Scanner et soumettre des factures de fournisseurs
- Définissez la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour les factures de fournisseurs.
- Configurez les domaines de sécurité suivants :
- Process: Supplier Invoice Work Queue, pour accéder aux onglets : Aperçu, Téléverser et scanner, Ma file d’attente, En attente d’approbation.
- Manage: Supplier Invoice Work Queue, pour accéder aux onglets : Aperçu du gestionnaire et Délais du cycle de facture de fournisseur.
Vous pouvez utiliser la ROC à partir de votre application de bureau pour saisir, acheminer et recueillir les données sur les factures de fournisseurs à soumettre dans Workday. La ROC prend en charge les pièces jointes d’un maximum de 15 pages.
Lorsque vous téléversez une facture de fournisseur pour le scan par ROC, Workday crée une ébauche de facture et joint le fichier initial. Vous pouvez ensuite modifier la facture de fournisseur ou la soumettre à des fins d’approbation.
- Accédez au rapportEspace de travail - Factures de fournisseurs.
- Dans l’ongletAperçu, les sectionsTotauxetPrioritéaffichent des données en fonction des critères de recherche de l’utilisateur connecté utilisés dans les ongletsMa file d’attenteetEn attente d’approbation.
- Dans l’ongletTéléverser et scanner, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Critères de rechercheDéveloppez la section et cliquez surRechercherpour trouver des factures particulières.Cochez la caseInclure les factures sans auteurpour inclure les factures provenant d’intégrations.Téléverser pour ROCLorsque le champSociétéest vide, l’algorithme d’apprentissage automatique charge une société.Lorsque le champDestinataire de l’affectationest vide, nous utilisons les règle d’affectation de factures de fournisseurs pour affecter la facture.Pour une meilleure performance, nous vous suggérons de téléverser moins de 50 pièces jointes à la fois.Annuler en masseCliquez pour annuler vos soumissions de factures. Pour activer le bouton, configurez le domaine Sécurité :Process: Supplier Invoice - Cancel.Resoumettre en masseLorsque les documents scannés ont le statutErreurouAnnulé, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour soumettre à nouveau les fichiers joints au scan par ROC.Créer une facture de fournisseurLorsque les documents scannés ont le statutErreurouAnnulé, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour créer une facture de fournisseur manuellement.Lorsque vous chargez le champ du bon de commande, les lignes de la facture de fournisseur sont chargées à partir des lignes non facturées du bon de commande. - L’ongletMa file d’attenteaffiche les brouillons de factures. Vous pouvez afficher les factures qui vous sont affectées ou sélectionner différents paramètres de recherche pour charger votre file d’attente. Workday enregistre les derniers paramètres que vous avez utilisés.Pour les tâches dans votre file d’attente, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ModifierCliquez pour accéder à la tâcheModifier une facture de fournisseurafin de finaliser et soumettre la facture.Remplacer par un bon de commandeLorsque la ROC ne trouve pas de lignes de bon de commande connexes, vous pouvez accéder à la tâche et régénérer la facture, puis associer les lignes de bon de commande.Remplacer par un contratLorsque la ROC ne trouve aucun contrat du fournisseur connexe, vous pouvez accéder à la tâche et régénérer la facture, puis associer les lignes de contrat du fournisseur.Détails de scan par ROCAffiche les détails du scan.Sécurité :Reports OCR Supplier InvoiceExceptions de factureVous pouvez effectuer une exploration descendante pour afficher la grilleErreurs et avertissements, qui affiche les exceptions liées aux validations personnalisées des factures de fournisseurs.Exceptions de ROCVous pouvez effectuer une exploration descendante pour afficher la grilleErreurs et avertissements, qui affiche les exceptions liées aux validations personnalisées de factures de fournisseurs ROC.Marqueurs pour file d’attenteWorkday organise les factures selon la date. Toutefois, une facture avec un marqueur pour file d’attenteDéplacer en haut de la file d’attentes’affiche en haut de la grille.Pour mettre à jour les marqueurs pour file d’attente sur les factures, cliquez surModifier en masse des marqueurs pour file d’attente.Réaffecter en masseVous pouvez réaffecter des factures à un travailleur différent.Modifier en masse des marqueurs pour file d’attenteCliquez pour remplacer vos marqueurs pour file d’attente existants dans les factures.Annuler en masseCliquez pour annuler les factures de fournisseurs.Pour utiliser la tâche, activez le domaine Sécurité :Process: Supplier Invoice - Cancel.Convertir en masseVous pouvez convertir des factures de fournisseurs en ajustements de factures et des ajustements de factures en factures de fournisseurs. Quand :- Convertissez des documents, Workday annule le document d’origine et en crée un nouveau.
- Utilisez l’optionConvertir en masse; vous pouvez sélectionner soit des factures de fournisseurs, soit des ajustements de factures de fournisseurs à convertir en un seul lot.
Pour utiliser la tâche, activez le domaineProcess: Supplier Invoice – Core. - Dans l’ongletEn attente d’approbation, vous pouvez afficher les factures de fournisseursen coursen fonction des paramètres que vous avez configurés.
- Dans l’ongletDélais du cycle de facture de fournisseur, vous pouvez effectuer le suivi du délai de traitement en jours des factures de fournisseurs.