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Administrator Guide
Última actualización: 2024-11-01
Consideraciones de definición: solicitudes

Consideraciones de definición: solicitudes

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las solicitudes. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Proceso de alto nivel:
  • Los administradores pueden crear varios tipos de solicitud con distintos pasos y aprobadores.
  • Los usuarios inician solicitudes y pueden hacerlo en representación de otra persona.
  • Los revisores pueden revisar las solicitudes iniciadas por los usuarios y, si es necesario, realizar cambios en la solicitud antes del paso de finalización.
  • Los usuarios de proceso implementan solicitudes aprobando, cerrando y estableciendo resoluciones en solicitudes cerradas.
El proceso de gestión
Solicitud
 le permite definir procesos de solicitud personalizados que los usuarios inician y los administradores realizan un seguimiento en Workday. Puede crear distintos procesos de solicitud definiendo quién realiza, revisa, aprueba y finaliza las solicitudes. Cuando finaliza el proceso, tiene un registro de esta información.
Una solicitud no cambia nada por sí sola. Es una solicitud de acción.

Beneficios para la empresa

Puede hacer lo siguiente:
  • Defina sus propios tipos de solicitud y flujos de proceso.
  • Consolide los procesos de solicitud en toda su organización, eliminando las solicitudes enviadas por correo electrónico, el boca a boca, etc.
  • Realice un seguimiento de los procesos de inicio, revisión, aprobación, implementación y verificación final de sus solicitudes.
  • Audite el historial del proceso de gestión
    Solicitud
     para las solicitudes finalizadas.
  • Consulte la solicitud en la pista de auditoría para ese objeto de gestión si una solicitud está asociada a un objeto de gestión de Workday.
  • Configure el acceso de seguridad, los pasos y los niveles de aprobación obligatoria.

Ejemplos de uso

Puede consolidar los procesos de su organización para realizar solicitudes y cambios configurando los procesos de gestión
Solicitud
 . A continuación, los empleados pueden solicitar nuevos recursos o cambios en los recursos existentes, como:
  • Procesos de gestión
  • Descripciones de puesto
  • Cursos de aprendizaje
  • Equipo de oficina
  • Organizaciones
  • Informes
  • Grupos de seguridad
  • Acceso a cuenta de sistema
Puede iniciar solicitudes en representación de otra persona, como las siguientes:
  • Envíe una solicitud de reincorporación a la oficina para un empleado.
  • Solicite acceso de seguridad o roles para otra persona.
  • Envíe una solicitud de departamento en nombre de un director general, un jefe de personal o un jefe de departamento.
  • Enviar solicitudes relacionadas con Recursos humanos para un empleado.

Preguntas que debe tener en cuenta

  • ¿Cuáles son los procesos de solicitud que desea que gestione Workday?
  • Cuáles son los detalles del proceso de solicitud para sus procesos de solicitud, como:
    • ¿Quién puede realizar una solicitud?
    • ¿Quién puede aprobar una solicitud?
    • ¿Quién atenderá una solicitud?
    • ¿Cómo desea realizar un seguimiento y auditar las solicitudes?
    • ¿Hay información que deseo recopilar?

Recomendaciones

Para simplificar la configuración, tenga en cuenta lo siguiente:
  • Mediante una definición de proceso de gestión
    Solicitud
     basada en reglas para cada tipo de solicitud que utilice. De esta forma, crea flujos de proceso independientes para distintos tipos de solicitud.
  • Configurar el worklet
    Solicitudes
     en el tablero de control Inicio para mostrar tareas e informes relevantes, lo que mejora la facilidad de uso y la accesibilidad.
  • Configurar un tipo de solicitud para permitir que los usuarios inicien solicitudes en representación de otra persona con un rol de trabajador o de no trabajador, como un alumno o un alumno de empresa extendida. Si es necesario, puede cambiar la configuración incluso después de que se inicie una solicitud asociada al tipo de solicitud.
Para evitar la redundancia con los cuestionarios, Workday recomienda configurar si el campo
Descripción de la solicitud
 en los tipos de solicitud se muestra a los usuarios. Esta acción le ayuda a controlar lo que ven los usuarios en su formulario de solicitud cuando ejecutan el proceso de gestión
Solicitud
 .

