Éléments à prendre en compte pour la définition : activités intersociétés au nom d’une société
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonction intersociétés au nom d’une société. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La fonction intersociétés au nom d’une société est une structure de comptabilité générale qui permet d’effectuer des transactions entre différentes entités au sein d’une organisation. Dans la fonction intersociétés au nom d’une société, une entité de l’organisation achète un bien ou un service et une autre entité de l’organisation paie pour celui-ci.
Avantages pour l’entreprise
Lorsque vous configurez votre locataire pour enregistrer les activités intersociétés directes, votre organisation peut générer les activités suivantes au nom d’une autre entité :
- Dettes
- Payables
- Créances
Cas d’utilisation
Vous pourriez devoir enregistrer une transaction comptable qui se produit entre au moins deux filiales ou sociétés multinationales au sein de votre organisation.
La fonction intersociétés vous permet d’enregistrer ces transactions sur :
- Écritures comptables.
- Transactions bancaires ad hoc.
- Les affectations.
- Comptabilité des actifs.
- Contrats de clients, factures et ajustements de factures.
- Paiements intersociétés.
- Paiements au nom d’une société.
- Comptabilité de la paie.
- Factures de fournisseurs et ajustements de factures.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous des filiales ou des sociétés multinationales? | Pensez à configurer des profils intersociétés.
Les profils intersociétés vous permettent d’enregistrer et de traiter ces transactions intersociétés. |
Avez-vous besoin de fournir des documents sources pour satisfaire aux exigences réglementaires? | Les transactions entre des sociétés de différents pays nécessitent souvent des documents sources pour satisfaire aux exigences réglementaires en matière de présentation de l’information financière.
Les transactions au nom d’une société ne génèrent pas de documents sources. Avant de configurer des transactions intersociétés, déterminez si vous devez définir des transactions intersociétés directes. |
Quels types de transactions vos filiales effectuent-elles normalement entre elles? | Les transactions que les sociétés au sein d’une organisation effectuent entre elles déterminent si vous devez structurer Workday pour des transactions intersociétés directes ou au nom d’une société.
Lorsque vous devez représenter des transactions dans lesquelles les sociétés exercent leurs activités comme un fournisseur et un client, configurez des transactions intersociétés directes. Vous pouvez configurer une société à la fois en tant que client et fournisseur d’une autre société. Lorsqu’une société traite les paiements et les factures à la place de la société qui fournit les biens et services aux clients, configurez des transactions intersociétés au nom d’une société. Lorsque les deux relations intersociétés s’appliquent à vous, configurez les deux. |
Comment vos sociétés utilisent-elles vos groupes de comptes? | Vous pouvez créer des liens intersociétés entre des sociétés uniquement lorsque ces sociétés utilisent le même groupe de comptes. Avant de configurer vos profils intersociétés, assurez-vous que les sociétés utilisent les groupes de comptes qui conviennent. |
Comment traitez-vous et réglez-vous vos transactions intersociétés? | Pour effectuer le règlement de vos transactions intersociétés, vous devez configurer ces options dans la tâche Modifier un profil intersociétés :
Si vous souhaitez enregistrer les encaissements intersociétés automatiquement, cochez la case Record Intercompany Receipts .Workday crée uniquement des encaissements pour les paiements intersociétés mis en correspondance avec une créance intersociétés. Workday ne tient pas compte des écritures comptables sans correspondance lors de la création automatique d’encaissements. Lorsque vous n’enregistrez pas automatiquement les encaissements, vous devez créer des encaissements manuels à utiliser dans vos lots de règlement à l’aide de la tâche Enregistrer un encaissement intersociétés . |
Comment configurez-vous vos affectations de rôles de sécurité? | Workday utilise la configuration de sécurité de la société à l’origine de la transaction pour déterminer qui peut consulter la transaction intersociétés. Exemple : la société qui crée l’écriture comptable détermine les exigences de sécurité liées à l’accès à la transaction intersociétés et à son traitement.
