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Dernière mise à jour : 2025-09-19
Étapes : définir la reconnaissance optique de caractères pour les factures de fournisseurs

Étapes : définir la reconnaissance optique de caractères pour les factures de fournisseurs

Il se peut que vous deviez prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’accord sur les services d’abonnement de votre organisation. Pour déterminer votre convention de services d’abonnement :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Dans votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et à côté de votre titre d’emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    entente d'utilisation des services d'abonnement
     .
    Si la valeur est :
    • UMSA
       et
      ISA
      , vous pouvez omettre les étapes
      Enable Innovation Services Features et Machine Learning Data Contributions
       .
      Pour lancer la formation sur les modèles de ROC pour les locataires Workday, vous devez scanner au moins une facture au moyen de l'onglet
      Téléverser et scanner
       dans l'
      espace de travail des factures de fournisseurs
       ou au moyen de
      l'ingestion de contenu de courriel (
      ).
    • MSA
      , vous devez activer cette fonctionnalité par l’intermédiaire des services d’innovation à l’aide des étapes
      Enable Innovation Services Features et Machine Learning Data Contributions
       .
  • Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts :
    • Manage : Supplier Invoice Work Queue
    • Process : Supplier Invoice Work Queue
    • Reports: OCR Supplier Invoice
    • Set Up: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice - Core
      , avec un accès au groupe de sécurité non contraint pour permettre aux travailleurs de modifier le champ
      Société
       sur la facture de fournisseur lorsque la ROC laisse le champ vide.
  • Configurez les extensions de fichier que vous souhaitez utiliser dans votre locataire. Workday prend en charge les extensions de fichiers suivantes :
    • PDF
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF
    • GIF
    • PNG
    • BMP
    • WEBP
Vous pouvez configurer la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour permettre à Workday de scanner et de créer des factures de fournisseurs directement à partir d’images téléversées. Définissez des règles pour classer et hiérarchiser le traitement des documents et spécifier les affectations de factures pour les travailleurs. Le scan par ROC accélère le traitement des factures de fournisseurs et minimise les tâches manuelles.
  1. Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
    Activer les contributions de données d'apprentissage automatique et de fonctionnalité d'Innovation Services ().
    1. Dans l’onglet
      Innovation Service Opt-In
      , cochez la case de service
      Financial Management Machine Learning GA Features
      .
    2. Dans l’onglet
      Data Select Opt-In
      , cochez la case
      Supplier Invoice Data
      .
      • Si cette option est disponible, cochez la case
        Opt in to Additional Data
         .
        Le choix d'utiliser des catégories de données supplémentaires permet à Workday de déterminer dans quelle mesure le modèle d'apprentissage automatique est performant et peut être utilisé à l'avenir pour améliorer sa capacité à repérer et à mettre en correspondance les lignes de factures avec les lignes de bons de commande.
    3. Dans l’onglet
      Feature Availability Status
      , vérifiez que le statut de la fonction Journal Line Data est
      En cours
      . L’affichage des recommandations de worktags de facture de fournisseur dans votre locataire peut mettre jusqu’à deux semaines. Workday affiche ensuite le statut
      Disponible
      .
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Apprentissage automatique
     .
    Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités d’apprentissage automatique et d’analyse.
    Sécurité :
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     dans le domaine fonctionnel System.
  3. Accédez à la tâche
    Maintain Machine Learning Prompt Recommendations
     .
    1. Dans la page de lancement, sélectionnez le domaine de produit
      Comptes fournisseurs
       .
    2. Dans la grille
      Factures de fournisseurs
       , cochez la case Activer
      les recommandations par apprentissage automatique
       pour les types de worktags ou d’attributs fiscaux pour lesquels vous souhaitez recevoir des recommandations.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     dans le domaine fonctionnel System.
  4. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire – Gestion financière
    .
    Sélectionnez l’une des options suivantes dans la section
    Options liées aux comptes de fournisseurs
     :
    Option Description
    Hide Custom Validations on the Work Queue
    Certaines validations personnalisées peuvent entrer en conflit avec le rapport
    Espace de travail – Factures de fournisseurs
    . Sélectionnez cette option pour désactiver ces validations personnalisées.
