Imputez des paiements de clients
- Enregistrez les paiements de clients.
- Configurez le processus de gestionImputation de paiement de clientdans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Voir Modifier les politiques de sécurité des processus de gestion.
Après avoir enregistré un paiement de client, vous pouvez imputer le paiement aux factures de clients appropriées, porter un certain montant au crédit du compte, enregistrer un trop-perçu, ajouter des pièces jointes et des remarques. Vous ne pouvez pas enregistrer un trop-perçu lorsque le paiement est associé à un remboursement de client ayant le statut
Brouillon
. Workday vous permet également de faire ce qui suit :
- Imputer des radiations au cours du processus d’imputation des paiements.
- Rechercher d’autres factures avant d’imputer le paiement.
Vous pouvez également annuler un paiement, le retourner ou en annuler l’imputation. Pour annuler l’imputation de volumes importants de paiements de clients erronés, vous pouvez utiliser le service Web
Unapply Customer Payment
. Pour afficher l’ensemble de l’historique des transactions, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé à l’aide de l’objet de gestion Historique des transactions de clients
. - (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour des motifs de créances.
- Ajoutez des motifs pour lesquels le paiement est porté au crédit du compte. Assurez-vous qu’au moins un motif est actif.
- Lorsque vous ne définissez pas de motifs de montants portés au crédit du compte, les champsMotif de montant porté au crédit du compteetDescription du montant porté au crédit du comptene sont pas visibles lorsque vous portez un paiement au crédit du compte pendant l’imputation de paiements.
- Pour un paiement de client déjà imputé avec une partie du montant porté au crédit du compte, vous pouvez accéder à la tâcheAjouter/changer un motif porté au crédit du comptedans le menu des actions connexes du paiement de client pour ajouter un motif.
- Pour les mises à jour en bloc, vous pouvez utiliser le service WebPut On-Account Reason.
Sécurité :domaine Set Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Common Financial Management. - (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier une configuration d’imputation de paiements de clients.Pour effectuer une recherche dans un grand volume de factures impayées, sélectionnez l’optionNe pas présélectionner des facturesdans l’inviteConfigurer les factures présélectionnéesdans la sectionParamètres d’imputation manuelle.
- Ne pas présélectionner des factures: Workday ne sélectionne pas les factures précédemment sélectionnées.
- Présélectionner des factures dans l'avis de versement et des factures non imputées précédemment: Workday présélectionne toutes les factures précédemment sélectionnées, y compris celles qui ont été sélectionnées manuellement.
- Présélectionner des factures dans l'avis de versement seulement: Workday présélectionne uniquement les factures indiquées dans la grille de versement des paiements.
Sécurité : domaineSet Up: Company Generaldans le domaine fonctionnel Common Financial Management. - (Facultatif) À partir du menu des actions connexes du paiement de client, sélectionnezApply Update Remittance Advice.
- Lorsque vous recevez un paiement de client sans avis de versement, vous pouvez d’abord ajouter leType d’avis de versementet les détails associés dans la grilleAvis de versementpour plusieurs factures.
- Assurez-vous d’ajouter une rangée distincte pour chaque type d’avis de versement.
- Workday vous empêche de mettre à jour le type d’avis de versement lorsque le paiement de client est déjà imputé, porté au crédit du compte, annulé ou retourné.
- Vous pouvez également utiliser le service WebPut Customer Paymentpour effectuer un grand volume de mises à jour. Assurez-vous de préciser letype d’avis de versementà l’aide d’un identifiant d’instance identique à celui de la facture. Définissez l’indicateurPrêt pour l’imputation automatiqueà Vrai et assurez-vous que leMontant à payern’est pas supérieur au montant du paiement.
