Éléments à prendre en compte pour la définition : attestation de l’effort

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de l’attestation de l’effort. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les organismes subventionnaires du gouvernement américain exigent que les bénéficiaires d’une subvention fédérale certifient leurs efforts pour la durée de leurs subventions. Ainsi, les organismes subventionnaires ne paient que l’effort lié aux subventions et les bénéficiaires respectent leurs engagements en matière d’efforts à l’égard des subventions.

L’attestation de l’effort dans Workday vous permet de générer et d’acheminer des rapports d’attestation de l’effort en fonction des informations de la paie.

Avantages pour l’entreprise

L’attestation de l’effort dans Workday vous aide à :

Éviter les traitements manuels en ayant toujours des informations à jour sur la paie et la supervision pour un travailleur et une période de travail.

Assurez-vous que l’affectation des coûts de la paie d’un travailleur reflète le temps réel consacré à un projet.

Facturer à vos organismes subventionnaires le bon montant de rémunération des travailleurs pour le travail effectué.

Mettre à jour une piste d’audit des commentaires de révision et d’approbation, des réponses à des sondages sur les changements liés à l’effort et des énoncés d’attestation pour chaque effort.

Cas d’utilisation

Permettre aux chercheurs d’attester de leurs propres efforts et de ceux de leurs assistants de recherche.

Permettre aux administrateurs des subventions de réviser et d’approuver des milliers d’attestations de l’effort deux fois par année.

Permettre aux administrateurs de la paie d’apporter des ajustements comptables à la paie lorsque l’effort de travail d’un travailleur change par rapport à l’affectation initiale.

Permet aux gestionnaires d’attestation de l’effort de récertifier un effort, car la paie du travailleur a changé depuis la dernière certification de l’effort.