  5. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Modifier les options du locataire touchant la ROC pour les comptes de fournisseurs
    .
    Pour la tâche, tenez compte des options suivantes :
    Option Description
    Créer des ajustements de factures de fournisseurs par ROC
    Sélectionnez cette option pour créer un ajustement de facture de fournisseur lorsque le champ
    Montant total
     de la facture de fournisseur est négatif.
    Ne pas appliquer l’identifiant de séquence lorsque le champ Société est vide
    Si vous configurez un identifiant de séquence unique pour une société et que la ROC détecte que le champ Société est vide, Workday n’applique pas d’identifiant de séquence.
    Désactiver la mise en correspondance de fournisseurs par ROC
    Sélectionnez cette option pour ignorer les recommandations d’apprentissage automatique pour les fournisseurs.
    Masquer les validations personnalisées de factures de fournisseurs par ROC dans la file d’attente
    Certaines validations personnalisées par ROC peuvent entrer en conflit avec le rapport
    Espace de travail - Factures de fournisseurs
    . Sélectionnez cette option pour désactiver ces validations personnalisées par ROC.
    Désactiver les modalités de paiement pour les factures de fournisseurs par ROC
    Sélectionnez cette option pour ignorer les modalités de paiement trouvées par la ROC; Workday chargera alors les modalités de paiement du fournisseur. Si la ROC ne trouve aucun fournisseur, les modalités de paiement sont chargées à partir de la facture scannée.
    Comportement en cas d’absence de date sur une facture de fournisseur par ROC
    Si la ROC ne reconnaît pas la date, vous devez sélectionner
    Date du jour
     ou
    Date de réception
    . Si vous laissez ce champ vide, Workday utilisera l’option
    Date du jour
    .
    Désactiver la date d’échéance pour une facture de fournisseur par ROC
    Sélectionnez cette option pour ignorer la
    date d’échéance
     issue de la ROC et utiliser la date d’échéance indiquée dans les paramètres Modalités de paiement. Lorsque cette case n’est pas cochée, Workday remplit le champ
    Date d’échéance de remplacement
    .
    Désactiver la devise pour une facture de fournisseur par ROC
    Sélectionnez cette option pour ignorer la devise issue de la ROC et utiliser la devise par défaut du fournisseur.
    Option de fret
    Sélectionnez où ajouter des coûts pour le fret sur votre facture de fournisseur Workday :
    • Sous forme de document de facture
      , en conservant le fret dans l'en-tête ou sous forme de ligne. Workday utilise cette configuration lorsque vous laissez l’invite vide.
    • Dans l'en-tête de facture
      , même si le fret figure dans une ligne de la facture scannée.
    • À la ligne de facture
      , même si le fret figure dans l'en-tête de votre facture scannée.
    Lorsque votre facture scannée contient plusieurs montants de fret et que vous configurez
    Dans l'en-tête de facture
     ou
    sur la ligne de facture
    , Workday consolide tout le fret dans votre facture scannée en un seul montant dans l'en-tête ou dans une seule ligne, respectivement, dans la facture Workday.
    Lorsque vous configurez l’invite
    Désactiver le scan par ROC au niveau des lignes
     comme :
    • Toutes les factures
       ou
      avec bon de commande
       et que votre facture est liée à un bon de commande, Workday ne créera pas de lignes de fret dans votre facture Workday.
    • Sans bon de commande
       et que votre
      option de fret
       est
      définie dans le document de facture
       ou
      sur la ligne de facture
       et que votre fret donne une ligne de fret, Workday crée une ligne de fret distincte dans votre facture Workday.
    Catégorie de dépenses par défaut pour les options de fret
    Sélectionnez cette option pour inclure une catégorie de dépenses pour les lignes de fret lorsque vous sélectionnez une option dans l’invite Option de fret :
    • En tant que document de facture
       et votre facture scannée inclut le fret sous forme de ligne.
    • Sur la ligne de la facture
       et Workday inclut toujours le fret sous forme de ligne de votre facture.
