Consideraciones de definición: planes de interacción con alumnos

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los planes de interacción de los alumnos. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Un plan de interacción de alumno agrupa elementos de interacción, como notificaciones o correos electrónicos, y los envía a los destinatarios en horas programadas.

Beneficios para la empresa

Los planes de interacción con los alumnos le permiten ahorrar tiempo y esfuerzo al permitirle programar con antelación elementos de interacción relacionados. También le ofrecen la flexibilidad de personalizar los destinatarios de los elementos de interacción. Para ello, puede utilizar:

Informes personalizados para definir los públicos destinatarios de alumnos a los que se aplican los planes de interacción.

Tipos de destinatario para enviar elementos de interacción a personas afiliadas a los alumnos del público destinatario, como padres o recomendadores.

Reglas de condición para enviar elementos de interacción individuales a subconjuntos de la audiencia.

Ejemplos de uso

Entre los ejemplos de uso de los planes de participación de los alumnos se incluyen los siguientes:

Marketing para una campaña de reclutamiento de alumnos Anuncie su institución, envíe mensajes de bienvenida a los candidatos potenciales que se pongan en contacto con usted, invítelos a presentar una solicitud y recuérdeles los plazos de solicitud.

Recordar a los alumnos los próximos plazos de inscripción.

Complementar notificaciones de otros marcos. Ejemplo: cuando se configura, Workday notifica a los alumnos cuando se desembolsan sus concesiones de ayuda financiera. Puede utilizar un plan de interacción para enviar correos electrónicos de seguimiento que recuerden a los alumnos que deben aceptar sus primas.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿A qué públicos destinatarios necesita enviar elementos de interacción?	Cada plan de interacción admite un solo público destinatario de alumno, y puede utilizar reglas de condición de alumno para restringir el público destinatario de elementos de interacción individuales. Considere la posibilidad de crear públicos de alumnos lo más amplios posible para aumentar las opciones de cada elemento y reducir el número de planes que debe mantener.
¿Tiene previsto utilizar reglas de condición de alumno para restringir el público destinatario de los elementos de interacción individuales?	Cuando cree una regla de condición de alumno, asegúrese de que la categoría y la unidad académica de la regla de condición sean coherentes con las del plan de interacción.
¿Con cuántos destinatarios se siente cómodo recibiendo un elemento de compromiso al mismo tiempo sin aprobación?	Puede especificar un umbral de destinatario para los planes de compromiso, que es el número de destinatarios por encima de los cuales Workday requiere aprobación antes de enviar elementos de compromiso. Los umbrales de destinatario le dan más control sobre las comunicaciones muy visibles y le ayudan a evitar enviar comunicaciones erróneas a un gran número de destinatarios. Puede configurar un umbral por defecto para su institución, así como umbrales personalizados para los planes de interacción.
¿Qué tipos de direcciones de correo electrónico es probable que tengan sus destinatarios? (Ejemplos: Institucional, Personal, Trabajo)	Puede priorizar los tipos de correo electrónico a los que un plan de interacción envía correos electrónicos. Cuando un destinatario tiene varias direcciones de correo electrónico en Workday, Workday envía correos electrónicos al primer tipo de correo electrónico aplicable en la lista de prioridades. El destinatario no recibirá correos electrónicos duplicados en cada dirección aplicable. Cuando un destinatario no tiene ninguno de los tipos de correo electrónico priorizados, no recibirá correos electrónicos del plan de interacción aunque tenga otros tipos de correo electrónico en Workday.
¿Tiene previsto enviar elementos de interacción impresos?	Solo puede enviar elementos de interacción impresos a personas cuyo tipo de destinatario sea Alumno. Workday no envía los elementos de interacción impresos a los destinatarios directamente. En su lugar, cuando se ejecuta el plan de interacción, Workday envía una tarea a Mis tareas del coordinador de correo. El coordinador de correo es responsable de imprimir y enviar por correo los elementos de compromiso impresos.
¿Con qué frecuencia debe ejecutarse un plan de interacción?	Cuando se ejecuta un plan de interacción, Workday evalúa todos los elementos de interacción que contiene y todo el público destinatario de alumnos. A continuación, Workday envía los elementos de interacción activos que los destinatarios elegibles todavía no han recibido. Para optimizar el rendimiento, evalúe la frecuencia con la que realmente necesita ejecutar el plan y considere la posibilidad de ejecutarlo solo con la frecuencia necesaria. Muchas comunicaciones pueden ejecutarse una vez al día, mientras que otras pueden necesitar ejecutarse varias veces al día. Los elementos urgentes pueden requerir ejecuciones incluso más frecuentes, como cada 15 minutos.
¿Cuándo deberían ejecutarse los planes de interacción?	Puede programar una ejecución de interacción que evalúe todos los planes de interacción de su institución de forma periódica. Workday recomienda configurar solo un horario para toda la institución. También puede configurar programas para planes de interacción individuales que necesiten distintas frecuencias de ejecución. Para optimizar el rendimiento, evite programar ejecuciones de interacción una hora antes o después de la orquestación de trabajo por noche de alumno. La orquestación de trabajo por noche de alumno comienza a las 01:00:00 en su huso horario, o a la hora del Pacífico si no ha configurado un huso horario para su entorno de cliente.

