Concepto: paso de participación compartida

Los pasos de participación compartida permiten a participantes específicos realizar acciones en un paso de proceso de gestión sin mover el proceso de gestión al siguiente paso. Solo los roles con acceso a la acción de controlador en la política de seguridad del proceso de gestión pueden mover el proceso de gestión al siguiente paso. Los pasos de participación compartida también permiten mejorar la colaboración entre los participantes para los tipos de proceso de gestión que tienen activada esta funcionalidad.

El rol asignado al paso de participación compartida (el controlador) en la definición del proceso de gestión lleva a cabo el evento de control de participante. Cada participante lleva a cabo un evento de detalles de participante.

Cuando se inicia un paso de participación compartida, se notifica a los participantes su participación en el proceso de gestión. En función del rol de cada participante, es posible que deba realizar acciones específicas. Cada una de estas acciones es un evento de detalles de participante. Sin embargo, la finalización de uno o todos los eventos detallados de participante no hace que el proceso de gestión avance al siguiente paso. El controlador debe enviar el evento de control de participante para mover el proceso de gestión al siguiente paso.

Solo puede añadir un paso de participación compartida a una definición de proceso de gestión si Workday ha configurado al menos una acción permitida para ese tipo de proceso de gestión para activar el flujo de trabajo basado en participantes. Cuando añade un paso de participación compartida a una definición de proceso de gestión:

Después de guardar una definición de proceso de gestión que contenga un paso de participación compartido, haga clic en

Configurar participación

para seleccionar:

La
fecha efectiva
. La fecha efectiva por defecto es la fecha actual.
El
huso horario
. El huso horario por defecto es el huso horario actual del usuario.
Solo puede introducir un huso horario si ha seleccionado la opción
Huso horario de configuración de proceso de gestión
en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
.
Si introduce la fecha actual en el huso horario especificado, los cambios se aplicarán inmediatamente. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios inmediatamente.
Si introduce una fecha futura en el huso horario especificado, los cambios surtirán efecto a la medianoche de la fecha especificada en el huso horario especificado. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios en la fecha y hora correspondientes de sus husos horarios.
Si introduce una fecha pasada en el huso horario especificado, los cambios surtirán efecto a las 23:59:59 de la fecha especificada en el huso horario especificado. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios en la fecha y hora correspondientes de sus husos horarios.
El
tipo de organización que se utilizará
.
Esta opción no está disponible si:
Workday no ha especificado un tipo de organización para los pasos de participación compartidos.
Las organizaciones personalizadas no están permitidas.
El
grupo
de seguridad de los participantes que realizan los eventos detallados de participante. La lista de valores solo muestra los grupos con permisos de Modificación en la política de seguridad de dominio del
Dominio de participante
, configurado por Workday para ese tipo de proceso de gestión.
Esta opción no está disponible si:
Workday no ha especificado un tipo de organización para los pasos de participación compartidos.
Las organizaciones personalizadas no están permitidas.

También puede hacer lo siguiente:

Especifique que todos los participantes que cumplan estos criterios deben finalizar el evento de detalles de participante.
Añada una sustitución de etiqueta de paso que se muestre en los elementos de Mis tareas de los participantes.

En

Demora de paso de detalle de participante

, puede seleccionar para los eventos de detalle de participante:

Un campo de informe
en el que se basa el retraso
.
Un
retraso calculado adicional
.

Si copia una definición de proceso de gestión que contiene un paso de participación compartido, Workday también copia la configuración de participante para ese paso.

Si cambia un paso de participación compartido a otro tipo de paso (como un paso

de Acción

o un paso

de Aprobación

), Workday elimina la configuración de participante para ese paso.

Puede utilizar la tarea

Mantenimiento de notificaciones de sistema

en la ficha

Notificaciones

de la definición de proceso de gestión para desactivar las notificaciones de sistema en los pasos de participación compartidos. Esto impide que Workday envíe notificaciones del sistema al controlador o a los participantes. Workday muestra las notificaciones asociadas a un evento detallado de participante en el registro de proceso completo de ese evento detallado de participante, no en el evento de control de participante.

Puede configurar los pasos de participación compartida para que tengan fechas efectivas futuras y aplicar reglas de condición a los pasos de participación compartida.

Puede configurar el texto de ayuda en un paso de participación compartido. Puede hacer lo siguiente:

Seleccione
Proceso de gestión
Mantenimiento de texto de ayuda
como acción relacionada en la definición de proceso de gestión.
Seleccione
Proceso de gestión
Mantenimiento de texto de ayuda de paso
como acción relacionada en el paso de participación compartido.

