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Última actualización: 2024-06-14
Preguntas frecuentes: procesos de gestión

Preguntas frecuentes: procesos de gestión

¿Cómo encuentro definiciones de proceso de gestión con errores críticos?
Utilice el informe
Auditoría de excepción de proceso de gestión
 para buscar todas las definiciones de proceso de gestión con errores críticos. Cuando ejecuta este informe, tiene la opción de mostrar avisos. Los avisos pueden no ser un problema, en función de lo que quiera que haga el proceso de gestión, pero Workday reconoce la posibilidad de que se produzcan resultados inesperados y le ofrece la oportunidad de comprobarlo.
El menú de acciones relacionadas de la columna
Proceso de gestión
 es el mismo que el menú de acciones relacionadas de la definición de un proceso de gestión.
El menú de acciones relacionadas de la columna
Existe un problema con
 es el mismo que el menú de acciones relacionadas de un paso individual de la página
Consulta de definición
 del proceso de gestión.
Si un proceso de gestión no funciona, Workday envía automáticamente una tarea de
corrección de proceso de gestión
 a los administradores de procesos de gestión y proporciona un vínculo para corregir la definición del proceso de gestión.
¿Cómo puedo eliminar grupos de seguridad inactivos asociados a acciones permitidas que ya no están disponibles?
Cuando un proceso de gestión contiene acciones que ya no están disponibles en la política de seguridad del proceso de gestión y estas acciones siguen asociadas a grupos de seguridad inactivos, los informes de auditoría pueden marcar el proceso de gestión para que se lleve a cabo una acción. Ejemplo: el informe
Auditoría de excepciones de seguridad
 . Para resolver el problema, contemple la posibilidad de ejecutar la tarea
Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
 . Esta tarea le ayuda a identificar y eliminar grupos de seguridad inactivos asociados a acciones permitidas que ya no están disponibles. Para acceder a la tarea, debe tener permiso en los siguientes dominios:
  • Business Process Administration
  • Security Activation
  • Security Configuration
Antes de continuar con la ejecución de la tarea
Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
 , determine si necesita eliminar grupos de seguridad inactivos en su entorno de cliente. No podrá deshacer este proceso.
Siga los pasos que se indican a continuación:
  1. Acceda a la tarea
    Activación de cambios de política de seguridad pendientes
     para confirmar y activar los cambios de seguridad existentes. Workday recomienda encarecidamente ejecutar esta tarea en primer lugar.
  2. Acceda a la tarea
    Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
     . Seleccione
    Confirmar
     y haga clic en
    Aceptar
    . Se ejecuta un proceso en segundo plano y se eliminan los grupos de seguridad inactivos.
  3. Acceda de nuevo a la tarea
    Activate Pending Security Policy Changes
     para finalizar el proceso de eliminación de grupos de seguridad inactivos. Si no ve el tipo de proceso de gestión en la tarea
    Activación de cambios de política de seguridad pendientes
     , continúe confirmando los cambios de política de seguridad pendientes.
Una vez que elimine el grupo de seguridad y acceda al informe
Auditoría de excepciones de seguridad
 , Workday no mostrará el grupo de seguridad en la ficha
Excepciones de política de seguridad de proceso de gestión
 . La tarea
Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
 no aborda los elementos de auditoría que pueden mostrarse en las siguientes fichas de informe
de auditoría de excepción de seguridad
 :
  • Excepciones de política de seguridad de dominio
  • Excepciones de grupo de seguridad
¿Cómo puedo encontrar y corregir procesos de gestión estancados?
Hay varios motivos posibles por los que un proceso de gestión puede haberse estancado y varias formas de buscarlos. La consulta de los
informes Transacciones de proceso de gestión pendientes de acción
,
Transacciones de proceso de gestión pendientes de acción durante X días
y
Transacciones de proceso de gestión de tipo Pendiente de acción
 no identifica necesariamente los problemas, ya que cada paso suele esperar un día o más para que la persona responsable lo finalice. .
Los procesos de gestión estancados se dividen en dos categorías principales, los procesos de gestión pendientes de acción y los procesos de gestión con errores críticos.
