Éléments à prendre en compte pour la définition : pouvoirs de signature de compte bancaire

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des pouvoirs de signature de compte bancaire. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Dans Workday, vous pouvez définir des pouvoirs de signature de compte bancaire de façon à désigner les travailleurs et les membres de comités externes comme signataires pour les comptes bancaires individuels. Vous pouvez conserver un enregistrement des signataires autorisés à accéder à un compte et à le gérer au nom du propriétaire du compte.

Avantages pour l’entreprise

Les pouvoirs de signature de compte bancaire vous permettent de :

Créer des signataires à partir de votre liste existante d’employés et de membres de comités externes.

Identifier les signataires inactifs sur les comptes bancaires de la société pour réduire la fraude et améliorer les contrôles.

Simplifier le processus de déclaration des comptes bancaires à l’étranger en identifiant les principaux signataires dans les rapports personnalisés.

Générer des rapports sur les modifications des signataires pour répondre aux exigences externes et internes en matière de production de rapports d’audit.

Cas d’utilisation

Vous pouvez :

Identifier facilement et précisément les signataires pour chaque compte bancaire de la société.

Configurer des processus de gestion pour vous avertir quand vos signataires changent de poste ou ne sont plus actifs.

Modifier les données du signataire en fonction des modifications liées à l’emploi d’un signataire qui modifient ses pouvoirs.

Utiliser les rapports pour suivre et identifier les signataires inactifs ou dont l’emploi a pris fin pour vos comptes bancaires sur une période définie.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Comment sélectionner les signataires de compte bancaire dans Workday?	Les signataires et leurs informations associées sont disponibles dans Workday en tant que travailleurs et membres de comités externes. Quand vous créez des signataires, vous sélectionnez parmi vos travailleurs ou membres de comités externes déjà définis pour votre organisation.
De quels niveaux d’approbation avez-vous besoin pour vos signataires?	Lorsque vous définissez les pouvoirs de signature, vous pouvez affecter les limites et les pouvoirs d’approbation appropriés pour chaque compte bancaire. Exemple : vous pouvez affecter un type de pouvoir d’approbation unique à un directeur financier qui n’a jamais besoin d’approbation secondaire pour émettre un paiement à partir d’un compte bancaire. De la même façon, vous pouvez autoriser un analyste de trésorerie à toujours exiger un cosignataire pour l’approbation secondaire. Vous pouvez également combiner des types de pouvoirs de signature avec des limites d’approbation minimum et maximum. Exemple : un signataire a un pouvoir d’approbation unique quand il effectue un paiement inférieur à 100 000 USD, mais requiert une approbation conjointe pour les paiements supérieurs à 100 000 USD.
Avez-vous besoin d’effectuer le suivi des limites d’approbation des signataires dans la devise du compte bancaire ou la devise définie par l’utilisateur?	Workday prend en charge les deux types de devises. Quand vous créez un pouvoir de signature de compte bancaire, vous pouvez définir les limites du signataire en utilisant la devise du compte bancaire. Vous pouvez également remplacer la devise du compte bancaire par une devise différente. Exemple : vous avez créé un signataire en utilisant la devise du compte bancaire en EUR, mais votre organisation standardise désormais toutes les limites de signataire en USD.
Pouvez-vous utiliser les pouvoirs de signature de compte bancaire pour le traitement des transactions et des règlements dans Workday?	La fonctionnalité de pouvoir de signature du compte bancaire est indépendante des flux des travaux de règlement et autres transactions. Pour définir les utilisateurs qui peuvent lancer, réviser et approuver des transactions Workday, configurez les processus de gestion avec l’utilisateur correspondant pour chaque type de transaction.

Recommandations

Pour les pouvoirs de signature nécessitant des pièces justificatives, ajoutez-les en pièces jointes quand vous créez ou modifiez des pouvoirs de signature de compte bancaire. Par exemple, les passeports ou autres pièces d’identité exigées par les établissements financiers.

