Concept : affiliés universitaires
Les affiliés universitaires sont des personnes qui travaillent dans un établissement d’enseignement, mais qui n’ont pas de relation d’emploi avec cet établissement. Il s’agit généralement de professeurs invités, d’universitaires, de membres du personnel enseignant clinique ou d’autres membres du personnel administratif. Dans Workday, les affiliés universitaires existent uniquement dans le cadre de nominations universitaires. Les affiliés universitaires sont titulaires de nominations universitaires, mais ne sont pas rémunérés et n’ont pas de poste ou d’affectation d’organisation de supervision.
Créer des affiliés
Vous pouvez créer des affiliés universitaires lorsque vous accédez au processus de gestion
Ajouter une nomination universitaire
en tant que processus autonome. Pour créer des affiliés, vous devez avoir les autorisations du domaine Set Up: Academic Affiliate
. L’option
Créer un affilié universitaire
vous permet de saisir les noms, les renseignements personnels, les coordonnées, les identifiants et les photos d’un affilié avant d’ajouter les détails de la nomination. Quand vous créez des affiliés, le pays que vous sélectionnez dans l’onglet
Nom légal
détermine les champs disponibles pour Nom légal
, Coordonnées
et Renseignements personnels
.Vous pouvez sélectionner la définition du numéro d’affilié à utiliser avec le champ
Définition d’identifiant pour le numéro d’affilié universitaire
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM
.Si vous faites une erreur lors de la création des affiliés universitaires, vous pouvez annuler des événements incomplets et utiliser la tâche
Supprimer un affilié universitaire
sur les nominations incomplètes. Pour supprimer des affiliés, vous devez avoir les autorisations du domaine Affiliate Data: Invalid Affiliate
.Ajouter le statut d’affilié aux employés dont l’emploi a pris fin ou à la retraite
Utilisez la tâche
Ajouter le statut d’affilié universitaire au travailleur
lorsqu’un employé dont l’emploi a pris fin ou à la retraite poursuit avec vous une relation universitaire dans le cadre d’une nomination d’affiliation universitaire. Mettez fin à toutes les nominations universitaires d’un travailleur dont l’emploi a pris fin avant d’ajouter le statut d’affilié universitaire. Vous pouvez uniquement ajouter le statut d’affilié aux travailleurs dont l’emploi a pris fin ou à la retraite qui avaient déjà une nomination, mais qui n’étaient pas des affiliés.Configurez l’action de lancement
Ajouter le statut d’affilié universitaire au travailleur
dans la politique de sécurité de processus de gestion Ajouter une nomination universitaire
dans le domaine fonctionnel Academic Faculty. Pour accéder à la tâche, vous devez être titulaire d’un rôle dans l’entité universitaire ou la hiérarchie d’entités universitaires.Vous pouvez utiliser l’identifiant d’un travailleur dont l’emploi a pris fin comme numéro d’affilié lorsque vous ajoutez le statut d’affilié à un travailleur dont l’emploi a pris fin ou à la retraite en sélectionnant la case à cocher
Réutiliser le numéro de travailleur pour le numéro d’affilié universitaire
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM
. Cela facilite le suivi de l’historique complet d’un employé universitaire.Accès aux affiliés
L’accès à l’affichage des affiliés universitaires est sécurisé de manière contextuelle au moyen de l’entité universitaire pour leur voie de nomination :
- Affiliés actifs : rôle dans l’entité universitaire dans laquelle l’affilié a une nomination actuelle.
- Affiliés inactifs : rôle dans l’entité universitaire dans laquelle l’affilié avait une nomination historique.
- Affiliés sans nomination (actuelle ou historique) : membre d’un groupe de sécurité ayant accès au domaineAffiliate Data: Invalid Affiliate.
Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter l’accès aux renseignements suivants concernant les affiliés universitaires :
- IDs.
- Noms.
- Renseignements personnels.
Afficher les affiliés
Vous pouvez utiliser le préfixe de recherche afl: pour limiter vos résultats aux affiliés universitaires.
Workday ajoute les étiquettes suivantes après les noms des affiliés universitaires :
- (Affilié). Indique que l’affilié a au moins une nomination active.
- (Affilié) – InactifIndique qu’un affilié universitaire n’a plus de nomination active.
- (Affilié) – Sans nomination. Indique qu’aucune nomination n’a été affectée à l’affilié universitaire. Un affilié n’a pas de nomination si le processus de gestionAjouter une nomination universitairea été annulé, retiré ou n’est pas terminé après la création de l’affilié. Vous devez avoir les autorisations du domaineAffiliate Data: Invalid Affiliatepour consulter les affiliés non valides.
Les profils d’affiliés sont similaires aux profils de travailleurs et peuvent inclure les groupes de contenu suivants :
- Aperçu
- Coordonnées
- Personnel
- Universitaire
- Comités
Mettre à jour les renseignements sur l’affilié universitaire
Après avoir créé un affilié, vous pouvez ajouter ou mettre à jour les informations suivantes à partir de son profil :
- Certifications
- Adhésions à des comités
- Détails du contact
- Education
- Contacts en cas d’urgence
- IDs
- Noms
- Renseignements personnels
- Affiliations professionnelles (institution d’origine ou entité commerciale)
- Énoncés au sujet de talents
La valeur associée au pays de l’affilié détermine les coordonnées et les renseignements personnels que vous pouvez modifier pour un affilié existant.
Configurez les définitions de processus de gestion suivantes dans la hiérarchie d’entités universitaires principale ayant des rôles pour les actions du processus de gestion, et non une hiérarchie servant uniquement à la production de rapports :
- Gérer les attestations/certificats
- Gérer les études
- Gérer les affiliations professionnelles
Vous pouvez modifier la photo de l’affilié à l’aide du menu d’actions connexes
Modifier la photo d’un affilié universitaire
ou la tâche connexe.Si vous souhaitez saisir des données supplémentaires pour les affiliés universitaires, utilisez la tâche
Créer un objet personnalisé
. Vous pouvez ensuite effectuer le suivi de ces informations en sélectionnant dans le menu des actions connexes d’un affilié. Sécurité des affiliés
Les affiliés ayant une nomination universitaire actuelle deviennent automatiquement membres des groupes de sécurité Affilié universitaire pour lui-même et Tous les affiliés universitaires.
Les affiliés peuvent également avoir un compte Workday. Vous pouvez inclure le sous-processus
Créer un compte Workday
dans le processus de gestion Ajouter une nomination universitaire
.Vous pouvez autoriser les affiliés à mettre à jour leurs propres informations en configurant le groupe de sécurité Affilié universitaire pour lui-même sur les domaines suivants :
- Self-Service: Certifications
- Self Service: Education
- Libre-service : Nom
- Self-Service: Personal Data
- Libre-service : Affiliations professionnelles
Affiliés en tant que titulaires de rôles
Vous pouvez affecter des affiliés en tant que titulaires de rôles dans les types d’organisations suivants afin qu’ils puissent participer aux processus de gestion :
- Entité universitaire
- Hiérarchie d'entités universitaires
- Comité
- Organisation de supervision
Vous ne pouvez pas affecter des affiliés universitaires au rôle de responsable prédéfini par Workday.