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Última actualización: 2024-03-08
Pasos: gestión de pertenencias a cohortes de alumnos para expedientes académicos

Pasos: gestión de pertenencias a cohortes de alumnos para expedientes académicos

  • Cree cohortes de alumnos.
  • Confirme o solicite acceso a los expedientes académicos de los alumnos cuya afiliación desea gestionar.
Puede gestionar cuándo y qué alumnos pertenecen a sus cohortes, lo que garantiza que la pertenencia represente con precisión el propósito de las cohortes a lo largo del tiempo. La gestión de la pertenencia a cohortes le ayuda a:
  • Organice de manera flexible y precisa sus poblaciones de alumnos para poder apoyarlos mejor.
  • Asegúrese de que Workday aplique el proceso posterior a los alumnos correctos.
Ejemplo: puede aplicar cálculos de forma selectiva solo a los alumnos cuyo registro de informe pertenezca activamente a una cohorte en la fecha inicial estándar del periodo académico.
Puede hacer lo siguiente:
  • Añada un alumno a una o varias cohortes.
  • Añadir varios alumnos a una cohorte.
  • Eliminar a un alumno de una o varias cohortes
  • Eliminar varios alumnos de una cohorte.
  • Edite cuando cambie el estado de pertenencia del alumno en la cohorte.
  • Cree recopilaciones de cohortes basadas en tipos de cohortes.
  • Actualizar manualmente las cohortes en función de los criterios para que la pertenencia incluya solo a los alumnos que actualmente cumplen los criterios.
  • Aplicar sustituciones temporales a pertenencias para cohortes basadas en criterios.
Cuando añade o elimina alumnos manualmente de una cohorte basada en criterios, Workday aplica los cambios como sustituciones. Puede especificar sustituciones temporales seleccionando una fecha inicial y final para añadir o eliminar un alumno. Workday ya no evalúa el expediente académico en función de los criterios de inclusión o eliminación de la cohorte después de las fechas que especifique.
Un alumno es miembro activo de una cohorte solo cuando uno o varios de sus expedientes académicos pertenecen actualmente a la cohorte.
  • Introducción de un alumno en cohortes
    1. Acceda
      a la tarea Introducción de alumno en cohorte
       .
    2. Seleccione cuándo comienza el alumno a ser miembro de las cohortes seleccionadas.
    3. Para especificar una sustitución temporal, seleccione una opción para añadir al alumno
      en una fecha específica
      .
      Workday evalúa al alumno para la pertenencia a cohorte basada en criterios después de la fecha que seleccione.
      En el caso de los alumnos con varios expedientes académicos, seleccione solo los expedientes académicos que desea añadir.
      Seguridad: dominio
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       en el área funcional Academic Advising.
  • Eliminación de un alumno de cohortes
    1. Acceda a la tarea
      Eliminación de alumno de cohorte
       .
    2. Seleccione esta opción cuando el alumno ya no pertenezca a las cohortes seleccionadas.
    3. Para especificar una sustitución temporal, seleccione una opción para eliminar al alumno
      en una fecha específica
      .
      Workday evalúa al alumno para eliminarlo de la pertenencia a la cohorte basada en criterios después de la fecha que seleccione.
      En el caso de los alumnos con varios expedientes académicos, seleccione solo los expedientes académicos que desea eliminar.
      Seguridad: dominio
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       en el área funcional Academic Advising.
  • Introducción o eliminación de varios alumnos de una cohorte
    1. Acceda al informe
      Búsqueda de expedientes académicos
       .
      Puede filtrar los resultados por facetas.
      Seguridad: dominio
      Reports: Academic Records
       en el área funcional Student Records.
    2. Seleccione a un alumno o a todos los alumnos de los resultados.
    3. Haga clic
      en Añadir expedientes académicos a cohorte
       o
      en Eliminar expedientes académicos de cohorte
      .
      Seguridad: dominio
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       en el área funcional Academic Advising.
    4. Seleccione una
      cohorte de alumnos
      .
    5. Si desea especificar una sustitución temporal para añadir o eliminar expedientes académicos, seleccione una opción para
      Fecha específica
      .
    6. Revise la notificación en la página de notificaciones.
      Profundice en los resultados de los registros académicos que Workday añadió o eliminó correctamente.
  • Concesión de un rol de recopilación de cohortes
    Puede dar acceso a otros administradores para crear cohortes, en función de los tipos de cohortes. Para ello, cree un nuevo grupo de seguridad basado en rol para el rol de recopilación de cohortes.
    Puede permitir que un usuario asignado a rol en un grupo de cohortes realice las siguientes acciones:
    • Crear y mantener cohortes en sus colecciones.
    • Mantener la pertenencia de los alumnos que actualmente pertenecen a cohortes en sus colecciones.
    También puede conceder a los usuarios asignados a rol el mismo acceso que configura para los roles en las cohortes activando el rol para las colecciones de cohortes.
    A continuación, puede conceder acceso a los administradores para añadir alumnos a los que todavía no tienen acceso a través de un rol en la cohorte o en el grupo de cohortes. Ejemplo: configure el acceso a un rol en el dominio
    Student Data: Student Profile
     para permitir que los administradores añadan alumnos solo a las cohortes que gestionan.
    Los administradores con un rol en una colección de cohortes pueden utilizar la
    opción Creación de cohorte de alumnos para colección
     para crear cohortes solo para los tipos de cohortes de la colección.
    Seguridad: dominio
    Manage: Student Cohorts in Collections
     en el área funcional Academic Advising.
  • Reprogramación de cambios en la pertenencia de un alumno a una cohorte (opcional)
    1. Acceda a la tarea
      Edición de pertenencia a cohorte de alumnos
       .
    2. Reprogramar los cambios existentes en la pertenencia de un alumno para que Workday represente con precisión su estado en una cohorte a lo largo del tiempo.
      Seguridad: dominio
      Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
       en el área funcional Academic Advising.
  • Actualización de pertenencia a cohorte basada en criterios (opcional)
    1. Seleccione
      Student Cohort
      Update Cohort Membership
       en el menú de acciones relacionadas de una cohorte de alumnos basada en criterios.
    2. En el caso de las cohortes basadas en criterios, actualice la pertenencia para que solo pertenezcan a la cohorte los alumnos que se ajusten actualmente a los criterios.
      Workday lleva a cabo lo siguiente:
      • Actualiza inmediatamente la pertenencia a la cohorte.
      • Mantiene el estado de pertenencia de los registros académicos que ya ha aplicado como sustituciones.
      Seguridad: dominio
      Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
       en el área funcional Academic Advising.
Workday aplica el proceso que usted configura para que se produzca en función de los cambios en la pertenencia a cohortes. Ejemplo: Workday actualiza los expedientes académicos a los que pueden acceder los usuarios asignados a rol de cohorte. Los permisos que otorga a los roles en las cohortes solo sirven para acceder a los expedientes académicos que se encuentran actualmente en la cohorte.
Puede utilizar los siguientes informes para verificar los cambios en la pertenencia a cohortes:
  • Alumnos activos en cohorte
     en el perfil de cohorte de alumno para los cambios de pertenencia que ha programado para que se apliquen inmediatamente o en el pasado.
  • Asignaciones de pertenencia a cohorte futura
     en el perfil de una cohorte de alumno manual para cambios de pertenencia que ha programado para el futuro.
  • Sustituciones de asignación de pertenencia a cohorte
     en el perfil de una cohorte de alumnos basada en criterios. Consulte las sustituciones en la columna
    Acción
     .
  • Consulte el historial de cohortes de alumno para alumno
     para alumnos individuales. Consulte las sustituciones en la columna
    Acción
     .