  • Procesos de gestión pendientes de acción
    1. Ejecute el informe
      Transacciones de proceso de gestión pendientes de acción durante X días
       , que coloca las instancias más antiguas en la parte superior.
    2. Utilice el registro de proceso completo de la transacción de proceso de gestión para buscar los pasos pendientes de acción y a quién están esperando. Seleccione
      Proceso de gestión > Registro de proceso completo
       en el menú de acciones relacionadas de la transacción del proceso de gestión.
      • Si la lista de procesos pendientes de acción es demasiado larga, puede utilizar el informe
        Transacciones de proceso de gestión de tipo Pendiente de acción
         y especificar los tipos de proceso de gestión que está buscando. Para este informe, puede especificar los nombres de definición por defecto de proceso de gestión que le interesen y limitar la salida del informe a esos.
      • Si encuentra que un paso no está asignado, consulte ¿Cómo puedo encontrar y corregir tareas no asignadas?.
    3. Compruebe si la asignación de trabajador tiene una fecha efectiva futura. Compruebe también si la seguridad ha cambiado. Es posible cambiar la política de seguridad del proceso de gestión para que, una vez que la tarea llegue a Mis tareas de un trabajador, su permiso de acceso de seguridad haya cambiado y ya no pueda acceder a la tarea. En ese caso, debe reasignarlo.
  • Procesos de gestión con errores críticos
    • Si intenta ejecutar un proceso de gestión cuya definición tiene un error crítico en la fecha en la que se introdujo el paso, Workday utiliza en su lugar la definición por defecto.
      Ejemplo: si el paso
      Propuesta de compensación
       del proceso de gestión
      Contratación
       se introdujo el 3 de enero y el proceso de gestión
      Propuesta de compensación para contratación
       tuvo un error crítico en ese momento, Workday utiliza la definición por defecto para el proceso de gestión. Sin embargo, si el error crítico en el proceso de gestión se corrigió el 4 de enero, no hay ningún error evidente al consultar el evento
      Contratación
       . Para determinar la definición de proceso de gestión que utiliza un evento, seleccione
      Proceso de gestión
      Consulta de definición
       en el menú de acciones relacionadas del evento. Si el evento utiliza la definición por defecto del proceso de gestión cuando debería utilizar una definición personalizada, consulte la definición del proceso de gestión en la fecha en la que se introdujo el paso para ver el error crítico en el proceso de gestión en ese momento.
      Si la definición por defecto no está configurada correctamente para su organización, es posible que se detenga o no se ejecute como esperaba. Consulte ¿Cómo puedo encontrar definiciones de proceso de gestión con errores críticos?.
¿Cómo puedo buscar y corregir tareas no asignadas?
Una tarea se convierte en una tarea sin asignar cuando el grupo de seguridad especificado no contiene un usuario o solo contiene usuarios con cuentas de Workday desactivadas. Ejemplo: si un paso está protegido por el grupo de seguridad
Empleado (solo gestiona
 sus datos), pero el usuario asignado tiene una fecha de contratación futura, se anula la asignación de la tarea. También se puede anular la asignación de una tarea si la cuenta de Workday del usuario asignado está desactivada, caducada o bloqueada, o si el usuario asignado no tiene ID de usuario ni contraseña y no puede acceder a Workday para ver su notificación o finalizar el paso asignado. El informe
Tareas sin asignar
 muestra los pasos en los que este es el problema.
Los administradores de procesos de gestión pueden reasignar tareas no asignadas a trabajadores o a titulares de rol de afiliado en el grupo de seguridad obligatorio. Workday envía una notificación por correo electrónico a los miembros de todos los grupos de seguridad con permisos de consulta y modificación en el dominio
Business Process Administration
 cuando se anula la asignación de una tarea.
Este no es el mismo problema que cuando los usuarios que se van de vacaciones necesitan reasignar temporalmente sus tareas a otros usuarios. Consulte Delegar mis tareas.
Siga los pasos que se indican a continuación:
  1. Acceda al informe
    Tareas sin asignar
     . Workday recomienda filtrar la lista de tareas sin asignar por procesos de gestión específicos, rango de fechas o ambos.