Requisitos

  • El paso de acción
    Revisión de solicitud
    siempre debe tener lugar antes del paso de finalización en un proceso de gestión
    Solicitud
    .
  • El paso de acción
    Cierre de solicitud
     siempre debe ser el paso de finalización en un proceso de gestión
    Solicitud
     .

Limitaciones

  • Solo los iniciadores y revisores de la solicitud pueden cambiar el contenido de la solicitud.
  • Solo puede vincular solicitudes a los objetos de gestión que Workday muestra al crear un tipo de solicitud.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Security

Configure el proceso de gestión
Solicitud
 y la política de seguridad en el área funcional System.
El proceso de gestión
Solicitud
 define al trabajador como iniciador del proceso de gestión
Solicitud
 . Cuando configura la política de seguridad del proceso de gestión y selecciona lo siguiente:
  • Al seleccionar la casilla Ocultar comentarios de persona
     , el trabajador no podrá ver los comentarios que no haya introducido en la ficha
    Proceso
     del
    registro de proceso completo
     .
  • Al seleccionar la casilla Ocultar
    detalles de persona
     , el trabajador no podrá consultar los detalles del proceso de gestión.
Cuando selecciona las casillas, Workday muestra comentarios o detalles de un evento de solicitud a los no trabajadores (como un usuario de integración o un implementador) que tienen acceso al evento.
La casilla
Ocultar detalles de persona
 sustituye a la casilla
Ocultar comentarios de persona
 . Es decir, si solo selecciona la casilla
Ocultar detalles de persona
 , Workday ocultará tanto los comentarios como los detalles del evento.
Comprenda los grupos de seguridad basados en segmentos y la seguridad segmentada, y determine cómo desea restringir el acceso al tipo de solicitud para grupos de trabajadores.
Cuando configura la seguridad de un tipo de solicitud, los grupos de seguridad que seleccione para el campo
Ver todo
 pueden consultar todos los detalles de evento de las solicitudes de este tipo.
Configure estos dominios en el área funcional System:
Dominios
Consideraciones
Definición: solicitudes
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden crear y consultar tipos de solicitud.
Autoservicio: solicitudes
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar sus solicitudes y tipos de solicitud.
Consultar: solicitudes
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar las solicitudes.
Definición: segmentos de seguridad de tipo de solicitud
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden crear segmentos de seguridad de tipo de solicitud.
Informes: solicitudes
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar informes sobre solicitudes.

Procesos de gestión

Los administradores de procesos de gestión pueden añadir varios pasos a una definición de proceso de gestión
Solicitud
 , incluidas aprobaciones o cuestionarios adicionales. Workday envía los pasos de solicitud en función de la organización del iniciador de la solicitud. Ejemplo: Workday envía un paso al HR Partner del iniciador y no al asunto de la solicitud.
  • Cuando no crea una definición de proceso de gestión
    Solicitud
     basada en reglas para un tipo de solicitud, Workday utiliza la definición de proceso de gestión
    Solicitud
     por defecto.
  • Cuando configura una definición de proceso de gestión
    Solicitud
     basada en reglas, puede crear una jerarquía de reglas de condición que determine qué definición de gestión
    Solicitud
    ejecuta Workday.

Informes

Informes
Consideraciones
Mis solicitudes
Muestra todas las solicitudes iniciadas por el usuario.
Todas las solicitudes
Muestra todas las solicitudes iniciadas en Workday.
Mis solicitudes recientes
Muestra los eventos abiertos y finalizados iniciados por el usuario en los últimos 7 días.
Solicitudes en curso
Muestra todos los procesos de gestión de solicitud actualmente en curso.
Solicitudes enviadas en mi nombre
Muestra todas las solicitudes iniciadas por otra persona en representación del usuario. Mostramos información como la solicitud:
  • Fecha de finalización y fecha de inicio
  • Estado y resolución
Consulta de tipos de solicitud
Muestra los tipos de solicitud a los que puede acceder el usuario.
Puede utilizar los siguientes orígenes de datos de informe en sus informes personalizados:
  • Todas las solicitudes
  • Mis solicitudes
  • Tipos de solicitud
  • Solicitudes en mi representación
La configuración
de visualización de descripción de solicitud
 no afectará a sus informes, y el campo
Descripción de solicitud
 seguirá mostrándose en sus informes.

Integraciones

Sin efectos.

Conexiones y puntos de contacto

Sin efectos.