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Dernière mise à jour : 2025-05-30
Définir les notifications de flux des travaux pour les courriels de factures de clients

Définir les notifications de flux des travaux pour les courriels de factures de clients

Configurez les processus de gestion dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
  • Événement de livraison de factures de clients par courriel
  • Événement d'envoi par courriel de factures consolidées
Voir :
  • Étapes : activer des domaines fonctionnels et des politiques de sécurité
  • Étapes : définir les autorisations de sécurité
Pour réviser, approuver et envoyer des factures aux clients par courriel, vous pouvez configurer les notifications du flux des travaux dans le processus de gestion. Vous pouvez également créer des groupes de sécurité fondés sur des segments afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent créer ou modifier des modèles.
Les notifications de flux des travaux vous permettent de définir :
  • Un modèle de courriel.
  • Le moment de déclenchement de l’événement de courriel.
  • Les conditions et des règles d’envoi par courriel adaptées aux besoins de votre entreprise.
  • Les groupes de sécurité qui peuvent accéder à cette tâche.
  • Les options et destinataires du courriel.
  • L’envoi de message par courriel ou SMS.
  • Le comportement des pièces jointes.
  1. Accédez au rapport
    Définition de processus de gestion pour un objet de gestion
     .
  2. À partir de l’invite
    Objet de gestion
     , sélectionnez votre organisation.
  3. Cliquez sur
    OK
    .
  4. À partir de la colonne
    Définition de processus de gestion
     , accédez à
    Événement de livraison de factures de clients par courriel
    .
  5. Dans l’onglet
    Notifications
     , accédez
    au processus de gestion
    Modifier une notification
     dans le menu des actions connexes de la colonne
    Notification
     dans la grille
    Notifications personnalisées
     .
  6. Cliquez sur
    OK
    .
  7. Terminez la tâche
    Modifier une notification de flux des travaux
      :
    Option Description
    Modèle de courriel de remplacement
    Sélectionnez le modèle de courriel personnalisé de facture qui définit l’apparence et le contenu de votre courriel.
    Déclencheurs
    Sélectionnez le statut du processus de gestion ou l’heure de lancement de l’événement.
    Conditions et règles
    Vous pouvez configurer des règles pour déterminer si et quand Workday doit envoyer la notification.
    Répéter pour
    Workday définit automatiquement cette invite sur
    Customer Invoices to Be Emailed
    .
    Dans certains cas, Workday vous empêche d’envoyer vos factures par courriel lorsque vous avez :
    • Plusieurs clients dans le groupe de lots d’impression.
    • Une configuration de répétition non valide.
    Répéter pour les conditions et les règles
    Vous pouvez configurer des conditions pour filtrer les instances connexes pour les champs externes, en envoyant uniquement des notifications pour les instances filtrées.
    Exemple : vous imprimez des factures de clients pour une hiérarchie de sociétés pour l’Amérique du Nord Global Modern Service (GMS). Vous devez utiliser plusieurs configurations de courriel personnalisées pour les sociétés de la hiérarchie, telles que GMS US East, GMS US West, GMS Canada et GMS Mexique. Vous modifiez la définition de processus de gestion
    Événement de livraison de factures de clients par courriel
     pour la hiérarchie de sociétés Amérique du Nord pour créer des notifications personnalisées avec la règle de répétition en fonction d’une société dans le lot d’impression et la configuration des courriels en fonction des préférences de courriel de la société. Vous utilisez ensuite une configuration de courriel appropriée pour la
    boîte aux lettres de l’expéditeur
    ,
    le nom d’affichage de l’expéditeur
    et
    l’option Répondre à
     dans le lot d’impression.
    Destinataires
    Sélectionnez un ou plusieurs
    destinataires
     auxquels envoyer les courriels. Vous pouvez préciser des adresses de courriel supplémentaires à la section
    Adresses de courriel
     .
    Workday envoie des courriels aux contacts de facturation que vous définissez dans le profil du client, et à toutes les adresses de courriel que vous entrez ici.
    Groupes
    Sélectionnez un ou plusieurs groupes de sécurité qui peuvent exécuter cette tâche.
    Option de courriel
    Sélectionnez :
    • Par défaut,
       pour envoyer des courriels aux adresses de courriel du domicile et du lieu de travail pour un contact de facturation.
    • Travail d’abord, puis Accueil
       pour envoyer d’abord une notification à l’adresse de courriel de travail. Si vous ne définissez aucune adresse de courriel de travail, mais que vous avez au moins une adresse de courriel de domicile, Workday envoie la notification à l’adresse de courriel du domicile.
    • Domicile seulement
       pour envoyer une seule notification à l’adresse de courriel du domicile. Si vous n’avez pas défini d’adresse de courriel de domicile, Workday n’envoie pas la notification. Lorsque vous avez plusieurs adresses de courriel de domicile, Workday envoie le courriel à l’adresse de courriel principale du domicile.
    • Travail seulement
       pour envoyer une seule notification à l’adresse de courriel de travail. Si vous n’avez pas défini d’adresse de courriel de travail, Workday n’envoie pas la notification. Lorsque vous avez plusieurs adresses de courriel de travail, Workday envoie le courriel à l’adresse de courriel de travail principale.
  8. Remplissez la section
    Pièce(s) jointe(s)
     de la tâche :
    Option liée aux pièces jointes
    Indicateur de pièce jointe précisé sur une facture
    Résultat
    Pièces jointes liées à la facture
    S.O.
    Workday inclut toutes les pièces jointes associées à la facture de client dans le courriel et ignore l’indicateur de pièce jointe que vous précisez sur la facture.
    Sélectionnez cette option si vous générez vos factures à l’aide d’un logiciel tiers.
    Pièces jointes non fournies aux clients
    S.O.
    Workday ne fournit aucune pièce jointe directe ou référencée aux clients.
    PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d'impressions
    • Fournir au client
       a la
      valeur Vrai
    • Imprimer avec la facture
       a
      la valeur Vrai
    Inclut toutes les pièces jointes du fichier PDF lorsque vous imprimez la facture.
    Pièces jointes fournies aux clients, mais non incluses dans le lot d’impression
    et
    PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d'impressions
    • Fournir au client
       a la
      valeur Vrai
    • Imprimer avec la facture
       a la valeur
      Faux
    Imprime toutes les factures dans un fichier PDF et inclut toutes les pièces jointes séparément dans la notification par courriel pour chaque facture.
    Pièces jointes non fournies aux clients
    et
    PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d'impressions
    • Fournir au client
       a la
      valeur Vrai
    • Imprimer avec la facture
       a
      la valeur Vrai
    • Imprimer avec la facture
       a la valeur
      Faux
    Imprime une facture et inclut dans le fichier PDF résultant uniquement les pièces jointes pour lesquelles l’indicateur
    Imprimer avec la facture
     est activé.
    Workday envoie séparément dans la notification par courriel les pièces jointes pour lesquelles l’indicateur n’est pas activé.
    Pièces jointes non fournies aux clients
    et
    PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d'impressions
    • Fournir au client
       a la
      valeur Faux
    • Imprimer avec la facture
       a la valeur
      Faux
    Imprime toutes les factures dans un fichier PDF et inclut les pièces jointes marquées séparément pour un usage interne dans la notification par courriel.
    La production de la pièce jointe dépend de l’indicateur que vous spécifiez lors de l’ajout d’une pièce jointe à une facture.
  9. Cliquez sur
    OK
    .