Consideraciones de definición: ubicaciones y jerarquías de ubicaciones
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de ubicaciones y jerarquías de ubicaciones. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Las ubicaciones y las jerarquías de ubicaciones son atributos geográficos de los objetos de Workday.
Beneficios para la empresa
Las ubicaciones le permiten definir, realizar un seguimiento y generar informes sobre los atributos geográficos de los objetos de Workday. Ejemplos:
- Husos horarios y configuraciones regionales para que los trabajadores hereden automáticamente esos atributos.
- Direcciones y coordenadas de trabajadores y activos empresariales.
- Regiones geográficas para publicaciones de puesto y entrevistas
- Ubicaciones, funciones y capacidades de aulas.
- Espacios de trabajo y activos de edificio
Las ubicaciones se agrupan en jerarquías de ubicaciones, que son tipos de organización. Debe definir ubicaciones, pero la configuración de jerarquías de ubicaciones es opcional.
Las ubicaciones amplían su capacidad para gestionar y generar informes sobre las instalaciones y los equipos de la empresa, así como sobre los trabajadores que los utilizan. Puede definir usos de ubicación e identificar activos de ubicación. Ejemplos:
- Indique las horas de trabajo estándar de los empleados.
- Proporcione información de contacto y de envío.
- Gestionar las organizaciones y las posiciones asignadas a las ubicaciones.
- Realizar un seguimiento y asignar recursos y espacios.
Las jerarquías de ubicaciones facilitan la generación de informes sobre las ubicaciones y los objetos que se les asignan. Ejemplos:
- Asigne seguridad por ubicación.
- Generar informes sobre grupos de ubicaciones por jerarquía en lugar de seleccionar manualmente ubicaciones individuales.
- Cree reglas de condición basadas en la jerarquía de ubicaciones para mejorar la eficiencia y reducir el mantenimiento.
Ejemplos de uso
Los casos de uso de las ubicaciones varían en función de los productos que configure en su entorno de cliente y de las funciones que utilice.
Producto o función | Ejemplo de uso |
|---|---|
Procesos de gestión | Debe proporcionar distintos documentos de incorporación para empleados en distintos estados. Las ubicaciones le permiten utilizar una regla de condición que garantiza la inclusión de todas las ubicaciones obligatorias en este proceso de gestión.
Puede crear una jerarquía de ubicaciones para utilizarla en una regla de condición para cada estado con el fin de evitar futuras actualizaciones al crear nuevas ubicaciones. |
Finanzas | Puede hacer lo siguiente:
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HCM | Si desea configurar el servicio de asistencia técnica local de recursos humanos para una empresa global, puede hacer lo siguiente:
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Nómina | Puede restringir los horarios y los salarios en función de las normativas locales. |
Reclutamiento | Puede permitir que:
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Informes | Para generar informes sobre todas las ubicaciones de una región, puede configurar la región como la jerarquía de ubicaciones en lugar de seleccionar ubicaciones individuales. |
Security | Tiene HR Partners asignados por organización superior, pero hay trabajadores en distintos países dentro de la misma organización. Puede crear roles de HR Partner locales independientes y asignarlos a cada jerarquía de ubicaciones en función del país. A continuación, puede asignar seguridad en función de la intersección de los grupos para que los HR Partners solo vean a los trabajadores a los que dan asistencia. |
Alumno | Puede hacer lo siguiente:
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Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Necesita seguridad en el nivel de ubicación? | Workday recomienda definir jerarquías de ubicaciones. El primer nivel debe ser una asignación uno a uno para cada ubicación física. El segundo nivel puede agrupar cada ubicación en grupos lógicos que se pueden agrupar en el nivel global. |
¿Necesita realizar un seguimiento de los detalles de sus ubicaciones? | Cree una jerarquía dentro de la ubicación. Ejemplo: edificio, planta, número de espacio. |
¿Su empresa tiene requisitos de auditoría de cumplimiento (ejemplo: EEO)? | Si es así, debe utilizar los establecimientos junto con las ubicaciones. |
¿Tiene trabajadores remotos, trabajadores que dependen de varias ubicaciones o que dependen de ubicaciones de cliente? | Cuando tenga trabajadores asignados a sitios remotos, tenga en cuenta las implicaciones de asignarlos a ubicaciones físicas. En su lugar, puede agruparlos en ubicaciones designadas por estado, provincia u otra designación lógica.