  2. Para cada tarea sin asignar, busque el grupo de seguridad que aparece con un usuario sin asignar.
  3. Consulte el menú de acciones relacionadas para determinar el tipo de grupo de seguridad.
    • En el caso de un grupo de seguridad basado en usuario, edite la pertenencia al grupo de seguridad para asignar un trabajador o un titular de rol de Afiliado y asegúrese de que el usuario asignado tenga un ID de usuario y una contraseña de Workday activos.
    • Para cualquier otro tipo de grupo de seguridad, el grupo especifica objetos distintos de los trabajadores. Asegúrese de que el grupo de seguridad esté rellenado y de que el objeto especificado incluya un trabajador o un titular de rol de afiliado. El objeto puede ser un rol, un perfil de puesto, una categoría de puesto, una familia de puestos, un nivel de gestión, una organización, una ubicación u otro grupo de seguridad.
  4. Una vez que haya añadido un usuario al grupo de seguridad, confirme el cambio siguiendo las instrucciones de
    Tareas sin asignar
    . Esto es necesario para reiniciar la instancia de proceso de gestión.
¿Por qué no puedo ver los detalles de paso de evento de proceso de gestión?
Utilice las siguientes preguntas para determinar si tiene acceso a un evento de proceso de gestión. Si la respuesta a todas estas preguntas es No, no tiene acceso al evento.
  • ¿Es miembro de un grupo de seguridad que puede realizar las acciones
    Consultar todo
    ,
    Cancelar
    ,
    Corregir
    o
    Anular
     en la política de seguridad del proceso de gestión del evento?
  • ¿Es usted miembro de un grupo de seguridad que puede realizar la acción
    Consultar solo finalizados
     en la política de seguridad del proceso de gestión del evento y el evento está finalizado y no tiene fecha futura?
  • ¿Tiene acceso de modificación al dominio
    Business Process Administration
     ?
  • ¿Tiene actualmente un ítem relacionado que no sea una tarea externa en Mis tareas?
Si actualmente tiene un elemento de tarea externa relacionado en Mis tareas, es posible que tenga acceso al evento de proceso de gestión, pero no a la ficha
Detalles
 .
También puede utilizar el informe
Auditoría de consulta de política de proceso de gestión
 para resolver una serie de problemas relacionados con la seguridad. Muestra los grupos de seguridad que pueden realizar pasos
de Acción
 , tomar decisiones de aprobación y recibir notificaciones, pero no tienen acceso
de Consultar todo
 ni
Consultar solo finalizados
 en la política de seguridad del proceso de gestión.
En estos casos, solo puede ver el evento cuando la tarea está en Mis tareas. Una vez que la tarea ya no esté en Mis tareas, perderá el acceso al evento. Como resultado, puede recibir una notificación por correo electrónico que contenga un vínculo al evento que devuelva un error al hacer clic en el vínculo. Este error se produce porque no pertenece a un grupo de seguridad con acceso
de consulta de todos
 o
de consulta de eventos finalizados únicamente
 al evento. La ejecución del informe
Auditoría de consulta de política de proceso de gestión
 puede ayudarle a limpiar la configuración de seguridad y evitar este tipo de errores.
¿Por qué no puedo ver los eventos de proceso de gestión en el historial de trabajador?
Asegúrese de que un grupo de seguridad al que pertenezca tenga acceso
a Consultar todo
 o
Consultar solo finalizados
 en la política de seguridad del proceso de gestión para cada evento que desee ver. Además, debe tener acceso al dominio de seguridad adecuado para ver el historial de trabajador.
¿Cómo determina Workday qué definición de proceso de gestión se debe utilizar?
A menudo, la lógica que utiliza Workday para determinar qué definición de proceso de gestión utilizar puede no estar clara.
Puede determinar la definición de proceso de gestión que ha utilizado Workday seleccionando
Proceso de gestión
Consulta de definición
 en el menú de acciones relacionadas de un evento de proceso de gestión. Hay varios motivos por los que Workday puede seleccionar una definición de proceso de gestión específica.
