Créer une facture d'acompte à partir d'une facture de fournisseur

Administrator Guide

Configurez la règle d'inscription comptable : Acompte pour le fournisseur
.

Configurez le processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

(Facultatif) Créez un filtre de règlement personnalisé pour les factures d’acompte en cochant la case

Acompte

dans la tâche

Créer un filtre personnalisé pour un lot de règlement

(Facultatif) Mettez à jour les validations personnalisées et les rapports personnalisés existants pour inclure ou exclure les factures d’acompte.

Créez une facture d’acompte pour les lignes de biens et de services que vous utilisez dans une facture de fournisseur. Sélectionnez des lignes dans les bons de commande, les contrats de fournisseurs, les réceptions, les feuilles de temps et les enregistrements de tâches.

Accédez à la tâche

Créer une facture d’acompte de fournisseur

Remplissez la section

Information sur la facture

Option	Description
Société	Société responsable de l’acompte sur la facture. Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur sur le bon de commande, sélectionnez la société pour laquelle Autoriser différents fournisseurs pour la facturation et l’achat est coché.
Fournisseur	Sélectionnez le fournisseur pour la facture d'acompte. Workday affiche uniquement les fournisseurs en attente ou actifs disponibles pour la société ou la hiérarchie de sociétés sélectionnée. Pour créer une facture d'acompte pour un fournisseur qui est différent de celui qui figure sur le bon de commande, sélectionnez le fournisseur pour lequel la case Facturer pour le compte d'autres fournisseurs est cochée.
Connexion aux fins de versement	Créez des connexions de fournisseur pour les versements associés aux factures et aux paiements à différentes adresses, adresses de courriel et comptes bancaires de règlement pour les fournisseurs.
La devise	Workday remplit ce champ avec la devise du fournisseur ou la devise de la société, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez la remplacer par l’une des devises acceptées définies pour le fournisseur. Pour une facture d’acompte créée à partir du portail fournisseur ou d’un bon de commande, nous chargeons le champ Devise à partir du bon de commande.
Date de la facture	Entrez la date à laquelle vous créez la facture d’acompte. Si ce fournisseur a défini des modalités de paiement, la date de la facture détermine la date d’échéance. Exemple : si les modalités de paiement sont net 30 , le champ Date d'échéance correspond à 30 jours après la date de la facture pour l'acompte. Si la date tombe dans une période clôturée, Workday inscrit la comptabilisation dans la prochaine période disponible.
Date de réception de la facture	Entrez la date à laquelle votre société reçoit la facture d’acompte du fournisseur. Vous voudrez peut-être effectuer le suivi de la date à laquelle votre société reçoit une facture à des fins de production de rapports ou pour analyser le temps nécessaire au traitement d’un acompte sur une facture de fournisseur. La date de réception de la facture fournit une mesure de l’efficacité de l’organisation, en fonction du temps nécessaire entre l’arrivée de la facture et son inscription.
Montant total de contrôle	Entrez un montant si vous connaissez le montant total de la facture d'acompte et que vous voulez vous assurer que le montant total de la facture calculé correspond à vos attentes.