    Si la facture scannée ne correspond pas à un bon de commande, Workday utilise votre sélection pour ajouter une catégorie de dépenses aux lignes de fret.
    Désactiver la correspondance de BC par apprentissage automatique
    Sélectionnez cette option pour ignorer les recommandations d’apprentissage automatique pour les bons de commande. Lorsque vous sélectionnez cette option, Workday utilise toujours la logique applicative pour faire correspondre les bons de commande.
    Désactiver le scan par ROC au niveau des lignes
    • Vide
      : laissez l'invite vide pour utiliser les détails de la ROC au niveau des lignes. Workday utilise les valeurs de la ROC pour tenter d’associer les lignes du bon de commande aux lignes de la facture de fournisseur. Si les lignes du bon de commande ne sont associées à aucune ligne de la facture, Workday vous suggère d’exécuter la tâche
      Remplacement par un bon de commande
      .
    • Toutes les factures
       : sélectionnez cette option pour ignorer les détails de la ROC au niveau des lignes pour toutes les factures.
      Si la facture de fournisseur scannée est associée à un bon de commande, Workday charge l’information des lignes à partir des lignes du bon de commande non facturé.
      Si la facture de fournisseur scannée n'est pas associée à un bon de commande, Workday affiche une seule ligne de facture de fournisseur pour le
      total de la facture ()
      .
    • Sans bon de commande
       : sélectionnez cette option pour ignorer les détails de la ROC au niveau des lignes uniquement lorsque la facture scannée n’est pas liée à un bon de commande.
      Si la facture scannée n'est pas liée à un bon de commande, Workday affiche une seule ligne de facture de fournisseur pour le
      total de la facture :
      .
      Si votre facture scannée est liée à un bon de commande, Workday utilise les détails de la ROC au niveau des lignes pour remplir les lignes.
    • Avec bon de commande
       : sélectionnez cette option pour ignorer les détails de la ROC au niveau des lignes uniquement lorsqu’ils sont associés à un bon de commande.
      Si votre facture scannée est liée à un bon de commande, Workday charge l’information au niveau des lignes en fonction des lignes du bon de commande non facturé.
      S’il n’y a pas de bon de commande, Workday utilise les détails de la ROC au niveau des lignes pour remplir les lignes.
    Sécurité : domaines
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     et
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    .
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des règles d’affectation de factures de fournisseurs
    .
    Définissez un routage fondé sur des règles pour envoyer des factures de fournisseurs aux destinataires voulus.
    Sécurité : domaine
    Set Up : Supplier Invoice Work Queue
     dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  7. Accédez à la tâche
    Mettre à jour des marqueurs pour file d’attente de factures de fournisseurs
    .
    Créez des marqueurs pour file d’attente afin de classer et de hiérarchiser des factures de fournisseurs issues du scan par ROC.
    Sécurité : domaine
    Set Up : Supplier Invoice Work Queue
     dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  8. Accédez à la tâche
    Mettre à jour des règles d’affectation de marqueurs pour file d’attente de factures de fournisseurs
    .
    Définissez la priorité des règles d’affectation en fonction des modalités de paiement, des fournisseurs, de la devise ou d’autres critères pour vos marqueurs pour file d’attente.
    Sécurité : domaine
    Set Up : Supplier Invoice Work Queue
     dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  9. Définissez des validations personnalisées pour le type de transaction
    Facture de fournisseur par ROC
    .
  10. Accédez à la tâche
    Configurer un profil
    .
    Sélectionnez l’option
    Espace de travail - Factures de fournisseurs
    . Sélectionnez et réorganisez les onglets que vous voulez utiliser dans le rapport
    Espace de travail - Factures de fournisseurs
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: System
    .
  11. Téléversez un fichier pour saisir, acheminer et recueillir les données des factures de fournisseurs à soumettre dans Workday.
Pour afficher les résultats du scan par ROC, utilisez le rapport
Détails de scan pour des factures de fournisseurs par ROC
.
Pour réviser la liste des champs de données extraits du locataire, cliquez sur
View Data Collected
 dans la tâche
Maintain Innovation Services Data Selection Opt-In
.