Permettre aux administrateurs désignés pour des services de fournir un soutien aux travailleurs de leur service qui doivent passer en revue et certifier les efforts.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Quand devez-vous certifier les efforts de vos travailleurs?	Workday vous permet de préciser un intervalle de dates pour votre attestation de l’effort en fonction des exigences de votre attribution ou de l’organisme subventionnaire. Vous pouvez créer un rapport d’attestation de l’effort dès que vous avez finalisé la paie du travailleur pour l’intervalle de dates.
Quels efforts de travailleurs devez-vous certifier?	Vous pouvez exécuter l’attestation de l’effort pour un seul travailleur par nom ou pour un groupe de travailleurs en fonction des éléments suivants : Les worktags de la paie pour la période de l’effort. Le groupe de composantes de la paie de la paie des travailleurs. Le profil d’emploi ou d’autres règles de conditions.
Qui peut passer en revue le rapport d’attestation de l’effort?	Lorsque vous configurez le processus de gestion Attestation de l’effort de Workday, vous pouvez affecter les étapes de révision, d’attestation et d’approbation à des groupes de sécurité précis au sein d’une organisation. Vous pouvez configurer davantage le type d’attestation de l’effort pour acheminer les étapes de révision et d’approbation à des organisations précises, telles que : Les affectations organisationnelles ou les services d’attache des postes principaux des travailleurs. Les centres de coûts dans les lignes d’effort auxquelles vous imputez les efforts. Les centres de coûts dans les lignes d’effort contenant des worktags de subvention. Pour les travailleurs dont l’emploi a pris fin, vous pouvez configurer le processus de gestion pour acheminer les étapes de révision et d’approbation vers des rôles dans les dernières organisations de supervision ou centres de coûts des travailleurs.
Souhaitez-vous afficher un aperçu des résultats de l'attestation de l'effort avant de lancer l'attestation de l'effort?	Le rapport d’attestation de l’effort pro forma vous permet de prévalider les résultats de l’attestation de l’effort et de vous préparer à tout changement des coûts de la paie avant d’exécuter l’attestation de l’effort. Vous pouvez l’utiliser pour éliminer les surprises et vous aider à budgétiser les dépenses liées à la paie avant de lancer l’attestation de l’effort. Vous pouvez exécuter le rapport d’attestation de l’effort pro forma par rapport aux chiffres réels associés à la paie ou aux obligations.
Devez-vous procéder à des ajustements comptables de la paie lorsqu’il y a une modification de l’attestation de l’effort?	Vous pouvez configurer le processus de gestion Attestation de l’effort de Workday pour lancer un ajustement comptable de la paie après qu’un responsable de la révision ou un certificat a modifié une affectation de l’effort.
Comment voulez-vous gérer les attestations de l’effort qui sont devenus obsolètes?	Si un changement survient dans la paie après que vous avez attesté de l’effort d’un travailleur pour la même période de paie, votre attestation de l’effort peut être obsolète. Workday vous permet de détecter les attestations de l’effort obsolètes et de les recertifier. Lorsque vous recertifiez une attestation de l’effort, Workday : Annule l’attestation de l’effort initiale. Crée une nouvelle attestation de l’effort à sa place. Associe les attestations de l’effort initiales et les nouvelles attestations de l’effort.
Avez-vous besoin de réviser plusieurs attestations de l’effort ou de les certifier au nom d’autres personnes?	Workday fournit des domaines de sécurité permettant aux utilisateurs d’effectuer différentes tâches concernant les attestations de l’effort. Vous pouvez accorder à un groupe de sécurité l’accès aux domaines suivants selon que l’utilisateur a besoin : Accès en lecture seule aux attestations de l’effort. Pour réviser, certifier ou approuver les attestations de l’effort individuelles. Pour réviser, certifier ou approuver plusieurs attestations de l’effort simultanément, au moyen de la soumission en masse.
Voulez-vous personnaliser le texte d’attestation de l’effort?	Vous pouvez personnaliser le texte d’attestation auquel vos travailleurs acceptent lorsqu’ils certifient leurs efforts. Vous pouvez également créer les questions du sondage auxquelles les évaluateurs répondent lorsqu’ils apportent un changement à une attestation de l’effort. Workday conserve les énoncés d’attestation et les réponses aux questions du sondage dans le rapport d’attestation de l’effort à des fins d’audit.
Comment souhaitez-vous gérer les attestations de l’effort qui vous sont affectées?	Workday fournit un espace de travail où vous pouvez gérer les attestations de l’effort en dehors de Mes tâches. Vous pouvez : Sert à afficher les attestations de l'effort auxquelles vous avez accès. Effectuer des actions sur les attestations de l’effort qui sont en attente d’une action dans la file d’attente. Attester des attestations de l’effort pour le compte de tiers. Trier, filtrer et rechercher des attestations de l’effort.
Comment voulez-vous afficher l’attestation de l’effort?	Workday affiche l’attestation de l’effort dans une vue composite que vous pouvez configurer pour : Incorporez un rapport personnalisé dans un onglet agrégé. Masquer, afficher ou réorganiser les onglets. Regrouper ou sous-total par objets de gestion précis. Afficher les worktags associés à un effort. Afficher les montants de rémunération en plus des pourcentages.
Voulez-vous joindre des pièces à votre rapport d’attestation de l’effort?	Vous pouvez ajouter des pièces jointes à un rapport d’attestation de l’effort lorsque vous : Apportez une modification à l’attestation de l’effort au cours de l’étape de révision ou d’attestation du processus de gestion. Ajoutez ce rapport à l’attestation de l’effort après avoir certifié et approuvé le rapport d’attestation de l’effort.
Comment fournissez-vous des rapports d’attestation de l’effort à vos organismes subventionnaires?	Lorsque vous devez fournir des rapports d’attestation de l’effort à votre organisme subventionnaire, Workday vous permet d’imprimer les rapports ou de les exporter vers des feuilles de calcul Excel.

Recommandations

Workday vous recommande ce qui suit :

Configurez l'utilisation des worktags pour la dimension d'attestation de l'effort
afin d'inclure tous les types de worktags utilisés dans l'affectation des coûts de la paie
.

Utilisez des worktags complets dans le type d’attestation de l’effort pour rendre persistants les worktags de la paie dans les lignes d’attestation de l’effort.

