est en cours.Lorsqu’elle n’est pas activée dans la tâche Enregistrer un paiement de client, la case à cocher s’affiche en gris par défaut et vous ne pouvez pas effectuer d’action sur celle-ci.Imputer d'abord à la plus ancienneLorsque vous cochez cette case, Workday trie la grilleFacturesparDate d'échéance, répertoriant en premier les factures les plus anciennes. Workday sélectionne ensuite les factures dont les montants peuvent être payés en totalité à l’aide du Montant du paiement à imputer. Lorsque le montant de la facture suivante est supérieur au montant restant à imputer, Workday affecte uniquement le montant restant à payer pour cette facture.Exemple : il y a un paiement enregistré de 1 000 EUR. La facture la plus ancienne du client est de 600 EUR, et la suivante est de 1 500 EUR. Workday sélectionne les deux factures, impute le paiement intégralement à la première facture et le reste à la facture suivante. Les 1 100 EUR impayés sur la seconde facture restent dans la file d’attente des factures non payées.Rappeler la dernière imputation de paiementLorsque vous cochez cette case, Workday sélectionne automatiquement les factures qui s’appliquent dans les résultats.Lignes d'avis de versementCliquez pour afficher les lignes d’avis de versement à partir de l’enregistrement du paiement de client. Workday sélectionne automatiquement les factures dans l'avis de versement et inscrit le montant de leur paiement pour faciliter candidature de paiements. - Dans la sectionInformation sur les montants, vous pouvez remplir les champs suivants :
Option Description Montant restant à imputerLa part excédentaire du montant total du paiement reçu qui n’a pas encore été affectée. Pour soumettre l' candidature de paiement, ce montant doit être égal à zéro.Montant à porter au crédit du compteLorsque le montant de votre paiement est supérieur au montant total imputé à une ou plusieurs factures, vous pouvez imputer le montant du trop-perçu. Pour équilibrer et soumettre le paiement, entrez un montant égal à la valeurMontant restant à imputer. Workday met ensuite à zéro leMontant restant à imputer, ce qui signifie que votre paiement est équilibré et prêt à être soumis.Enregistrer des trop-perçusCochez cette case lorsque vous avez une petite valeur de montant de paiement par rapport au montant du paiement. - Dans l'ongletFactures, sélectionnez les factures pour candidature de paiement .
- Pour les factures consolidées, imputez le paiement à des factures pour les clients parents ou enfants.
- Workday ne prend pas en charge les paiements au nom d’une société et les radiations qui incluent des factures avec des modalités d’escompte.
- Lorsque vous entrez l’information sur le paiement pour chaque ligne de facture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Montant dûLe montant indiqué sur la facture.Montant du paiementImputez un montant total ou partiel du paiement enregistré à la facture sélectionnée. Pour les montants partiels, portez le solde au crédit du compte.Lorsque vous imputez des paiements de clients à montant de zéro, assurez-vous que les factures de clients et les ajustements de crédit que vous sélectionnez sont nets à 0.Montant porté au crédit du compteEntrez un montant restant pour la ligne de facture.Workday enregistre ce montant sous forme de crédit que vous pouvez postuler à des factures futures ou rembourser le client.Montant de l'escompteLorsque vous imputez le paiement dans la date d’escompte de la facture de client, Workday applique l’escompte en fonction du montant du paiement imputé, et non du solde de la facture. Vous définissez les conditions de l’escompte sur la facture du client dans le champModalités de paiement.Workday impute les montants des escomptes dans le cadre du processus candidature de paiements. Les montants des escomptes ne font pas partie du montant du paiement lui-même et s’affichent dans un champ distinct des rapports.Lignes de radiationCliquez sur la valeur de radiation et précisez le montant. Vous pouvez également :- Ajoutez une note et des pièces jointes à la radiation.
- Sélectionnez un motif de radiation par défaut.