Lorsque votre société agit en tant que fournisseur, Workday utilise la configuration de sécurité du client dans la transaction initiale pour déterminer qui peut consulter la transaction intersociétés. Pensez à définir les affectations de rôles dans votre hiérarchie de sociétés pour satisfaire à vos exigences de sécurité si des utilisateurs doivent accéder aux deux côtés de la transaction intersociétés. |
Recommandations
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Règles d’inscription comptable | Configurez des règles distinctes pour les règles d’inscription comptable des dettes intersociétés et des créances intersociétés si vous souhaitez régler des transactions intersociétés. Des règles d’inscription distinctes permettent à Workday de créer les dettes et les créances nécessaires pour que vous puissiez exécuter le processus de règlement.
Si vous ne configurez pas de règles d’inscription comptable distinctes, vous pourriez avoir du mal à trouver des transactions intersociétés au nom d’une société sans correspondance au moment de clôturer vos périodes de grand livre. Si vous configurez à la fois des transactions intersociétés directes et des transactions intersociétés au nom d’une société, nous vous recommandons d’ajouter la dimension de la transaction intersociétés directe dans les règles d’inscription comptable des dettes intersociétés et des créances intersociétés . La dimension vous permet de fractionner les règles d’inscription comptable que vous utilisez pour les transactions intersociétés directes et au nom d’une société.Selon les types de transactions que vous utilisez, vous pourriez devoir également configurer des règles d’inscription comptable supplémentaires. Les règles d’inscription courantes incluent :
Si vous ne souhaitez pas comptabiliser les transactions intersociétés dans la trésorerie , vous pouvez configurer un compte bancaire temporaire pour enregistrer les coûts. Pensez à configurer le compte bancaire temporaire lorsque vous souhaitez réacheminer les transactions de règlement du compte temporaire vers un autre compte de grand livre. |
Calendriers comptables | Utiliser un calendrier comptable partagé pour les sociétés configurées pour les transactions intersociétés. Le calendrier comptable partagé peut être un calendrier principal ou un autre calendrier.
Le partage d’un calendrier comptable réduit le risque de création de transactions erronées à éliminer à l’aide d’une consolidation. |
Worktags des entités affiliées intersociétés | Activez les worktags des entités affiliées intersociétés dans les transactions intersociétés dont vous avez besoin. Nous vous recommandons aussi de créer des validations personnalisées qui obligent les utilisateurs à ajouter les worktags des entités affiliées sur les lignes de transaction connexes.
Les worktags des entités affiliées intersociétés aident à déterminer les sociétés qui doivent recevoir ou verser des sommes dans les transactions intersociétés. La définition de ces worktags permet à Workday d’éliminer des écritures dans les états financiers consolidés. Workday vous recommande également de configurer vos règles d’inscription comptable afin d’utiliser les worktags appropriés des entités affiliées intersociétés comme worktags résultants. Assurez-vous qu’une société ne crée pas de transactions intersociétés avec elle-même dans votre configuration. |
Conditions préalables
Avant de pouvoir créer des transactions intersociétés, vous devez :
- Ajoutez une étapeLancer un événement intersociétésà tous les processus de gestion que vous souhaitez utiliser pour les activités intersociétés.
- Créer des profils intersociétés pour toutes vos entités affiliées intersociétés dans la tâcheModifier le profil intersociétés d’une société.
- Configurer les règles d’inscription comptable pour les dettes et les créances intersociétés.
Limites
Avant de configurer les données intersociétés, tenez compte des limites suivantes :
- Si vous publiez des activités intersociétés dans des codes de livre qui ne sont pas inclus dans le code de livre commun, vous ne pouvez pas régler ces activités. Pour supprimer le solde intersociétés, effectuez une élimination.