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Modalités et taxes/impôts

Option	Description
Modalités de paiement	Précisez les modalités de paiement sur lesquelles vous vous êtes entendu avec votre fournisseur.
Date d’escompte	Calculé automatiquement en fonction des Modalités de paiement avec escompte pour paiement anticipé et de la date de la facture .
Date d’échéance	Calculée automatiquement.
Date d’échéance de remplacement	Sélectionnez une date d’échéance différente s’il existe une exception aux modalités.
Paiement distinct	Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément pendant un lot de règlement. Vous pouvez cocher cette case pour toutes les factures d’un fournisseur en cochant la case Paiements distincts seulement dans les détails de paiement au fournisseur ou dans la connexion aux fins de versement par défaut.
Type de paiement par défaut	Si vous sélectionnez Carte de crédit , vous pouvez sélectionner la carte de crédit d’un travailleur dans l’invite Carte de crédit .
Type de paiement de remplacement	Sélectionnez un type différent de paiement pour le fournisseur.
Type de référence	Si vous sélectionnez un type de référence internationale, entrez un Nº de référence comportant jusqu’à 140 caractères.
Objet de paiement du pays d’origine	Sélectionnez un code d’objet de paiement si le pays qui envoie le paiement de cette facture en exige un. Ce champ s’affiche lorsque vous activez les codes d’objet de paiement dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière . Voir Étapes : définir les codes d’objet de paiement.
Objet de paiement du pays de réception	Sélectionnez un code d’objet de paiement si le pays destinataire du paiement de cette facture en exige un. Ce champ s’affiche lorsque vous activez les codes d’objet de paiement dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière . Voir Étapes : définir les codes d’objet de paiement.
Code de routage de banques	Sélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements de votre facture. Pour activer l’invite, vous devez configurer au moins une règle de routage bancaire qui utilise un code de routage bancaire actif. Voir Définir les codes de routage bancaire.
Option relative aux taxes par défaut	Workday utilise cette valeur pour charger l'option relative aux taxes sur les lignes de facture d'acompte. Vous ne pouvez pas entrer des options relatives aux taxes par défaut lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie. Workday ne prend pas en charge le fournisseur de services fiscaux de tierce partie sur les factures d'acompte. Voir Concept : intégrations de services fiscaux de tierce partie.
Code de taxe/impôt par défaut	Workday charge le code de taxe/impôt par défaut à partir du profil du fournisseur et utilise cette valeur pour charger le code de taxe/impôt sur les lignes de facture d’acompte. Vous pouvez sélectionner une valeur différente. Vous ne pouvez pas entrer des codes de taxe/impôt par défaut lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie. Workday ne prend pas en charge le fournisseur de services fiscaux de tierce partie sur les factures d'acompte. Voir Concept : intégrations de services fiscaux de tierce partie.
Montant des taxes	Lorsque vous choisissez d’utiliser Workday pour calculer la taxe, Workday affiche la somme des montants de taxe calculés à partir des lignes imposables, en fonction des codes de taxe/impôt que vous avez indiqués pour chaque ligne. Pour remplacer le montant de taxe calculé par Workday, vous pouvez changer les valeurs dans la colonne Taxe/impôt selon le taux de l’onglet Taxe/impôt . Lorsque vous choisissez d’entrer des taxes, vous pouvez entrer le montant des taxes pour la transaction. Au moins une ligne doit comporter un assujettissement aux taxes qui est taxable/imposable et activée pour l’affectation. La taxe affectée aux lignes correspond uniquement au montant non recouvrable de la transaction et ne correspond pas toujours au montant de cet en-tête.
Mettre à jour les taxes	Cliquez sur cette option pour recalculer les montants des taxes affichés dans l'en-tête après avoir mis à jour les taxes sur les lignes de facture d'acompte. Workday met à jour automatiquement les taxes lorsque vous soumettez ou enregistrez pour plus tard. Workday désactive le bouton lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie. Workday ne prend pas en charge le fournisseur de services fiscaux de tierce partie sur les factures d'acompte. Voir Concept : intégrations de services fiscaux de tierce partie.

Lorsque vous créez un acompte pour une facture de fournisseur à partir d’un bon de commande ou d’un contrat de fournisseur, les montants de l’en-tête de facture pour le coût installé sont égaux aux montants non facturés du bon de commande ou du contrat de fournisseur.

Lorsque vous créez une facture à partir d’une réception, les montants de l’en-tête de facture pour le coût installé sont égaux à la somme des affectations des lignes du bon de commande ou du contrat de fournisseur reçues. Workday calcule au prorata les montants en fonction de la quantité ou du montant de la réception (y compris les réceptions excédentaires).

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Données de référence sur la facture

Option	Description
Adresse de destination	Workday utilise cette adresse lors de l’évaluation des règles de taxe pour les valeurs de remplacement du code de code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes pour les lignes de transaction.
Code de traitement	Sélectionnez un code de traitement des paiements pour cette facture, tel que Hold Payment for Pickup ou Overnight Payment . Ce champ s’affiche lorsque vous configurez les instructions de traitement des paiements.
Bloqué	Sélectionnez cette option pour retenir le paiement de cette facture.
Document du fournisseur reçu	Sélectionnez cette option si le fournisseur a fourni une facture ou un autre document pertinent.
Nº de facture du fournisseur	Si vous avez reçu le document du fournisseur, entrez son numéro de référence. Exemple : le fournisseur a fourni une facture de fournisseur. Entrez le numéro de facture à partir du document de fournisseur. Par défaut, Workday fournit une double validation activée pour ce champ. Pour valider selon vos propres conditions, vous pouvez désactiver cette option avec la tâche Configuration du locataire - Données financières , puis vous servir de la tâche Mettre à jour des validations personnalisées pour établir vos propres règles de conditions pour les factures de fournisseurs.
Nº de bon de commande externe	Si vous utilisez un système d’approvisionnement autre que Workday, entrez le numéro de bon de commande.
Factures référencées	Sélectionnez les factures existantes pour créer une référence au niveau de l’en-tête.
Type de facture réglementaire	Si vous utilisez des types de factures pour classer les acomptes de vos factures de fournisseurs en fonction des exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.
Lien vers le document	Si vous stockez les images de vos documents dans un référentiel externe, entrez l’adresse URL de cet emplacement d’images au lieu d’inclure l’image en tant que pièce jointe. Une fois enregistrée, Workday affiche l’URL sous forme de lien actif vers l’image. Chaque lien doit commencer par l’un des modèles d’URL valides définis par votre administrateur de la sécurité, sinon Workday n’autorise pas le lien.
Note	Lorsque vous imprimez un chèque pour le paiement de cette facture de fournisseur, la valeur que vous entrez ici s’imprime dans le champ Note du chèque. Sélectionnez l’option Utiliser la note de facture dans Note par défaut pour les paiements au fournisseur pour le fournisseur. Utilisez les tâches Créer un fournisseur ou Créer un changement lié à un fournisseur pour configurer la note de facture. Si plusieurs factures pour le chèque au fournisseur comportent une note, Workday concatène les notes sur le chèque.
Approbateur	Sélectionnez un approbateur désigné pour passer en revue et approuver l’acompte sur la facture de fournisseur. Pour définir un approbateur désigné, ajoutez le groupe de sécurité Approbateur désigné des factures de fournisseurs à la politique de sécurité du processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur .

