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Última actualización: 2024-10-04
Importación de datos

Importación de datos

Envíe un caso de atención al cliente para activar el
Importador de datos
.
Puede crear contratos, proyectos o proveedores en Workday Strategic Sourcing (WSS) y actualizar los datos existentes en WSS mediante el
Importador de datos
. También puede cargar los códigos de mercancías que usted y sus proveedores utilizan.
Workday recomienda probar las importaciones de datos en su entorno de pruebas porque no puede eliminar datos de forma masiva en WSS.
  1. Seleccione
    Navegar por
    el importador de datos
    .
  2. Descárguese la plantilla que corresponda para el tipo de datos que desea importar:
    • Códigos de mercancías
    • Contratos
    • Opciones personalizadas
    • Proyectos
    • Proveedores
  3. Introduzca y guarde sus datos en la plantilla descargada. Mientras completa este paso, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Ficha Diccionario de datos
    Detalla la configuración de los parámetros de la cuenta para utilizarla como referencia a la hora de rellenar fichas.
    Plantilla Códigos de mercancías
    Cada fila representa un registro nuevo o las actualizaciones de un registro existente a medida que va añadiendo datos que importar.
    Si tiene Workday y Strategic Sourcing, Workday recomienda configurar los códigos de mercancías en Workday y exportar la lista mediante EIB. A continuación, puede transferir sus códigos de mercancías a la plantilla del importador de datos para cargarlos en WSS.
    Plantilla Contratos
    Cada fila representa un registro nuevo o las actualizaciones de un registro existente a medida que va añadiendo datos que importar. Esta plantilla contiene fichas adicionales para lo siguiente:
    • Hitos
    • Partes interesadas
    • Proveedores
    También puede importar contratos en una jerarquía. Consulte Importación de contratos con una jerarquía de contratos.
    Plantilla de opciones personalizadas
    Los campos personalizados que se pueden importar a Strategic Sourcing se enumeran en la columna
    Nombre de campo
     de la ficha
    Opciones personalizadas
     de la plantilla. Las opciones actuales se enumeran junto al nombre de campo correspondiente. Para añadir una nueva opción de campo personalizado, añada el nombre del campo en una nueva fila y la nueva opción. Añada cada nueva opción a una nueva fila.
    Introduzca
    Añadir
     o
    Eliminar
     en una opción de la columna
    Acción
     . No puede eliminar opciones que se estén utilizando actualmente en Strategic Sourcing.
    Debe existir un campo personalizado en la configuración de su empresa antes de intentar importar sus opciones. Los nombres de campo distinguen entre mayúsculas y minúsculas y deben coincidir con lo que se utiliza en Strategic Sourcing.
    Plantilla de proyectos
    Cada fila representa un registro nuevo o las actualizaciones de un registro existente a medida que va añadiendo datos que importar. Esta plantilla contiene fichas adicionales para lo siguiente:
    • Hitos
    • Ahorro
    • Partes interesadas
    • Proveedores
    Al añadir o actualizar datos de ahorro, los importes de ahorro se suman por línea. No puede cambiar los datos de ahorro existentes mediante el
    Importador de datos
    .
    Plantilla Proveedores
    Cada fila representa un registro nuevo o las actualizaciones de un registro existente a medida que va añadiendo datos que importar.
    Cuando tiene activado el formulario de incorporación estándar, se muestran más fichas. Las fichas
    Países
     y
    Regiones
     funcionan como diccionarios de datos para las siguientes fichas:
    • Teléfonos
    • Cuentas bancarias
    • IDs fiscales
    Solo tiene que rellenar estas fichas si no se ha integrado con Workday. Puede utilizar Supplier Connector para rellenar esta información desde Workday en Strategic Sourcing.
    • Cuando elimina columnas, se producen errores de validación. Puede dejar las columnas en blanco si no hay valores que proporcionar.
    • Al importar datos para actualizaciones, los campos que se dejen en blanco en la hoja de cálculo cargada no eliminarán los datos existentes.
    • Al crear nuevos registros, deje las columnas
      ID de contrato
       o
      ID de proyecto
       en blanco.
    • Cuando introduzca datos para un campo de selección múltiple, separe varios valores con un punto y coma.
    • Recomendamos que los nombres de contrato y proyecto sean exclusivos por registro. En los nombres de contrato y proyecto duplicados no se valida nada.
