Pasos: creación de programas y cuotas de órdenes de compra para contratos de proveedor
- Cree y apruebe un contrato de proveedor.
- Configure el proceso de gestiónEvento de programa de orden de compra de contrato de proveedory la política de seguridad para los programas de órdenes de compra.
- Seguridad: defina el dominioProcess: Supplier Contract - Purchase Orderen el área funcional Supplier Contracts.
Puede generar órdenes de compra programadas creando programas de contrato de proveedor y configurando cuotas. También puede definir varios programas para contratos de proveedor e incluir distintas líneas en cada programa.
- Acceda a la tareaCreación de programa de órdenes de compra para contrato de proveedory seleccione elContrato de proveedorpara el programa.
- Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:OpciónDescripciónPrograma en esperaMarque esta opción para retener el procesamiento de órdenes de compra. La casillaPrograma en esperano está disponible para contratos de arrendamiento.MétodoSeleccione uno de estos métodos para las cuotas de contrato que no sean contratos de activos arrendados:
- Personalizadopara personalizar sus propias cuotas.
- Cuota definida
- Seleccione esta opción para especificar los importes dePrimerayÚltimacuota.
- Reste los importes de la primera y la última cuota del total del programa en el programa.
- Divida el saldo restante del total de líneas de contrato incluido en este programa entre las cuotas restantes. Introduzca ese importe en el campoOrdinario.
- Distribución equitativa
En el caso de los contratos de activos arrendados, Workday selecciona automáticamenteAmortizadopara los tipos de arrendamiento financiero yDistribución equitativapara los tipos de arrendamiento operativo.Distribuir porSeleccioneCantidadoImportepara especificar cómo distribuir las líneas de contrato.En el caso de los contratos de arrendamiento, solo puede distribuir líneas de contrato por importe.En el caso de las órdenes de compra, puede distribuir por cantidad.FrecuenciaSeleccione una frecuencia para generar cuotas.En el caso de los contratos de arrendamiento, Workday rellena automáticamente el valor que ha introducido en el campoFrecuencia de pagode la cabecera del contrato de proveedor.Fecha inicial de programaciónSeleccione la fecha de inicio de generación de cuotas.En el caso de los contratos de arrendamiento, Workday utiliza las fechas que ha introducido en los camposFecha inicialyFecha finalde la cabecera del contrato de proveedor.Introduzca unNúmero de cuotaso seleccione unaFecha finalpara especificar la fecha de finalización de las cuotas.Opciones de fechaSeleccione unaFecha definidaoun Día de mespara determinar la fecha de la primera cuota.Cuando selecciona unaFecha inicial de línea de contratopara un programa con varias líneas de contrato, Workday utiliza la primera fecha inicial de las líneas de contrato.Cuando selecciona unaFecha de nota de recepciónpara un programa con varias notas de recepción, Workday utiliza la fecha de nota de recepción más antigua.Volver a generar cuotas automáticamenteSeleccione esta opción para volver a generar automáticamente las cuotas que no se utilizan para transacciones de orden de compra después de aprobar las modificaciones de contrato de proveedor.No puede generar modificaciones para contratos de arrendamiento.Envío automático de programasSeleccione esta opción para enviar programas y cuotas regeneradas automáticamente.Si no selecciona esta opción, los programas permanecen con el estadoBorradordespués de que se aprueben las modificaciones del contrato de proveedor.Selección de líneas de contratoSeleccione líneas de contrato para añadirlas al programa.En el caso de los contratos de arrendamiento, Workday selecciona automáticamente todas las líneas de contrato para que el principal y los intereses sean precisos. - Haga clic enGuardar y continuarpara abrir el informeConsulta de programación de órdenes de compra.Para modificar el programa o las cuotas, excepto en el caso de los contratos de arrendamiento, seleccioneCambioen las acciones relacionadasPrograma de proveedor. Solo puede cambiar los programas de proveedor antes de generar órdenes de compra.
- Para crear una orden de compra manual a partir de las cuotas programadas, acceda a la tareaCreación de órdenes de compra para cuotas de contrato de proveedory seleccione el mismo contrato de proveedor que el programa.Las órdenes de compra creadas a partir de cuotas están vinculadas al contrato de proveedor. El saldo restante y los totales consumidos se muestran en el análisisTransacciones de gastode la cabecera del contrato de proveedor.
- Si desea crear órdenes de compra para cuotas programadas de contratos de proveedor, acceda a la tareaProgramación de creación de orden de compra a partir de cuotas de contratoy seleccione unaFrecuencia de ejecución. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:OpciónDescripciónDías naturales antes de fecha programadaIntroduzca el número de días antes de la fecha programada para generar documentos. Asigne el tiempo adecuado para que los aprobadores revisen los documentos.Vista previa de cuota para criteriosSeleccione esta opción para revisar las cuotas que coincidan con los criterios seleccionados.En la fichaProgramación, cumplimente los camposCriterios de periodicidad diariayRango de periodicidad.
- Las cuotas programadas crean órdenes de compra cuando un usuario aprueba la programación.
- Cuando crea manualmente una orden de compra a partir de un contrato de tipo factura programado, se rellenan automáticamente las condiciones de pago del contrato en la orden de compra.
Emitir órdenes de compra a proveedores para su satisfacción.