Cuestiones relativas a la configuración: retenciones de alumnos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las suspensiones de alumnos. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Las retenciones de alumnos son bloqueos que se colocan en procesos, como la inscripción en clases o la recepción de ayuda financiera. La retención está en vigor hasta que el alumno resuelva el motivo de la retención.
Las retenciones de alumnos en Workday constan de tres atributos:
- Motivo de retención, como pagos atrasados o libros de biblioteca vencidos.
- Tipo de retención, como la no elegibilidad para inscribirse en más clases o recibir un expediente académico.
- Contexto de suspensión, como el bloqueo de un proceso para todas las instituciones o una institución subordinada.
Beneficios para la empresa
Con las retenciones de alumno, puede hacer lo siguiente:
- Cree motivos de retención que sean exclusivos de su institución y ayuden a aplicar sus políticas institucionales.
- Configure varios tipos de retención para un motivo de retención, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo.
- Defina la seguridad segmentada por motivos de suspensión. Asegúrese de que los usuarios adecuados tengan acceso para crear, aplicar, sustituir y eliminar motivos de espera.
- Aplicar automáticamente retenciones masivas a grupos de alumnos en función de los criterios que defina. Las retenciones masivas eliminan la necesidad de crear retenciones individuales para cada alumno.
- Defina procesos de gestión con aprobaciones y notificaciones, lo que le permitirá gestionar las retenciones de manera eficiente.
Ejemplos de uso
Puede aplicar una retención de inscripción o de graduación si un alumno:
- Tiene un saldo vencido.
- No declara una especialidad en su último año.
- Falta a clases.
- Tiene calificaciones bajas o reprobatorias.
- No cumple con las políticas de la universidad.
- Falta verificación federal.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué motivos de espera desea configurar? | Alinee los motivos de espera con sus políticas institucionales.
Asegúrese de que:
|
¿Qué tipos de retención funcionan mejor por los motivos que ha configurado? | Los procesos que desea bloquear por el motivo de suspensión. Ejemplo: puede impedir que los alumnos que tengan libros de biblioteca vencidos se registren en más clases y obtengan un expediente académico. |
¿En qué contexto desea aplicar retenciones? | El contexto de un tipo de retención. Ejemplo: puede impedir que un alumno se registre en clases en todas las instituciones o solo en una institución. |
¿Cómo desea configurar la seguridad de las retenciones? | Para proteger las retenciones, tenga en cuenta qué grupos pueden:
Puede utilizar la seguridad segmentada para proteger los motivos de retención. Considere si desea crear grupos de seguridad segmentados para crear y gestionar distintos motivos de suspensión. |
¿Cuándo desea utilizar las retenciones masivas o individuales? | Puede hacer lo siguiente:
|
¿Necesitaría sustituir una retención para un periodo temporal específico? | Tenga en cuenta las excepciones basadas en circunstancias especiales.
Conceda acceso a un subconjunto más pequeño de usuarios para eliminar y sustituir retenciones. |
Recomendaciones
- Añada nuevos motivos de retención a un segmento de seguridad. Solo los grupos configurados en la política de seguridad del dominio o del proceso de gestión tienen acceso al nuevo motivo. Solo los usuarios que tengan acceso al segmento de seguridad no verán los nuevos motivos de espera.
- Cree un segmento comodín y conceda a los grupos acceso a ese segmento. Workday adopta el acceso de seguridad más amplio del usuario. Sea moderado con el acceso de seguridad que otorga a los grupos no segmentados.
- Alinee el acceso de seguridad en el dominioAccess Hold Reasonsy los procesos de gestión Sustituciónde asignación de retención de alumnoyEliminación de evento de retención de alumno.
- Configure sus grupos de seguridad segmentados directamente en el proceso de gestión. Puede hacerlo porque el motivo de retención inicia los procesos de gestión.
- Cuando configure grupos de seguridad en la política de proceso de gestión, tenga en cuenta lo siguiente:
- Los grupos basados en usuarios tienen acceso para sustituir o eliminar cualquier asignación de retención.
