Preguntas frecuentes: almacenamiento e integraciones de elementos de Drive

¿Dónde se almacenan los elementos de Drive?

Drive almacena los ítems en distintas ubicaciones en función del tipo de ítem. Esta tabla muestra los tipos de ítem admitidos y sus ubicaciones de almacenamiento.

Tipo de ítem	Ubicación de almacenamiento	Notas
Carpetas de Drive	Centro de datos de entorno de cliente
Archivos	Centro de datos de entorno de cliente	El tipo de elemento Archivo está asociado a tipos admitidos que no pertenecen a una categoría más especializada: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, HTM, HTML, JPEG, JPG, PDF, PNG, PPT, PPTX, SVG, TIF, TIFF, XLS, XLSM y XLSX.
Discovery Boards	Centro de datos de entorno de cliente	Workday almacena los datos del Discovery Board en la base de datos OMS. Workday almacena las claves que hacen referencia a los datos en un almacén de datos propietario independiente.
Plantillas de notificación	Centro de datos de entorno de cliente	Base de datos patentada en el centro de datos del entorno de cliente. Nota : Notification Designer utiliza una red de distribución de contenido (CDN) de terceros para entregar las imágenes en los correos electrónicos que Workday envía a los usuarios.
Libros de trabajo de Workday Worksheets	Centro de datos de entorno de cliente	Base de datos patentada en el centro de datos del entorno de cliente.
Presentaciones de Slides	Centro de datos de entorno de cliente	Base de datos patentada en el centro de datos del entorno de cliente.
Archivos multimedia de Workday (vídeo, audio, transmisión en directo y contenido de aprendizaje electrónico empaquetado (en ZIP) (como SCORM, AICC u otros formatos))	Proveedor de centro de datos en la nube (acuerdo de servicio obligatorio)	Puede elegir cargar archivos relacionados con el aprendizaje de tres formas. Cuando realiza la carga, los archivos pasan a estar disponibles mediante Drive, pero Workday los almacena con el proveedor del centro de datos en la nube. Al crear un curso o una lección navegando a una ubicación en su equipo. Como acción independiente en Drive; a continuación, puede navegar hasta ellos al configurar un curso o una lección. Mediante un servicio web. Para obtener más información sobre los archivos de Workday Media Cloud, consulte Workday Media Cloud - Preguntas frecuentes sobre Community.

¿Se analizan mis cargas de Drive en busca de virus?

Sí, excepto en el caso de los archivos multimedia.

¿Cuál es el límite de almacenamiento para los archivos de Drive?

Drive no limita el número de archivos que puede cargar. Los límites de tamaño de archivo dependen del tipo de archivo que cargue. Los vídeos tienen un límite de 20 GB, y los archivos SCORM, AICC y zip tienen un límite de 4 GB. Otros archivos, como PDF o XLSX, tienen un límite de 30 MB por archivo individual. Actualmente no hay límites en la capacidad total de almacenamiento de Drive en su entorno de cliente. Sin embargo, no recomendamos utilizar Drive como repositorio de archivos para todos los archivos de su organización. En su lugar, Drive se utiliza mejor para contenido y archivos específicos de sus flujos de trabajo en Workday. Workday trabajará directamente con los clientes en los casos en que los patrones de uso anormales o excesivamente intensos afecten al rendimiento de las operaciones comerciales normales.

¿Cómo puedo maximizar el rendimiento en Drive?

Le recomendamos que configure una carpeta de archivos de uso frecuente como vista por defecto, en lugar de la vista de Drive. Ejemplo: cree una carpeta denominada

Elementos importantes

y traspase a ella los elementos que se utilizan con frecuencia. Haga clic en el icono

Configuración

. Seleccione

+Añadir carpeta

y añada la carpeta

Elementos importantes

al menú de navegación de la izquierda. A continuación, arrastre la carpeta a la posición superior; se convierte en su página de inicio en Drive. Haga clic en Guardar.

Utilice Carpetas en el nivel "Mi unidad" para almacenar elementos, lo que minimiza el número de archivos individuales almacenados en la vista principal de Drive. Cuando hay miles de archivos individuales en la vista de Drive, el rendimiento comienza a degradarse.