Si vous devez modifier un pouvoir de signature, utilisez la tâche

Changer des pouvoirs de signature de compte bancaire

pour modifier l’un des détails. Workday applique les changements une fois qu’ils ont été approuvés.

Exemple : vous remplacez un signataire inactif ou dont l’emploi a pris fin par un signataire actif pour un compte bancaire spécifique. Vous pouvez également supprimer toutes les lignes de pouvoir de signature avec les signataires dont l’emploi a pris fin.

Exigences

Définissez dans Workday tous les comptes bancaires de la société qui nécessitent des pouvoirs de signature.

Définissez les types de paiements pour les signataires, tels que chèque, carte de crédit ou transfert électronique de fonds.

Définissez les travailleurs ou les membres de comités externes à désigner comme signataires.

Rattachez l’accès à Workday HCM (Gestion du capital humain) à des fins de sécurité pour configurer les notifications des processus de gestion pour les changements de poste ou d’adhésion à un comité externe pour les signataires.

Limites

Pour affecter en masse des pouvoirs de signature à plusieurs comptes à la fois, vous devez utiliser les services Web du pouvoir de signature du compte bancaire. Vous pouvez uniquement créer des pouvoirs de signature manuellement pour des comptes bancaires individuels.

Configuration du locataire

Créez des signataires avec des employés ou des membres de comités externes.

Créez des modes d’approbation de la signature pour les signataires, par exemple numériques, physiques ou scannés.

Exemple : vous autorisez certains signataires à vérifier des transactions à l’aide d’une signature numérique. Les autres signataires doivent utiliser des signatures physiques pour approuver les paiements de certains comptes bancaires.

Définissez des types de pouvoirs de signature pour les signataires, tels que les approbateurs uniques ou communs.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Cash Management :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Set Up: Signer	Les utilisateurs peuvent définir des travailleurs et des membres de comités externes comme signataires pour les pouvoirs de signature de compte bancaire.
Set Up: Secured Attachment for Signer	Les utilisateurs peuvent afficher les pièces jointes sécurisées des signataires.
Set Up: Bank Account Signatory Information	Les utilisateurs peuvent : Définir les types de pouvoirs de signature pour suivre le nombre de signataires nécessaires pour approuver les transactions. Vous pouvez définir un type de pouvoir de signature comme unique ou conjoint. Créer des modes de signature pour les signataires.
Set Up: Bank Account Signatory	Donne accès aux sous-domaines suivants : Set Up: Bank Account Signatory Information Set Up: Secured Attachment for Signer Set Up: Signer
Process: Bank Account Signatory	Les utilisateurs peuvent : Accéder aux rapports des pouvoirs de signature de compte bancaire et aux services Web. Modifier ou annuler les changements en attente des données du pouvoir de signature dans le cadre du processus de gestion Événement lié aux pouvoirs de signature de compte bancaire . Retirer des signataires de comptes bancaires spécifiques ou de tous les comptes bancaires affectés en même temps à l’aide de la tâche Mettre à jour en masse des pouvoirs de signature .

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement lié aux pouvoirs de signature de compte bancaire	Configurez ce processus de gestion pour créer ou modifier les pouvoirs de signature de compte bancaire acheminés pour évaluation et approbation.
Effectuer un changement lié à l’emploi Soumettre sa démission Fin d’emploi	Configurez ces processus de gestion Workday HCM pour recevoir des notifications quand des travailleurs changent de statut d’emploi (mutation, promotion, démission ou fin d’emploi par exemple). En fonction des changements, vous pouvez apporter les mises à jour nécessaires au pouvoir de signature correspondant. Modifiez les définitions du processus de gestion pour ajouter l’étape Service de paramètre substituable pour configuration d’étape suivant l’achèvement du processus de gestion. Ajoutez ensuite des notifications à cette étape avec leurs destinataires. L’étape Service de paramètre substituable pour configuration d’étape vous permet de configurer des notifications avant ou après une autre étape qui n’inclut pas les configurations.
Gérer l’adhésion à un comité	Configurez ce processus de gestion Workday HCM pour recevoir des notifications quand des membres de comités externes deviennent inactifs ou qu’ils mettent fin à leur adhésion à un comité. En fonction des changements, vous pouvez apporter les mises à jour nécessaires au pouvoir de signature correspondant. Modifiez la définition de processus de gestion pour ajouter l’étape Service de paramètre substituable pour configuration d’étape suivant l’achèvement du processus de gestion. Ajoutez ensuite des notifications à cette étape avec leurs destinataires. L’étape Service de paramètre substituable pour configuration d’étape vous permet de configurer des notifications avant ou après une autre étape qui n’inclut pas les configurations.

