Consideraciones de definición: proceso de nómina para la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de FLSA. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Cuando se configura, Workday procesa la nómina de conformidad con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) para pagar a los empleados la tarifa requerida por las horas extra. Ejemplo: los empleados no exentos que trabajan más de 40 horas a la semana deben recibir un pago por horas extra equivalente a 1,5 veces su tarifa de pago habitual.
Hay ocasiones en las que un empleado recibe una paga adicional por un periodo de trabajo, como un bonus. Introduzca ese bonus como entrada de pago y proporcione las fechas de cobertura. El bonus se suma a la tarifa de pago por horas utilizada para calcular la prima de horas extra. Workday puede hacer lo siguiente automáticamente:
- Ajustar la tasa ordinaria de la FLSA en cada periodo de trabajo de la FLSA afectado por el bonus.
- Vuelva a calcular cualquier prima de horas extra.
- Pague la diferencia.
El proceso de nómina FLSA de Workday permite:
- Periodos de trabajo FLSA que cruzan periodos de pago.
- Resultados de nómina manuales y bajo demanda para acumular por periodo de trabajo FLSA
- Procesamiento retroactivo de bonus elegibles según FLSA.
Beneficios para la empresa
Workday FLSA le permite:
- Dedique menos tiempo a calcular manualmente las tasas FLSA.
- Aumentar la precisión del proceso FLSA.
- Reducir la necesidad de correcciones.
Ejemplos de uso
Cuando se configura, Workday calcula la FLSA para los siguientes tipos de periodo de trabajo:
Duraciones de periodo de trabajo | Empleados |
|---|---|
7 días | Trabajadores en una semana laboral estándar de 40 horas y 7 días |
14 días | Trabajadores sanitarios con una semana laboral estándar de 80 horas y 14 días. |
7 días a 28 días | Trabajadores de seguridad pública, como policías y bomberos, cuyas semanas laborales pueden oscilar entre 7 y 28 días. Cada duración de semana laboral tiene un número de horas y un umbral de horas extra distintos.
Este tipo de periodo de trabajo requiere que utilice Workday Time Tracking o una aplicación de seguimiento de tiempo de terceros. Requiere la capacidad de calcular las horas extra basadas en periodos. |
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Su sector está sujeto a las reglas FLSA para una semana laboral estándar de 7 días y 40 horas? | Puede utilizar el tipo de periodo de trabajo distribuido por Workday Semana laboral estándar de 7 días . Cuando el empleado envía horas extra, Workday calcula las horas extra en función de los periodos de trabajo de 7 días. Ejemplo: un empleado notifica 40 horas ordinarias y 7 horas extra. Workday calcula 7 horas extra con prima en función de las reglas de horas extra de la FLSA y procesa la nómina en consecuencia. |
¿Su sector es sanitario y está sujeto a la regla FLSA 8/80? | Utilice la semana de trabajo estándar de 14 días distribuida por Workday . Cuando el empleado envía horas extra, Workday calcula las horas extra en función de un periodo de trabajo de 14 días. Ejemplo: un trabajador sanitario trabaja 56 horas en la primera semana y 27 horas en la segunda semana, para un total de 83 horas. Workday calcula 3 horas extra con prima y procesa la nómina en consecuencia. |
¿Trabaja en el sector de la seguridad pública, como la policía o los bomberos, donde las semanas laborales van de 7 a 28 días? | Cuando el empleado envía horas extra, Workday hace referencia a tablas que contienen los umbrales de horas extra preceptivos por ley para las semanas de trabajo de cada duración. A continuación, Workday calcula las horas extra y procesa la nómina en consecuencia.
Ejemplo: por normativa, los bomberos que trabajan en una semana laboral de 21 días tienen un umbral preceptivo por ley de 159 horas. Los agentes de policía que trabajan en una semana laboral de 21 días tienen un umbral preceptivo por ley de 128 horas. Workday hace referencia al umbral para la semana laboral de 21 días, calcula las horas extra para las horas trabajadas por encima de 128 y procesa la nómina en consecuencia. |
Recomendaciones
Defina su aplicación de seguimiento de tiempo para generar informes de horas ordinarias y horas extra. Ejemplo: cuando un empleado trabaja 48 horas en una semana laboral, la aplicación de seguimiento de horas notifica 40 horas ordinarias y 8 horas extra.
En su lista de control anual de fin de año, asegúrese de crear calendarios de periodos de trabajo FLSA para el año siguiente.
Cuando hay un cambio de grupo de pago a mitad de periodo y añade una entrada de pago con fechas de cobertura que incluye ambos grupos de pago; debe finalizar el bono en ciclo y pagar el bonus en un ciclo fuera de ciclo a la posición y al grupo de pago actuales del trabajador.
A la hora de determinar la elegibilidad para un cálculo relacionado, se recomienda utilizar la elegibilidad del trabajador o un elemento de compensación específico en lugar de añadir complejidad adicional al cálculo relacionado. Esto es así independientemente de si su cálculo incluye campos numéricos o no numéricos.
Procese la nómina en un orden de fechas secuencial en función de las fechas inicial y final del periodo de pago. Utilice la fecha inicial y final de cobertura para procesar un bonus (periodo actual o anterior). Esto garantiza que el bonus se asigne a los subperiodos FLSA correspondientes y cree las diferencias de ajuste de prima, si procede. Ejemplo: como administrador de nómina, usted:
- Ejecute y finalice un cálculo de pago para un trabajador para el periodo de pago del 02/10/2022 al 15/10/2022.