Sécurité : domaineProcess: Customer Invoice Paymentdans le domaine fonctionnel Customer Accounts. - Accédez à la tâcheImputer un paiement de client.Sélectionnez lePaiement de clientque vous souhaitez imputer.Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
- Process: Cash Sale Payment - View
- Process: Customer Invoice - View
- Process: Customer Writeoff - View
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Lignes d’avis de versementCliquez pour afficher les lignes d’avis de versement à partir de l’enregistrement du paiement de client. Workday sélectionne automatiquement les factures dans l’avis de versement et inscrit le montant de leur paiement pour faciliter l’imputation de paiements.Imputer d’abord à la plus ancienneLorsque vous cochez cette case, Workday trie la grilleFacturesparDate d’échéance, en répertoriant les factures les plus anciennes en premier. Workday sélectionne ensuite les factures dont les montants peuvent être payés en totalité à l’aide dumontant du paiement à imputer. Lorsque le montant de la facture suivante est supérieur au montant restant à imputer, Workday affecte uniquement le montant restant à payer à cette facture.Exemple : il y a un paiement enregistré de 1 000 EUR. La facture la plus ancienne du client est de 600 EUR, et la suivante est de 1 500 EUR. Workday sélectionne les deux factures, impute le paiement intégralement à la première facture et le reste à la facture suivante. Les 1 100 EUR impayés sur la seconde facture restent dans la file d’attente des factures non payées.Rappeler la dernière imputation de paiementLorsque vous cochez cette case, Workday sélectionne automatiquement les factures qui s’appliquent dans les résultats.Montant à porter au crédit du compteLorsque le montant de votre paiement est supérieur au montant total imputé à une ou plusieurs factures, vous pouvez imputer le montant du trop-perçu. Pour équilibrer et soumettre le paiement, entrez un montant égal à la valeur dumontant restant à imputer. Workday remet ensuite leMontant restant à imputerà zéro, ce qui signifie que votre paiement est équilibré et prêt à être soumis. - Sélectionnez les factures pour l’imputation de paiement.
- Pour les factures consolidées, imputez le paiement à des factures pour les clients parents ou enfants.
- Workday ne prend pas en charge les paiements intermédiaires et les radiations qui incluent des factures avec des modalités d’escompte.
- Pour effectuer une recherche dans un grand volume de factures impayées, cliquez surRechercher des factures.Vous pouvez continuer à rechercher et à ajouter des factures plusieurs fois. Chaque fois que vous effectuez une recherche, Workday enregistre les modifications précédentes, incluant les montants de paiement, les radiations et les montants d’escompte.
- Lorsque vous entrez l’information sur le paiement pour chaque ligne de facture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Montant du paiementImputez un montant total ou partiel du paiement enregistré à la facture sélectionnée. Pour les montants partiels, portez le solde au crédit du compte.Lorsque vous imputez des paiements de clients à montant de zéro, assurez-vous que les factures de clients et les ajustements de crédit que vous sélectionnez sont nets à 0.Montant de l’escompteLorsque vous imputez le paiement avant la date d’escompte indiquée sur la facture du client, Workday impute l’escompte en fonction du montant du paiement imputé et non du solde de la facture. Vous définissez les conditions de l’escompte sur la facture du client dans le champModalités de paiement.Workday impute les montants des escomptes dans le cadre du processus d’imputation de paiements. Les montants des escomptes ne font pas partie du montant du paiement lui-même et s’affichent dans un champ distinct des rapports.Lignes de radiationCliquez sur la valeur de radiation et précisez le montant. Vous pouvez également :- Ajouter une note et des pièces jointes à la radiation.
- Sélectionner un motif de radiation par défaut.
- Fractionner le montant de radiation par motif de radiation et par worktag de mise en équilibre si la mise en équilibre par worktag est activée pour votre locataire.
Workday met à jour la comptabilité des lignes d’écriture pour refléter les montants au débit et au crédit dans les comptes de grand livre appropriés.Montant dû restantWorkday met à jour cette valeur de manière dynamique lorsque l’un des montants suivants change :- Montant dû
- Montant de l’escompte
- Montant du paiement
- Montant de radiation
Workday lance le processus de gestion
Événement d’imputation d’un paiement de client
pour acheminer le paiement pour approbations, puis crée les lignes d’écriture opérationnelle. Si vous enregistrez pour plus tard, Workday enregistre le paiement au statut Brouillon
et ne génère aucune ligne d’écriture opérationnelle. Pour les paiements d’un montant de zéro, Workday crée un paiement de client entièrement imputé ayant le statut Terminé
.Pour les transactions intersociétés :
- Workday charge automatiquement l’entité affiliée intersociétés entre les deux sociétés pour les lignes d’écriture générées. Vous pouvez afficher les détails de la comptabilité intersociétés sous l’onglet de la transaction client.
- Créez un lot de règlement pour transférer le paiement et pour effacer les entrées de dettes et de créances intersociétés.
Vous pouvez annuler l’imputation des paiements de clients et les modifier afin de mettre à jour :
- La devise de la facture et le client auteur de versements pour les paiements qui ont déjà étéimputés à.
- La devise de la facture pour les paiements imputés précédemmentavec montant porté au crédit du compteest .