Lorsque vous exécutez l’attestation de l’effort, sélectionnez la structure de société utilisée dans la comptabilité de la paie afin que Workday puisse associer l’attestation de l’effort à la bonne société dans la paie.

Recertifiez les attestations de l’effort avec le même accès de sécurité que l’utilisateur qui a lancé les attestations de l’effort initiales, pour vous assurer que Workday ne détecte que les changements valides de la paie.

Exigences

Pour exécuter l’attestation de l’effort, vous devez :

Ont finalisé la paie du travailleur pour la période de l’effort.

Ne pas avoir d’attestation de l’effort d’exécution pour le même type d’attestation de l’effort, le même travailleur et le même intervalle de dates.

Ne pas exécuter simultanément une autre attestation de l’effort avec le même type d’attestation de l’effort, le même travailleur et un intervalle de dates qui se chevauchent.

Limites

Vous ne pouvez pas lancer le processus d’attestation de l’effort ou recertifier un effort lorsque la comptabilisation de la paie pour la période de l’effort est en cours. Attendez la finalisation de la paie avant de lancer ou de recertifier vos attestations de l’effort.

Pour modifier certains paramètres du type d’attestation de l’effort, vous devez d’abord annuler toutes les attestations de l’effort non annulées de ce type.

Vous ne pouvez pas définir les critères utilisés par Workday pour marquer une attestation de l’effort comme étant obsolète.

En raison d’une limitation actuelle de Workday, les conditions de validation des étapes ne s’afficheront pas dans le processus de gestion Attestation de l’effort
.

Configuration du locataire

Vous pouvez accéder à la tâche

Modifier la configuration du locataire - Paie

pour activer la comptabilité de la paie pour les éléments suivants :

Dépassement du plafond de salaire.

L’autre méthode d’imputation des coûts pour les dates de début et de fin des subventions pour les attributions.

Comptabilité intersociétés.

Pour regrouper vos lignes d’attestation de l’effort par subvention et par programme, vous devez pouvoir marquer vos affectations de coûts de la paie avec des worktags de subvention et de programme. Accédez à la tâche

Mettre à jour l’utilisation de worktags

et ajoutez les types de worktags Subvention
et Programme
à l’élément pouvant être marqué d’un worktag

Affectation des coûts de la paie

Sécurité

Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Core Payroll :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Set Up : Effort Certification	Donne accès aux tâches, aux rapports et aux données liés à la configuration de l’attestation de l’effort. Permet d'annuler l'attestation de l'effort existante pour une société et un type d'attestation de l'effort.
Process: Effort Certification	Donne accès aux tâches et aux rapports d’attestation de l’effort. Cela est limité aux groupes fondés sur les utilisateurs et aux groupes fondés sur les rôles de société ou de hiérarchie de sociétés.
Reports : Attestation de l’effort	Donne accès aux rapports liés à l’attestation de l’effort. Cela est limité aux groupes fondés sur les utilisateurs et aux groupes fondés sur les rôles de société ou de hiérarchie de sociétés.
Reports: Manager (Attestation de l’effort)	Donne accès à l’attestation de l’effort par organisation, principalement pour les gestionnaires de l’organisation.
View: Effort Certification	Permet aux utilisateurs d'afficher les attestations de l'effort dans lesquelles ils ont un rôle.
Attestation de l'effort	Donne accès aux rapports d’attestation de l’effort en fonction des affectations d’organisations des travailleurs associées au poste principal. Workday fournit ce domaine en mode Interrompu . Activez la politique de sécurité du domaine avant de l’utiliser.
Manage: Effort Certification Work Area	Fournit un accès en lecture seule aux attestations de l'effort dans l'aperçu de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Interrompu . Activez la politique de sécurité du domaine avant de l’utiliser.
Process: Effort Certification Work Queue	Donne accès au processus de gestion Attestation de l’effort à partir de la file d’attente de l’espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Interrompu . Activez la politique de sécurité du domaine avant de l’utiliser.
Process: Soumettre en masse des attestations de l'effort	Ce domaine donne accès aux actions de soumission en masse dans la file d'attente de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Interrompu . Activez la politique de sécurité du domaine avant de l’utiliser.
Process: Pro Forma Effort Certification	Donne accès aux tâches, aux rapports et aux données liés aux éléments suivants : Attestation de l’effort pro forma. Attestation de l’effort pro forma pendant la recertification.
Données sur les travailleurs : Worktag de poste et d'employé	Pour rendre persistants les worktags de nom et de poste des employés des lignes de paie aux lignes d’attestation de l’effort. La sécurité de ce domaine est nécessaire pour : Assurez-vous que, lorsque vous récertifiez un effort, Workday ne détecte pas de fausses différences en raison de l’absence de worktags. Lorsque vous modifiez un effort, Workday lance les ajustements comptables de la paie avec le montant proposé correct.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Attestation de l’effort	Configurez ce processus de gestion pour affecter les étapes de révision, de certification et d’approbation aux groupes de sécurité appropriés dans votre organisation. Vous pouvez également déterminer à quelle organisation les étapes de révision et d’approbation sont acheminées en configurant le type d’attestation de l’effort : Affectations organisationnelles du poste principal du travailleur. Les organisations auxquelles vous imputez l’effort.
Créer des ajustements comptables de la paie pour l'attestation de l'effort	Pour lancer des ajustements comptables de la paie après un changement de l’effort, ajoutez ce sous-processus au processus de gestion Attestation de l’effort après l’étape Achèvement.