Puede especificar si desea que el texto de ayuda se muestre en el evento de control de participante o en el evento de detalles de participante, y definir un texto de ayuda diferente para el controlador y para los participantes.

El controlador puede usar la delegación de Mis tareas para delegar el evento de control de participante a otro usuario de acuerdo con la configuración de delegación de su entorno de cliente. Acceda a la tarea

Gestión de delegaciones

para seleccionar un delegado y configurar la delegación. Workday envía una notificación de sistema al delegado para informarle de que actúa en representación de la persona que delega.

El controlador también puede:

Envíe
el paso y haga avanzar el proceso de gestión aunque no se hayan enviado todos los eventos de detalles de participante.
El estado de las tareas que no se han enviado se muestra como Manualmente avanzado en la ficha
Detalles
de los eventos, y cada tarea se elimina de Mis tareas del participante.
Cancele
el paso. Todos los eventos detallados de participante se cancelan, incluidas las tareas enviadas.
El estado de cada tarea se muestra como cancelado en la ficha
Detalles
del evento y cada tarea se elimina de Mis tareas del participante.
Avanzar
un evento de detalles de participante que no se ha enviado.
El estado de la tarea se muestra como Manualmente avanzado en la ficha
Detalles
del evento. Y la tarea se elimina de Mis tareas del participante.

Los miembros de grupos de seguridad con permiso para

reasignar tareas

en la política de seguridad del proceso de gestión pueden reasignar eventos de detalles de participante para los usuarios a los que dan asistencia. Los administradores de procesos de gestión también pueden utilizar

Reasignación de tareas

para reasignar eventos detallados de participante en representación de otros usuarios.

Los participantes en un paso de participación compartida pueden utilizar el icono de engranaje del elemento Mis tareas para:

Delegar un evento detallado de participante a otro usuario de acuerdo con la configuración de delegación de su entorno de cliente. Workday envía una notificación de sistema al delegado para informarle de que actúa en representación de la persona que delega.
Reasigne la tarea a otros usuarios del grupo de seguridad configurado para el paso de participación compartida. Los destinatarios de una tarea reasignada reciben la tarea en Mis tareas. Pero solo pueden ver a otros participantes para los que tienen seguridad contextual.

Después de que un participante en un paso de participación compartida envíe un evento de detalles de participante, el evento se muestra en la ficha

Archivo

de Mis tareas del participante. Cuando se selecciona, Workday muestra una vista detallada del evento detallado de participante.

Si el controlador u otro usuario avanza un evento de detalles de participante o envía el evento de control de participante:

Todos los participantes pueden ver el evento detallado de participante en la ficha
Archivo
de Mis tareas.
El controlador no puede ver el evento de detalle de participante arrastrado en la ficha
Archivo
de Mis tareas.

Si una definición de proceso de gestión contiene un paso de participación compartido y activa la opción

Desactivar comentarios

en la política de seguridad del proceso de gestión:

Workday suprime los comentarios en la barra de herramientas del proceso de gestión cuando envía el paso de participación compartida o cualquier evento de detalle de participante.
Workday no suprime los comentarios de secuencia de actividades para los eventos de detalles de participante.

Cuando el parámetro

Desactivar comentarios

es diferente en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

y en la política de seguridad del proceso de gestión, Workday respetará el último cambio de configuración realizado en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

o en la política de seguridad del proceso de gestión. .

Ejemplo: el 2020-05-16, accede a la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

y desmarca la casilla

Desactivar comentarios

. El 15-06-2020, accede a la política de seguridad del proceso de gestión y selecciona la casilla

Desactivar comentarios

. A continuación, el 20-06-2020, edita un campo en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

. Workday respetará el parámetro

Desactivar comentarios

en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

porque esta tarea se actualizó por última vez. Esto significa que la desactivación de comentarios no estará activada.

Cuando realiza cambios en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

, la traza de auditoría de política de seguridad del proceso de gestión no muestra los cambios realizados en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

. Del mismo modo, cuando realiza cambios en la política de seguridad del proceso de gestión, la pista de auditoría

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

no muestra los cambios realizados en la política de seguridad del proceso de gestión.

Workday recomienda revisar tanto la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión

como las trazas de auditoría de políticas de seguridad de procesos de gestión para poder ver todos los cambios realizados en estos parámetros.