- Si vous ne pouvez pas ajouter une étapeÉvénement intersociétésà un processus de gestion, Workday ne peut pas prendre en charge les transactions intersociétés pour cette activité.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer ces options de locataire dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
:Options | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Interdire les lignes de dettes/créances intersociétés lorsque les écritures s’équilibrent par société
| Lorsque vous cochez cette case, Workday ne génère pas de lignes de dettes et de créances intersociétés dans les écritures équilibrées par chaque société indiquée dans la ligne. |
Regrouper les lignes de dettes/créances intersociétés
| Réduit le nombre de lignes générées dans les écritures et affiche uniquement les lignes de dettes et de créances pour les transactions. Regroupe les montants des lignes de dettes ou de créances intersociétés avec les mêmes :
Workday ne comptabilise pas les dettes et les créances nettes dans la ligne de récapitulatif. |
Sélection d’entité affiliée intersociétés sans restriction
| Permet à toute société d’ajouter des sociétés avec des profils intersociétés valides en tant qu’entités affiliées intersociétés dans les lignes d’écriture. |
Copier les pièces jointes aux écritures comptables intersociétés
| Autorisez d’autres sociétés à accéder aux pièces jointes que vous ajoutez dans les écritures parentes intersociétés. Les autres sociétés peuvent consulter vos pièces jointes à partir de leurs écritures enfants intersociétés. Vous pouvez uniquement afficher les pièces jointes des sociétés avec un lien intersociétés configuré. |
Sécurité
Pour créer des activités intersociétés pour une autre société, vous devez configurer des rôles de sécurité pour l’activité dans l’autre société. Exemple : si vous êtes dans la société A et que vous souhaitez créer une activité intersociétés pour la société B, vous devez avoir un rôle de sécurité qui vous permet de créer également l’activité pour la société B.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Company Accounting dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Définissez des profils intersociétés. Vous avez besoin de profils intersociétés pour créer des transactions intersociétés. |
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Vous permet de définir les règles d’inscription comptable. Vous avez besoin de règles d’inscription comptable distinctes pour vos dettes et créances intersociétés lorsque vous souhaitez régler des soldes intersociétés. |
Processus de gestion
Configurez le processus de gestion
Événement lié à une écriture comptable
. Ajoutez l’étape de processus de gestion Lancer un événement intersociétés lié à une écriture comptable
, qui vous permet de créer des écritures comptables pour les transactions intersociétés au nom d’une société. Si votre société doit traiter et régler des transactions intersociétés au nom d’une société, configurez le processus de gestion
Événement lié au lot de règlement
.Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport sur les données intersociétés non équilibrées
| Décèle et résout des problèmes de déséquilibre intersociétés. |
Rapport sur les éliminations intersociétés non équilibrées
| Utilisez ce rapport pour rapprocher :
Le rapport par défaut s’exécute pour toutes les règles d’élimination, mais vous pouvez choisir de l’exécuter pour une règle spécifique. |
Rapprochement des dettes et des créances intersociétés
| Rechercher et réviser les montants non équilibrés des lignes d’écriture inscrites dans les grands livres des entités affiliées intersociétés qui restent à la fin de la période. Cela vous permet de repérer et de rapprocher tous les éléments intersociétés de chaque entité affiliée intersociétés, y compris les transactions mises en correspondance et sans correspondance. |
Espace de travail intersociétés
| Révise les activités intersociétés entre les sociétés avec un historique des paiements intersociétés, y compris les lignes d’écriture en cours, les encaissements non enregistrés et les lots de règlement. Permet de rechercher les montants restants qui sont dus à une société affiliée intersociétés ou provenant de celle-ci. |
Transactions intersociétés non réglées
| Recherche et révise des informations détaillées sur les transactions intersociétés non réglées. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Put Account Posting Rule Sets
| Récupère des informations détaillées sur les ensembles de règles d’inscription comptable configurés. |
Obtenir des profils intersociétés
| Récupère des informations détaillées sur les profils intersociétés configurés. Permet d’afficher des informations détaillées sur plusieurs profils intersociétés. |
Put Account Posting Rule Set
| Crée ou configure des ensembles de règles d’inscription comptable. Permet de définir plusieurs ensembles de règles d’inscription comptable à la fois. |
Charger le profil intersociétés
| Crée des profils intersociétés. Permet de définir plusieurs profils intersociétés à la fois. |
Connexions et interactions
Vous pouvez utiliser la fonction intersociétés au nom d’une société dans le cadre de nombreuses activités dans Workday. La fonction intersociétés étend les fonctionnalités existantes en vous permettant de générer des activités dans les comptes d’autres sociétés. Le profil intersociétés que vous configurez permet d’accomplir de nombreuses activités intersociétés dans Workday.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.