Éléments à prendre en compte

Attestation de l’effort

Configurez ce processus de gestion pour affecter les étapes de révision, de certification et d’approbation aux groupes de sécurité appropriés dans votre organisation. Vous pouvez également déterminer à quelle organisation les étapes de révision et d’approbation sont acheminées en configurant le type d’attestation de l’effort :

Affectations organisationnelles du poste principal du travailleur.

Les organisations auxquelles vous imputez l’effort.

Créer des ajustements comptables de la paie pour l'attestation de l'effort

Pour lancer des ajustements comptables de la paie après un changement de l’effort, ajoutez ce sous-processus au processus de gestion Attestation de l’effort
après l’étape Achèvement.

Production de rapports

Pour afficher les rapports disponibles pour l’attestation de l’effort, accédez au rapport Workday Standard Reports
et sélectionnez la catégorie de rapport Attestation de l’effort
.

Workday affiche l’attestation de l’effort et les rapports pro forma dans des vues composites. Vous pouvez configurer les vues composites pour incorporer un rapport personnalisé, afficher ou masquer certains onglets et classer les onglets en fonction de vos préférences.

Intégrations

Service Web	Éléments à prendre en compte
Codes de motif de changement d'attestation de l'effort	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer des codes de motif qui décrivent les changements apportés par les évaluateurs aux attestations de l’effort.
Types d'attestations de l'effort	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer des types d’attestations de l’effort.
Textes d'attestation de l'effort	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer les énoncés d’attestation que les travailleurs utilisent pour certifier leurs efforts.

Connexions et interactions

Interaction	Éléments à prendre en compte
Comptabilité générale	La certification de l’effort utilise des worktags de comptabilité générale dans les lignes de l’effort. La comptabilité générale fournit également le worktag de subvention dans l’affectation des coûts de la paie et la feuille de temps que Workday utilise pour répartir l’effort.
HCM	Fournit des données liées à l’employé et à l’emploi pour l’attestation de l’effort, telles que : Nom, statut et profil d’emploi de l’employé. Les affectations organisationnelles du poste principal de l’employé.
Payroll	Lorsqu’un responsable de la révision d’attestations de l’effort apporte une modification qui affecte la paie, vous devez procéder à des ajustements comptables dans la paie pour refléter le changement. Payroll fournit également : Chiffres réels et obligations associés à la paie pour les rapports d’attestation de l’effort et pro forma. Groupe de composantes de la paie qui détermine la population de travailleurs dans un type d’attestation de l’effort.
Time Tracking	L’attestation de l’effort reçoit l’attestation horaire de Time Tracking.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Concept : attestation de l’effort pour la paie

Concept : espace de travail - Attestation de l’effort

Étapes : gérer l’attestation de l’effort

Référence : rapports d’attestation de l’effort