- Los grupos basados en rol tienen acceso para sustituir o eliminar cualquier asignación de retención. Para sustituirlos o eliminarlos, tengan un rol en la unidad académica o en el nivel académico asociado al motivo de suspensión de la asignación.
- Los grupos basados en segmentos tienen acceso para sustituir o eliminar cualquier asignación de retención por cualquier motivo en su segmento seguro.
- Defina un proceso de revisión para las retenciones masivas.
- Asegúrese de que el informe personalizadoEjecuciones de gestión de operaciones masivasse ejecute en 5 minutos; de lo contrario, se agota el tiempo de espera.
Requisitos
Sin efectos.
Limitaciones
No puede aplicar una retención de expediente a un alumno activo o a un expediente académico histórico. Evitar las retenciones de expedientes de alumnos activos o registros académicos históricos le permite gestionar fácilmente alumnos en más de una institución.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Security
Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Action Items and Holds:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Acceder a motivos de retención
| Otorga acceso a motivos de retención desde la lista de valores Motivo de retención en el proceso de gestión Solicitud de retención de alumno .
Puede añadir cualquiera de los siguientes tipos de grupo de seguridad al dominio:
Asegúrese de que el usuario que configura la tarea Gestión de operaciones masivas pueda consultar los motivos de retención pertinentes. |
Gestionar: aplicación de retenciones
| Tenga en cuenta quién puede aplicar una retención por qué motivo de retención. Ejemplo: un tesorero de la oficina de ayuda financiera puede aplicar una retención de pago, mientras que alguien de la oficina de admisiones puede aplicar una retención de registro.
Determinar quién tiene acceso a la tarea Actualización de retención de alumno para poder editar una retención.Active el acceso para los usuarios que tienen acceso al motivo de retención. |
Definición: motivos de retención
| Determine qué usuarios pueden crear motivos de retención.
Para limitar el acceso a los motivos de retención, configure la seguridad segmentada. |
Definición: segmentos de motivo de retención
| Evalúe qué grupos o usuarios pueden crear y gestionar segmentos de seguridad por motivos de retención.
Si un usuario o grupo puede crear motivos de retención, concédale acceso para incluir esos motivos en un segmento de seguridad. Mientras crea nuevos motivos de retención, evalúe si desea añadirlos a segmentos de seguridad nuevos o existentes. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Descripción |
|---|---|
Evento de solicitud de retención de alumno
| Aplica una retención en una cuenta de alumno. |
Evento de finalización de elemento de acción
| Define un elemento de acción para cargar documentos y enviar para aprobaciones, si está configurado. |
Sustitución de retención de asignación de alumno
| Permite sustituir temporalmente la asignación de retención. |
Eliminación de evento de retención de alumno
| Elimina la retención de la cuenta de alumno. |
Informes
Nombres de informe | Descripción |
|---|---|
Búsqueda de motivos de retención de alumno
| Le permite consultar todas las retenciones, incluidas las inactivas, por niveles académicos, unidad académica y tipos de retención. |
Búsqueda de alumnos con retenciones
| Le permite consultar los alumnos por tipos de retención y motivos de retención. |
Consulta de retenciones activas
| Le permite consultar las reservas activas de un alumno. |
Consulta de retenciones resueltas
| Le permite consultar las suspensiones resueltas de un alumno. |
Consulta de ejecuciones de retención de aplicación masiva programadas
| Le permite consultar las ejecuciones programadas cuando Workday aplica varias retenciones mediante Gestión de operaciones masivas. |
Consulta de ejecuciones masivas programadas de eliminación de retención
| Le permite consultar las ejecuciones programadas cuando Workday elimina varias retenciones mediante Gestión de operaciones masivas. |
Integraciones
Puede utilizar estas operaciones de servicio web para obtener más información y aplicar suspensiones de alumnos y motivos de suspensión:
- Obtención de asignaciones de retención de alumno
- Obtención de motivos de retención de alumno
- Cargar asignación de retención de alumno
- Motivo de retención de alumno
Puede utilizar los siguientes servicios web para asignar elementos de acción relacionados con retención a alumnos en un sistema de terceros y transferir sus respuestas a Workday:
- Obtención de eventos de elemento de acción finalizados
- Evento de transferencia de elemento de acción finalizado
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.