Utilice comparticiones de grupo en lugar de compartir con un gran número de usuarios individuales.

¿Pueden los usuarios cargar en Drive material confidencial o protegido por derechos de autor?

Cada cliente es totalmente responsable de todo el contenido alojado en Drive, incluidos los archivos que se crearon originalmente fuera de un entorno de Workday y que luego se cargaron en Drive. Recomendamos trabajar con sus equipos de TI y Legal para definir y publicar una política de uso y contenido de datos aceptable.

¿Existe algún proceso de gestión configurable asociado a la posibilidad de enviar archivos a Drive?

No, cualquier usuario con acceso al dominio de Drive puede cargar archivos con tipos de archivo admitidos directamente en Drive.

¿Workday tiene acceso a los archivos almacenados en Drive?

No. Los archivos de Drive son seguros para cada cliente y Workday no tiene acceso a ellos. La única excepción sería si el cliente concediera explícitamente visibilidad temporal como parte de una solicitud de soporte técnico o una situación similar.

¿Se han realizado copias de seguridad de los archivos de Drive?

Workday tiene un plan de almacenamiento definido para cada tipo de archivo. Todos los archivos, excepto los archivos multimedia, se almacenan en un servidor en un centro de datos de Workday. Los archivos multimedia se almacenan en un centro de almacenamiento basado en la nube de terceros (normalmente Amazon Web Services, aunque hay otros proveedores disponibles) gestionado por un acuerdo de terceros.

¿Puedo eliminar archivos de Drive?

Los propietarios de contenido pueden eliminar archivos, lo que los coloca en la Papelera. Esto anula cualquier relación de uso compartido de archivos asociada a los archivos. Los archivos permanecen en la Papelera del usuario y puede restaurarlos más tarde.

Los administradores de Drive pueden eliminar de forma definitiva la mayoría de los tipos de archivo mediante la tarea Eliminación de archivo permanente de Drive. Los tipos de archivo excluidos de la tarea incluyen:

Discovery Boards utilizados como worklets en la página de inicio

Archivos multimedia (vídeo y contenido empaquetado)

Libros de trabajo utilizados en la integración de aplicaciones como Payroll, Recruiting o HCM.

Elementos que tienen una referencia de un artículo de base de conocimientos.

Carpetas que contienen elementos.

Libros de trabajo utilizados como plantilla por otros libros de trabajo.

Plantillas de documento (utilizadas en la generación de documentos en el proceso de gestión) que tienen una referencia de un documento generado o un paso de revisión de documento.

¿Existen servicios web públicos para Drive?

Sí, Drive proporciona servicios web públicos con seguridad en el dominio de Drive Web Services. El permiso de propietario es obligatorio. Los servicios web están disponibles para tipos de archivo como PDF, DOCX, PPT, JPG, etc. Actualmente no admitimos carpetas ni elementos en áreas específicas de producto como:

Discovery Boards

Plantillas de documentos

Archivos multimedia (incluidos archivos ZIP)

Plantillas de notificación

Presentaciones de Slides

Libros de trabajo de Workday Worksheets

Consideraciones:

Los archivos que cargue en Drive mediante un servicio web se muestran en la vista principal de Drive.

Drive no convierte automáticamente los archivos que carga mediante un servicio web. Ejemplo: cuando carga un archivo CSV desde la interfaz de usuario de Drive, Drive convierte automáticamente el archivo CSV en un libro de trabajo de Workday Worksheets. Esta conversión no se produce con los servicios web.

Servicios web	Descripción
Obtener contenido de documento de Drive	Consultar contenido de documento de Drive
Obtención de configuraciones de compartición de grupo de definición de entorno de cliente	Consultar configuraciones de compartición de grupo en el entorno de cliente
Cargar contenido de documento de Drive	Crear o actualizar el contenido de un documento de Drive
Carga de configuraciones de compartición de grupo de definición de entorno de cliente	Crear o actualizar configuraciones de compartición de grupo en el entorno de cliente