Recomendaciones

Cree públicos destinatarios de alumnos lo más amplios posible sin dejar de alcanzar las metas de los planes de interacción. Siempre puede restringir el público destinatario de un elemento de interacción individual en un plan, pero no puede expandirlo. Los públicos amplios de alumnos reducen el número de planes de interacción que debe crear y mantener.

Evite crear públicos destinatarios de alumnos basados en búsquedas guardadas. Solo el creador de una búsqueda guardada puede acceder a ella y, si el creador abandona la institución, la búsqueda guardada se vuelve inaccesible.

Configure un umbral de destinatario para su institución con el fin de evitar enviar comunicaciones por error a un gran número de destinatarios.

Para optimizar el rendimiento, programe los planes de interacción para que se ejecuten solo con la frecuencia necesaria y evite programar ejecuciones 1 hora antes o después de la orquestación de trabajo nocturno de alumno.

Requisitos

Sin efectos.

Limitaciones

Sin efectos.

Definición de entorno de cliente

En la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones

, configure varios parámetros de notificación para todo el entorno de cliente, entre los que se incluyen:

Una

configuración de SMTP por defecto

para las notificaciones de correo electrónico.

Una regla de ruta de alumno para notificaciones push.

Security

Dominio	Consideración
Dominio Manage: Student Audiences en el área funcional Campus Engagement.	Le permite crear, editar, desactivar y eliminar públicos destinatarios de alumnos.
Dominio Set Up: Student Eligibility Rules en el área funcional Academic Advising	Le permite crear y editar reglas de condición de alumno.

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideración
Evento de plan de interacción	Le permite crear, editar y copiar planes de interacción con los alumnos.
Evento de mensaje de alumno	Le permite crear, editar y copiar mensajes de alumno.
Evento de ítem impreso de alumno	Le permite crear, editar y copiar elementos de compromiso impresos.
Evento de asignación de ítem de compromiso impreso	Le permite consultar, enviar y notificar a los usuarios sobre los elementos de interacción de alumno impresos.

Informes

Puede utilizar los siguientes informes para realizar un seguimiento de los elementos de interacción, los planes de interacción y las ejecuciones de interacción:

Búsqueda de elementos de interacción de alumno

Búsqueda de planes de interacción con alumnos

Consulta de ejecuciones de interacción de alumno programadas

Integraciones

Puede utilizar los siguientes servicios web para importar y exportar públicos destinatarios de alumnos:

Obtener público destinatario de alumno

Put Student Audience

Conexiones y puntos de contacto

Función	Consideración
Diseñador de notificaciones	Puede utilizar plantillas de notificación para personalizar el formato y el diseño de los mensajes de los alumnos.
Workday Studio	Puede utilizar Workday Studio para crear formatos de gestión personalizados y utilizarlos en los elementos impresos de interacción de alumno.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Referencia: orquestación de trabajo nocturno de alumno