Production de rapports

Rapport ou tableau de bord	Éléments à prendre en compte
Exceptions de pouvoir de signature bancaire	Affichez les signataires inactifs toujours affectés à des comptes bancaires.
Rechercher des pouvoirs de signature de compte bancaire	Affichez les pouvoirs de signature de votre compte bancaire en fonction des détails du pouvoir de signature. Le rapport affiche tous les pouvoirs de signature du compte bancaire dans le statut Approuvé .
Rechercher des changements historiques dans les pouvoirs de signature de compte bancaire	Affichez tous les changements apportés aux pouvoirs de signature de compte bancaire entre les dates que vous avez précisées. Vous pouvez également filtrer les changements en fonction des attributs de pouvoir de signature appropriés. Exemple : vous utilisez le rapport à des fins d’audit pour vérifier que tous les changements apportés aux pouvoirs de signature ont été autorisés.
Afficher des signataires	Affichez tous les signataires que vous avez créés pour les ajouter comme pouvoirs de signature. Le rapport affiche les détails du signataire et indique si un signataire est associé à des documents.

Nous vous conseillons d’utiliser les sources de données suivantes pour créer des rapports personnalisés :

Bank Account Signatory Snapshots

: affiche l’historique des changements apportés aux pouvoirs de signature de compte bancaire.

Exemple : pour déterminer à quel moment les pouvoirs de signature de compte bancaire ont été ajoutés ou mis à jour, vous pouvez créer un rapport personnalisé qui intègre les données du pouvoir de signature à une date spécifique.

Bank Account Signatories

: affiche tous les pouvoirs de signature de compte bancaire.

Exemple : si vous utilisez des comptes bancaires à l’étranger, vous pouvez créer un rapport personnalisé pour finaliser les rapports sur les comptes bancaires et financiers à l’étranger (FBAR). Vous pouvez utiliser le rapport personnalisé pour identifier tous les signataires avec des soldes bancaires cumulés de 10 000 USD ou plus dans un intervalle de dates précis.

Signers

: affiche tous les signataires que vous pouvez suivre et gérer dans le cadre des exigences de rapport d’audit.

Intégrations

Service Web	Éléments à prendre en compte
Get Bank Account Signatories	Récupère les pouvoirs de signature de compte bancaire dans Workday en fonction des critères que vous avez définis. Vous pouvez ensuite exporter les informations sur le pouvoir de signature vers des systèmes tiers.
Get Signers	Récupère les signataires de Workday en fonction des critères que vous avez définis. Vous pouvez ensuite exporter les signataires vers des systèmes tiers.
Put Bank Account Signatory	Importe et crée des pouvoirs de signature de compte bancaire pour les comptes bancaires.
Put Signer	Importe et crée des signataires pour les comptes bancaires.
Submit Bank Account Signatory	Crée un événement pour les ajouts, les mises à jour ou les suppressions de pouvoirs de signature. Le soumet ensuite via le processus de gestion Événement lié aux pouvoirs de signature de compte bancaire pour évaluation et approbation.

Connexions et interactions

Vous utilisez les processus de gestion Workday HCM pour configurer les notifications de changements apportés aux signataires.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Concept: External Committee Members

Steps: Set Up Termination

Définir les comptes bancaires

Steps: Set Up Job Changes

Steps: Set Up Employee Resignation

The Next Level: Bank Account Signatories