  4. Para añadir archivos adjuntos a registros de contratos y proyectos, añada el nombre del archivo o la carpeta a la columna
    Archivos adjuntos
     de la fila del registro en la plantilla (opcional). Mientras realiza esta tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Single attachment file
    Puede preparar archivos adjuntos individuales de dos maneras:
    • Añadiendo el nombre y la extensión del archivo a la columna
      Archivos adjuntos
      . Ejemplo: nombredearchivo1234.pdf.
    • Colocando un solo archivo en una carpeta y añadiendo el nombre de la carpeta a la columna
      Archivos adjuntos
      .
    Multiple attachment files
    Colocando todos los archivos en una carpeta y añadiendo el nombre de la carpeta a la columna
    Archivos adjuntos
    .
    Los nombres de la columna
    Archivos adjuntos
     deben coincidir exactamente con el nombre del archivo o la carpeta que vaya a importar. El nombre de cada elemento que se vaya a cargar debe ser exclusivo. Cada archivo o carpeta solo puede tener un tamaño máximo de 5 GB. Solo puede cargar un archivo o carpeta por registro.
  5. Para cargar los datos en WSS, haga clic en
    Iniciar nueva importación
    . Mientras termina de cargarse, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cargar tipo
    Cuando actualiza los datos existentes, WSS solicita una clave principal de datos para editarlos. Utilice el ID de sistema en WSS como clave principal.
    Al cargar opciones personalizadas, seleccione
    Añadir nuevos datos
    .
    Tipo de datos
    Seleccione el tipo de datos que vaya a importar.
  6. Para validar sus datos, haga clic en
    Continuar para editar datos
    .
  7. Haga clic en
    Iniciar validación
     para validar todos los datos en WSS antes de cargar los datos de importación.
  8. Si la validación no contiene ningún error, WSS muestra en la página la marca de verificación
    Datos validados
    .
    • WSS resalta las filas con errores detectados en rojo en la tabla de datos. Desplácese por las columnas para ver los errores específicos. Al hacer clic en la celda roja de una columna, una ventana muestra el error que se ha producido.
    • Para corregir los errores, puede editar directamente el archivo de Excel o hacer clic en
      Actualizar datos
       para exportar un archivo de Excel. Esta exportación presenta una lista de los errores en una columna llamada
      Errores de validación
       en cada ficha que contiene datos.
  9. Para adjuntar documentos a registros de contratos y proyectos dentro del proceso de importación, haga clic en
    Cargar archivos adjuntos
     (opcional).
    1. Añada todos los archivos adjuntos individuales y carpetas de archivos adjuntos a un solo archivo ZIP. El tamaño de este archivo no puede superar los 5 GB.
    2. Seleccione el archivo ZIP que desee cargar.
    3. Una vez cargados los archivos adjuntos, haga clic en
      Iniciar validación
       para validarlos.
    Algunos programas utilizan algoritmos propietarios para crear archivos ZIP que pueden no ser compatibles con Strategic Sourcing, como los archivos ZIP creados con Microsoft Windows Explorer. Strategic Sourcing admite archivos ZIP creados con estas herramientas populares, que incluyen, entre otras, las siguientes:
    • 7-Zip (gratis y de código abierto)
    • PeaZip (gratis y de código abierto)
    • WinRAR
    • WinZip
    • Bandizip
    • Buscador de MacOS
  10. Una vez resueltos los errores de validación, haga clic en
    Actualizar datos
     (opcional).
    1. Haga clic en
      Cargar datos rectificados
      .
    2. Haga clic en
      Iniciar validación
       para identificar todos los errores que persistan.
  11. Cuando finalice la validación, haga clic en
    Iniciar importación de datos
    . A continuación, haga clic en
    Iniciar importación
    .
    • Workday recomienda efectuar una importación de prueba con un subconjunto de datos para comprobar que estos se reflejen fielmente una vez importados a WSS.
    • El proceso de importación continúa ejecutándose si sale de la página o cierra la pestaña del navegador.
    • No puede importar ninguna fila con errores de validación. La importación se muestra como
      Error en la importación
       en el
      Importador de datos
      , pero WSS sí que importa las filas válidas.
  12. Para revisar los datos a medida que WSS los importa, seleccione
    Navegar
    Informes
     y consulte el conjunto de datos (opcional). Los nuevos registros se muestran en la visualización
    de tabla
     a medida que se ejecuta la importación.