En algunos casos, cuando contrata una posición, esta puede residir en dos organizaciones. Ejemplo: la definición por defecto del proceso de gestión
Contratación
 permite asociar el proceso de gestión a ambos tipos de organizaciones. Workday utiliza la prioridad de tipo de organización para determinar dónde buscar primero la definición de proceso de gestión que se va a utilizar. Si Workday no encuentra un proceso de gestión personalizado definido en la organización con la prioridad más alta, busca en la organización definida a continuación en la lista de prioridad. Si no hay ningún proceso de gestión personalizado definido en ninguna organización de la lista de prioridad, Workday utiliza la definición de proceso de gestión por defecto para la organización con la prioridad más alta. Para obtener más información, consulte Mantenimiento de prioridad de tipo de organización.
Además, Workday utiliza la definición de proceso de gestión por defecto si la definición de proceso de gestión de la organización se encuentra en alguno de los siguientes estados en la fecha de inicio del evento:
  • Tiene errores críticos.
  • Está inactivo.
  • No es efectivo en la fecha de inicio del evento.
Para consultar la definición de proceso de gestión en la fecha de inicio del evento, consulte la definición de proceso de gestión e introduzca la fecha inicial del evento en el campo
Fecha efectiva
 .
¿Qué sucede si una regla de condición no se activa como se esperaba?
Pruebe la regla de condición de la siguiente manera:
  • Si el paso tiene varias condiciones, pruebe cada condición de una en una para asegurarse de que funcionan según lo previsto.
  • Si la condición tiene varias reglas, pruebe cada regla de una en una.
  • Asegúrese de que los valores de datos incluidos en la regla de condición coincidan con los datos del propio evento. Ejemplo:
    • Si la regla de condición comprueba si el país es Japón, asegúrese de que el evento utiliza una organización de supervisión que tenga una ubicación cuyo país sea Japón.
    • Si crea reglas de condición en campos basados en Trabajador en el proceso de gestión
      Contratación
       , pero el evento
      Contratación
       aún no ha finalizado, el aspirante aún no es un empleado, por lo que las reglas de condición pueden no ser válidas.
    Para determinar los valores de cada campo en el momento en que se ejecutó el paso, seleccione
    Informes
    Campos y valores de informe
     en el menú de acciones relacionadas del paso de proceso de gestión. Examine los valores de cada campo utilizado en la regla de condición para determinar por qué la regla no funciona como se esperaba.
También puede crear un informe personalizado directamente desde el evento de proceso de gestión y colocar los campos en las reglas de condición (especialmente los campos calculados) para ver qué valores tienen. Esto puede ayudarle a determinar dónde se está incumpliendo la regla de condición.
Para obtener más información sobre cómo funcionan las reglas de condición, consulte Concepto: condiciones de paso.
Para obtener más información sobre la creación de un informe contextual, consulte Creación de informes a partir de instancias de objeto de gestión.
¿Qué sucede si una tarea no se envía a la persona prevista?
Revise los datos asociados al evento para buscar los objetos a los que está asignado el grupo de seguridad. Dado que los grupos de seguridad basados en rol se pueden asignar a varios objetos, debe tener en cuenta lo siguiente:
  • Organizaciones de supervisión
  • Jerarquías de ubicaciones
  • Grupo de pago
  • Cualquier otra organización personalizada asignada al trabajador o a la organización de supervisión.
Examine la pertenencia a cada tipo de grupo de seguridad. En el caso de los grupos de seguridad de intersección y agregación, debe revisar los miembros de ambos grupos de seguridad para encontrar miembros comunes.
¿Cómo puedo eliminar comentarios de un proceso de gestión?
Los administradores de proceso de gestión pueden eliminar uno o varios comentarios de un proceso de gestión, antes o después de que finalice el proceso de gestión.
En el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión global (no de un paso de proceso de gestión), seleccione
Proceso de gestión
Eliminación de comentarios
. Seleccione la casilla junto a cada comentario que desee eliminar y, a continuación, haga clic en
Aceptar
.
Del mismo modo, si se ha realizado un comentario en un subproceso, puede eliminarlo como una acción relacionada del subproceso, no de un paso individual dentro del subproceso.
¿Cómo encuentro los campos adecuados para crear reglas de condición?
Si un campo que necesita no está disponible al crear una regla de condición, puede utilizar el informe
Diccionario de datos de Workday
 para determinar qué campos están disponibles para cada objeto de gestión . También puede crear un campo calculado y llevarlo al nivel Evento de acción.