Dans

Détails de l'acompte

, Workday coche la case

Acompte

si la facture est un acompte. Cela vous permet d’entrer des lignes d’acompte.

Dans l’onglet

Ligne d’acompte

, ajoutez des lignes et fournissez des détails sur les lignes d’acompte que vous sélectionnez à partir d’autres documents commerciaux.

Option	Description
Catégorie de dépenses	Sélectionnez une catégorie de dépenses pour appliquer la ligne d'acompte à tous les articles de cette catégorie. Remarque : Avec Asset Tracking, une catégorie de dépenses n'est pas autorisée.
Source de l'expédition	Workday affiche cette invite uniquement lorsque vous activez les options d’adresse de l’émetteur de la facture et d’adresse d’expédition dans la tâche Modifier des options liées aux comptes de clients pour la société liée à la facture. Workday renseigne automatiquement l’adresse d’expédition lorsque l’adresse principale de la société est actuellement utilisée pour l’expédition.
Taxe/impôt	Entrez une option d'assujettissement aux taxes et un code de taxe/impôt facultatifs pour la ligne d'acompte. Sur les factures d’acompte, Workday ne prend pas en charge : Retenue d’impôt. Taxe de tierce partie.
Montant d'acompte	Entrez le montant de l'acompte. Ce montant est le même que le montant total d’une facture de fournisseur ordinaire.
Note	Entrez une note facultative.
Worktags	Vous pouvez sélectionner un centre de coûts worktag à appliquer à la ligne d’acompte. Remarque : Les worktags liés au projet et aux subventions ne sont pas pris en charge.

Utilisez l’onglet

Taxe/impôt

pour consulter un récapitulatif de tous les codes de taxe/impôt et de leur applicabilité, comme indiqué sur les lignes de facture.

Si la même taxe est partagée entre plusieurs lignes, cet onglet les regroupe et totalise le montant avec cette taxe.

(Facultatif) Lorsque vous remplissez l'onglet

Taux de change

, tenez compte des points suivants :

Pour les factures en devises étrangères, vous pouvez effectuer des ajustements afin d'obtenir un taux de conversion différent. Toute modification apportée à l'onglet

Taux de change

est enregistrée dans le champ

Taux de change effectif

, qui affiche le taux utilisé en comptabilité pour convertir les montants des versements en devise du grand livre. Toute modification que vous saisissez déclenche la sélection de la case à cocher

« Modification du taux »

Option	Description
Remplacement du type de taux de change	Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.
Remplacement de la date du taux de change	Sélectionnez une date pour remplacer la date par défaut utilisée pour la recherche du taux de change.
Modification manuelle du taux de change	Saisissez un taux de change pour remplacer le taux par défaut ou indiquez un taux lorsqu'aucun taux par défaut n'est disponible.
Valeurs par défaut	Cette section affiche le taux de change par défaut du locataire en fonction de la date de facturation.

Utilisez l’onglet Pièces

jointes

pour téléverser ou glisser-déposer des fichiers, tels que des pièces justificatives d’acompte sur une facture de fournisseur.

Workday prend en charge les types de fichiers de regroupement dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Système

pour les documents commerciaux joints.

Vous pouvez associer des pièces jointes d’acompte sur une facture de fournisseur aux factures de clients pour des transactions facturables. Lorsqu’un acompte de facture de fournisseur est prêt à être facturé, nous vous empêchons de changer les pièces jointes sur l’acompte de facture de fournisseur.

Utilisez l’onglet

Information sur la file d’attente

pour ajouter des

Marqueurs pour file d’attente

, des

Remarques liées à la file d’attente

et d’autres détails qui s’afficheront pour la facture dans le rapport

Espace de travail - Factures de fournisseurs

Pour afficher l’onglet

Information sur la file d’attente

, configurez les domaines de sécurité suivants :

Process : Supplier Invoice Work Queue

Manage : Supplier Invoice Work Queue

Soumettez

la facture d'acompte de fournisseur pour approbation.

Workday lance la
Au processus de gestion
Événement lié à une facture de fournisseur
aux fins de révision et d’approbation. Si la définition de processus de gestion inclut une étape d’approbation, les réviseurs peuvent modifier l’acompte de facture de fournisseur avant de l’approuver.

Pour afficher la liste des rapports fournis par Workday ainsi que leurs descriptions, accédez au rapport

Workday Standard Reports

et sélectionnez l’option Comptes de fournisseurs
.

Pour payer les factures d'acompte approuvées, les fournisseurs doivent avoir un statut actif.

Réglez les factures d'acompte approuvées. Le processus de règlement crée et règle les paiements facturés. Une fois le processus terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.