- Fractionnez le montant de radiation par motif de radiation et par worktag de mise en équilibre si la mise en équilibre par worktag est activée pour votre locataire.
Workday met à jour la comptabilité des lignes d’écriture pour refléter les montants au débit et au crédit dans les comptes de grand livre appropriés.Montant dû restantWorkday met à jour cette valeur de manière dynamique lorsque l’un des montants suivants change :- Montant dû
- Montant de l'escompte
- Montant du paiement
- Montant de radiation
Dans l’onglet Trop-perçus :- Précisez le motif de trop-perçu lié à une créance, le montant du trop-perçu et les worktags.
- Cela s’affiche lorsque vous sélectionnez la case à cocher Enregistrer des trop-perçus.
- Pour effectuer une recherche dans un grand volume de factures impayées, cliquez surRechercher des factures.Vous pouvez continuer à rechercher et à ajouter des factures plusieurs fois. Chaque fois que vous effectuez une recherche, Workday enregistre les modifications précédentes, incluant les montants de paiement, les montants d’escompte et les radiations.
- (Facultatif) À partir du menu des actions connexes du paiement du client, sélectionnezImputer Mettre à jour un avis de versement.
- Lorsque vous recevez un paiement de client sans avis de versement, vous pouvez d’abord ajouter letype d’avis de versementet les détails associés dans la grilleAvis de versementpour plusieurs factures.
- Assurez-vous d’ajouter une rangée distincte pour chaque type d’avis de versement.
- Workday vous empêche de mettre à jour le type d’avis de versement lorsque le paiement de client a déjà été imputé, porté au crédit du compte, annulé ou retourné.
- Vous pouvez également utiliser l’opération de service WebPut Customer Paymentpour un volume important de mises à jour. Assurez-vous de préciser letype d’avis de versementavec un ID d’instance identique à celui de la facture. Réglez l’indicateurPrêt pour l’imputation automatiqueà vrai et assurez-vous quele montant à payerne dépasse pas le paiement.
Sécurité :domaine Process: Customer Invoice Paymentdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Une fois le paiement soumis, Workday :
- Workday lance le processus de gestionÉvénement d’imputation d’un paiement de clientpour acheminer le paiement pour approbations, puis crée les lignes d’écriture opérationnelle.
- Si vous enregistrez l’ candidature pour plus tard, Workday enregistre le paiement au statutBrouillonet ne génère aucune ligne d’écriture opérationnelle. Pour les paiements d’un montant de zéro, Workday crée un paiement de client entièrement imputé ayant le statutTerminé.
- Lorsquel’option Montant porté au crédit du compte pour les facturesest activée pour une entreprise et que le montant du paiement excédentaire est porté au crédit du compte, Workday génère un document de montant porté au crédit du compte de client auquel vous pouvez accéder dans le rapportAfficher un paiement de client pour des factures.
- Pour les transactions intersociétés :
- Workday remplit automatiquement l’entité affiliée intersociétés entre les deux sociétés pour les lignes d’écriture générées. Vous pouvez afficher les détails de la comptabilité intersociétés sous l'onglet de la transaction du client.
- Créez un lot de règlement pour transférer le paiement et pour effacer les entrées de dettes et de créances intersociétés.
- Vous pouvez annuler l’imputation des paiements de clients et les modifier afin de mettre à jour :
- La devise de la facture et le client auteur de versements pour les paiements qui ont déjà étéimputés à.
- La devise de la facture pour les paiementsimputés précédemment avec montant porté au crédit du compte est.
- Lorsque lemontant porté au crédit du compte pour les facturesest activé pour une entreprise et qu’un document de montant porté au crédit du compte existe, vous pouvez :
- Accédez auRapport standard sur les détails du classement chronologique des créancespour afficher les détails des OAD ouverts.
- Incluez l’OAD dansles relevés de clientspour communiquer le solde aux clients.
- Utilisez la fonction OAD à imputer comme paiement pour les factures futures du même client et de la entreprise.