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Última actualización: 2024-06-28
Distribución masiva de documentos o tareas

Distribución masiva de documentos o tareas

Configure el proceso de gestión
Distribute Documents or Tasks (Default Definition)
 y la política de seguridad en el área funcional System.
Seguridad: dominio
Business Process Administration
 en el área funcional System.
Puede distribuir documentos y tareas a los trabajadores de una o varias organizaciones.
Ejemplos: documentos para reconocimiento, firma electrónica o distribución general y tareas pendientes.
Workday no envía archivos adjuntos a los trabajadores que están excluidos del headcount. Ejemplo: cuando un trabajador está de ausencia o de asignación internacional.
Workday no admite el paso de acción
Generación de documento
 ni el tipo de paso
Revisión de documentos
 en los procesos de gestión
Distribución de documentos o Tareas
 . Añadir documentos generados para su distribución masiva puede provocar resultados incoherentes. Para las revisiones de documentos, puede utilizar el tipo de paso de acción
Revisión de distribución de documentos o tareas
 .
Para un rendimiento óptimo, Workday recomienda limitar cada tamaño de población de distribución a un máximo de 10 000. Si utiliza DocuSign y desea superar este límite, póngase en contacto con el servicio de asistencia de DocuSign. El límite máximo de distribución es 40 000.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de documentos o tareas de distribución
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Rol(es)
    Seleccione uno o varios roles que estén restringidos a las organizaciones seleccionadas que utilizará para distribuir tareas o documentos (incluidas las organizaciones subordinadas, si procede).
    Usuario(s)
    Seleccione uno o varios
    usuarios
     de las organizaciones seleccionadas. Puede seleccionar usuarios de organizaciones subordinadas cuando selecciona la casilla
    Incluir organizaciones subordinadas
     .
Workday distribuye los documentos o los elementos de tarea externa a los trabajadores de las organizaciones seleccionadas a través de Mis tareas.
Workday muestra:
  • La página
    Proceso en segundo plano
     de la distribución, que le permite realizar un seguimiento del progreso de la distribución y de su finalización.
  • Número de empleados a los que distribuye los documentos.
Cuando un rol y un usuario se resuelven en el mismo trabajador, Workday muestra solo un elemento en Mis tareas.
Puede acceder al:
  • La tarea
    Avance masivo de proceso de gestión
     para avanzar el proceso de gestión manualmente al siguiente paso o al final del proceso de gestión. Debe tener acceso a la acción de avance manual en la sección
    Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
     de la política de seguridad del proceso de gestión.
  • La tarea
    Cancelación masiva de proceso de gestión
     para cancelar procesos de gestión en curso. Debe tener acceso a la acción de cancelación en la sección
    Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
     de la política de seguridad del proceso de gestión.
  • La tarea
    Anulación masiva de proceso de gestión
     para anular un proceso de gestión finalizado. Debe tener acceso a la acción de anulación en la sección
    Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
     de la política de seguridad del proceso de gestión.
Ejecute los siguientes informes para consultar el estado de los documentos o las tareas distribuidos:
  • Estado de distribución de documento o tarea
  • Consulta de distribución de documentos o tareas
Una distribución en curso podría ser:
  • Distribuyendo actualmente a destinatarios.
  • Distribución finalizada pero a la espera de las firmas de los destinatarios, en el caso de una distribución de documentos.
Puede utilizar la página
Proceso en segundo plano
 para la distribución:
  • Para anular una distribución en curso que todavía está enviando documentos o tareas. Workday actualiza el estado a
    Anulado
     e indica que no hay destinatarios para la distribución. En el caso de las distribuciones de documentos, Workday no envía una solicitud de cancelación a Adobe Sign ni a DocuSign. Esto puede dar lugar a transacciones pendientes de finalización en su cuenta de Adobe Sign o DocuSign.
  • Para cancelar una distribución en curso cuya distribución ha finalizado, pero que aún espera las firmas de los destinatarios. Workday actualiza el estado a
    Cancelado
     e indica que no hay destinatarios para la distribución. En el caso de las distribuciones de documentos, Workday envía una solicitud de cancelación a Adobe Sign o DocuSign.