- Pague un bonus anual entre su próximo ciclo en el periodo de trabajo del 13/06/2021 al 11/06/2022.
Cuando revierte una nómina finalizada anteriormente, elimine manualmente la diferencia en el periodo actual. Ejemplo: puede actualizar las horas mediante un bloque de horas cuando haya una corrección en las horas del trabajador.
Cuando necesite actualizar un componente de pago FLSA después de haber finalizado los resultados de nómina; Workday recomienda crear una nueva instantánea con fecha efectiva y:
- No edite la instantánea con fecha efectiva existente para la percepción FLSA.
- No añada ni elimine los grupos de componentes de pago FLSA con fecha no efectiva para la percepción.
Automatice la actualización de sus calendarios de periodos de trabajo FLSA mediante la tarea
Programación de actualización de calendario de periodos de trabajo
. Requisitos
Para los cálculos de horas extra de seguridad pública, debe tener Workday Time Tracking o una aplicación de seguimiento de horas de terceros. La aplicación de seguimiento de tiempo debe tener la capacidad de calcular las horas extra basadas en periodos.
El valor retroactivo finalizado debe tener un resultado de objetivo. Si no lo hace, afectará negativamente al cálculo de la FLSA para ese periodo. Puede identificar a los trabajadores sin un resultado de objetivo mediante el
Informe de proceso de cálculo retroactivo
y seleccionando la casilla Mostrar solo trabajadores con resultados retroactivos no extraídos
.Limitaciones
Workday solo calcula las fechas de cobertura que se remontan a la fecha en la que ha activado los ajustes FLSA.
Cuando un periodo de pago abarca varios periodos FLSA, los importes brutos en curso no crearán subperiodos FLSA. Workday paga el importe bruto total en el primer periodo FLSA.
Al crear una percepción de bonus FLSA:
- Hacer referencia directamente al importe introducido en la entrada de pago o en el pago único como basado en importe y no basado en tasa con porcentajes.
- No puede utilizar un cálculo relacionado ni un cálculo relacionado con un componente de pago.
Workday no admite FLSA para trabajadores que tienen una posición de asignación internacional en EE. UU.
La compra de vacaciones y permisos no debe considerarse elegible según FLSA.
La tarea
Programación de actualización de calendario de periodos de trabajo
solo marca los calendarios de periodos de trabajo FLSA definidos para caducar en un plazo de 90 días a partir de la fecha actual. Ejemplo: si la fecha actual es el 01-06-2025 y su calendario FLSA está configurado hasta el 01-01-2026, la tarea no le notifica de forma proactiva la fecha de caducidad del calendario.Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Dominio Process: Run Batch Calculations (Payroll Calculation) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios consultar y procesar cálculos por lotes para nómina. |
Dominio Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios crear y modificar percepciones y deducciones. |
Dominio Set Up: Payroll (FLSA) - USA en el área funcional USA Payroll. | Permite a los usuarios crear y modificar la configuración y las percepciones de FLSA. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Cambios en calendario FLSA por trabajador
| Utilice este informe para consultar los trabajadores que cambiaron los calendarios FLSA para periodos de pago finalizados o en curso por:
|
Estado de proceso FLSA para grupo de trabajadores
| Utilice este informe antes de ejecutar la nómina para asegurarse de que la configuración sea correcta. Indica si el periodo está sincronizado con el periodo de trabajo FLSA.
Utilícela después de procesar la nómina para consultar los resultados y verificar el estado de cualquier trabajador. |
Registro de nómina
| Utilice este informe para revisar los datos por fechas de subperiodo. |
Resultados de cálculo de pago para grupo de trabajadores
| Utilice este informe para revisar los datos por fechas de subperiodo. |
Consulta de calendario de periodos de trabajo FLSA
| Utilice este informe para revisar la definición de periodos de trabajo para un calendario FLSA. |
Consulta de reglas de calendario de periodo de trabajo FLSA
| Utilice este informe para revisar las reglas FLSA para el proceso de nómina, sus condiciones y los calendarios que las utilizan. |
Integraciones
Sin efectos.
Conexiones y puntos de contacto
Puntos de contacto | Consideraciones |
|---|---|
compensación | Los planes de compensación se vinculan a elementos de compensación, que a su vez se vinculan a las percepciones de nómina. Sin la configuración adecuada, los importes de compensación no se transferirán a la nómina.
Los planes de compensación, con sus respectivos importes, están asociados a los empleados. Esta información se transfiere a la nómina para su proceso. Asegúrese de configurar correctamente las reglas de elegibilidad para los planes. Ejemplo: puede seleccionar la casilla Activar fechas de cobertura en Planes de pago único . |
Seguimiento de tiempo | El tipo de periodo de trabajo de 7 a 28 días requiere que utilice una de las siguientes opciones:
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Diferencias retroactivas de cambio de entidad fiscal actual | Cuando Workday reenvía el pago retroactivo, incluidas las primas de horas extra, en un pago bajo demanda con las entidades fiscales del periodo de origen; puede pagar ajustes posteriores de prima de horas extra en la nómina en ciclo utilizando las entidades fiscales del periodo actual. |
Posiciones de proceso de nómina | Al configurar la posición de proceso de nómina para varios trabajadores de puesto:
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Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.