Para la nómina, considere la posibilidad de agrupar a los trabajadores por jurisdicción fiscal. |
¿Cómo tiene previsto nombrar sus ubicaciones? | Seleccione cuidadosamente sus convenciones de nomenclatura y tenga en cuenta los públicos externos.
|
¿Necesita jerarquías de ubicaciones? | Las jerarquías de ubicaciones son opcionales. Puede incluir una ubicación en más de una jerarquía siempre que las ubicaciones no se agrupen en la misma jerarquía principal. |
Recomendaciones
- Tenga en cuenta el uso de su ubicación y su relación con las direcciones físicas al definir las ubicaciones.
- Base sus jerarquías de ubicaciones en la ubicación geográfica, no en el territorio de ventas ni en la región de responsabilidad.
- Workday recomienda configurar el dominioLocation: Viewpara heredar los permisos principales.
Requisitos
Active el área funcional de organizaciones y roles. Debe configurar las ubicaciones porque controlan otras funciones en Workday.
Limitaciones
No se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
- Asigne roles a ubicaciones. En su lugar, asigne roles a jerarquías de ubicaciones.
- Defina asignaciones de organización en ubicaciones. En su lugar, defina las asignaciones de organización en las jerarquías de ubicaciones.
- Utilice procesos de gestión para crear ubicaciones.
Definición de entorno de cliente
Los subtipos de organización afectan a todo el entorno de cliente y determinan qué subtipos puede utilizar para las jerarquías de ubicaciones.
Security
Estos dominios en el área funcional Organizations and Roles:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Location: View
| Concede acceso para consultar un subconjunto de detalles de ubicación.
Workday recomienda configurar este dominio para heredar permisos principales. Los subtipos de organización afectan a todo el entorno de cliente y determinan qué subtipos puede utilizar para las jerarquías de ubicaciones. |
Gestionar: ubicación
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Gestionar: jerarquía de ubicaciones
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Definición: organización
| Le permite mantener la lista de tipos y subtipos de organización. |
Procesos de gestión
No puede crear ubicaciones ni jerarquías de ubicaciones mediante procesos de gestión.
Sin embargo, las jerarquías de ubicaciones son un tipo de organización, por lo que puede utilizar tipos de proceso de gestión de reorganización para las siguientes tareas relacionadas con la ubicación:
- Dividir organización
- Creación de organización subordinada
- Cambiar visibilidad
- Asignación de superior
Las ubicaciones y las jerarquías de ubicaciones son interfuncionales y se utilizan en Workday de distintas formas.
Informes
Cuando defina ubicaciones y jerarquías de ubicaciones, tenga en cuenta cómo se utilizarán en los informes. Las ubicaciones y las jerarquías de ubicaciones se muestran en varios informes distribuidos por Workday. Ejemplos:
- Find Jobs for External Career Sites
- Búsqueda de puestos para sitios web de carrera profesional internos
- Auditoría: discrepancias en lugar de trabajo para empresa
- Informe de varios lugares de trabajo por empresa
Integraciones
Si tiene integraciones de entrada que crean o actualizan ubicaciones, asegúrese de que la integración utilice las mismas convenciones de nomenclatura y de que inserte nuevas ubicaciones en la jerarquía de ubicaciones adecuada.
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.
Las ubicaciones controlan muchas otras funciones en Workday. Ejemplos:
- Las horas de trabajo estándar de los empleados
- Información de contacto y envío
- Jurisdicciones fiscales para nómina