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Administrator Guide
Última actualización: 2023-06-23
Definición de uso compartido de grupo para Drive

Definición de uso compartido de grupo para Drive

  • Seguridad: dominio
    Drive Administrator
     en el área funcional System.
  • Para cada grupo de seguridad con el que quiera compartir ítems, asegúrese de que el grupo esté en:
    • El dominio de Drive.
    • El dominio del tipo de elemento que desea compartir. Por ejemplo, si desea compartir libros de trabajo de Workday Worksheets con un grupo de seguridad, el grupo de seguridad debe tener permisos de acceso para el dominio de Workday Worksheets.
Puede permitir que los usuarios de autoservicio compartan elementos de tipos específicos con uno o varios grupos de seguridad. Un usuario puede compartir elementos de ese tipo con el grupo, aunque el usuario que comparte el elemento no sea miembro del grupo.
Si decide no configurar el uso compartido de grupo, la opción no se mostrará en el cuadro de diálogo Compartir. Drive seguirá permitiendo compartir solo con personas individuales y mediante un vínculo o una URL.
La siguiente tabla identifica los tipos de ítems y los grupos de seguridad con los que puede compartir. Tenga en cuenta que, aunque Drive no permite compartir con grupos de seguridad restringidos, algunas integraciones de aplicaciones de Drive sí permiten compartir con grupos restringidos. Si ese es el caso, el grupo se muestra en la lista seleccionable de grupos de seguridad. Ejemplo: Workday Worksheets no permite compartir con grupos de seguridad restringidos, pero algunas aplicaciones que integran Workday Worksheets en su flujo de trabajo sí lo permiten.
Puede configurar:
  • Grupos basados en rol si cumplen las restricciones definidas en la tabla.
  • Grupos públicos para todos los tipos de elemento, excepto las plantillas de documento y las plantillas de notificación, si cumplen las restricciones definidas en la tabla.
Drive no admite el uso compartido de grupos con grupos de seguridad de intersección.
Tipo de elemento
Grupo de seguridad
Discovery Board
Cualquier grupo de seguridad del sistema.
Para compartir con permiso de consulta, el grupo debe tener acceso a al menos un origen de datos utilizado en el tablero.
Para compartir con permiso de edición, el grupo debe tener acceso de modificación al
dominio Discovery Board: Create
 .
Plantilla de documento
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad del dominio Docs.
Archivo
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad del dominio de Drive.
Carpeta
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad del dominio de Drive.
Elementos multimedia
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad del dominio de Drive.
Plantilla de notificación
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad para el dominio Notification Designer.
Presentación
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad del dominio Slides.
Libro de trabajo
Cualquier grupo sin restricciones añadido a la política de seguridad para el dominio de Workday Worksheets.
Consideraciones de configuración:
  • Informe a los usuarios de autoservicio sobre cuándo es adecuado compartir en grupo.
  • Al configurar grupos para compartir en grupo, asegúrese de que todos los miembros del grupo conozcan su propia pertenencia al grupo y estén familiarizados con quién más está en el grupo.
  • Si va a crear grupos de seguridad para configurar el uso compartido de grupos, asígneles nombres significativos que sean comprensibles para los usuarios de autoservicio.
  • Si ha utilizado un grupo grande como Todos los trabajadores para conceder acceso a una aplicación, considere la posibilidad de añadir grupos más pequeños para satisfacer sus necesidades de casos de uso de uso compartido de grupo. Ejemplo: en lugar de activar el uso compartido de grupo para el grupo de seguridad Todos los trabajadores, puede limitarlo al grupo Reclutadores.
  1. Acceda a la tarea
    Configuración de uso compartido de grupo en Drive
     .
  2. Seleccione la casilla
    Solo los administradores pueden compartir en grupo
     (opcional).
    Cuando se selecciona, la configuración que defina en el resto de estos pasos solo se aplicará a los administradores de Drive; la búsqueda de compartición de grupo no será visible para los usuarios de autoservicio.
    Si limita el uso compartido de grupo a los administradores:
    • Solo los administradores de Drive que tengan acceso de Edición o superior a un elemento de Drive pueden compartir ese elemento con un grupo de seguridad.
    • Los usuarios de autoservicio no verán la opción
      Compartir con grupo
       en el cuadro de diálogo Compartir.
    • Los usuarios de autoservicio pueden ser los destinatarios de los elementos compartidos de grupo y ver qué elementos se han compartido con ellos como parte de un grupo, pero no pueden modificar ni eliminar sus permisos de uso compartido.
  3. Añada cada tipo de elemento que quiera que se pueda compartir con un grupo de seguridad y, a continuación, seleccione con qué grupos de seguridad se pueden compartir los elementos.
    Por defecto, después de seleccionar el tipo de elemento, se muestran automáticamente todos los grupos de seguridad con permiso de acceso para ese tipo de elemento. Elimine los grupos de seguridad con los que no quiera que los usuarios compartan.
    El tipo de elemento Archivo está asociado a cualquier tipo de archivo que no pertenezca a una categoría más especializada en Drive; es decir, estos son los tipos de archivo que activa en Workday mediante la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
     , en la sección
    Instrucciones de definición de tipo de archivo
     . Cuando activa el uso compartido de grupo para el tipo de elemento Archivo, está activando el uso compartido de grupo para todos estos tipos de archivo.
    Para el tipo de elemento Carpeta, si activa el uso compartido en grupo y, a continuación, un usuario comparte una carpeta con un grupo, los permisos se propagan a los archivos de la carpeta, independientemente de que el tipo de archivo individual esté activado o no para el uso compartido en grupo. Ejemplo: los archivos multimedia de una carpeta compartida heredan permisos en función de la configuración de la carpeta compartida, aunque el tipo de archivo multimedia no esté activado específicamente para compartir en grupo.
Los usuarios de autoservicio ven estos cambios en la interfaz de usuario después de activar el uso compartido de grupo, si no lo ha limitado a los administradores:
  • Cualquier usuario de Drive verá la sección
    Compartir con grupos
     del cuadro de diálogo
    Compartir
     cuando decida compartir un elemento de Drive.
  • Los usuarios de Drive pueden empezar a escribir un nombre de grupo en el campo
    Compartir con grupos
     para ver con qué grupos pueden compartir.
  • Los usuarios de Drive pueden consultar y gestionar qué grupos tienen acceso (y el nivel de acceso) a un elemento compartido de grupo en la ficha
    Quién tiene acceso
     del cuadro de diálogo
    Compartir
     .
  • Cuando un usuario gana o pierde la pertenencia a un grupo, obtiene o pierde automáticamente el acceso a los elementos que alguien compartió con ese grupo.
  • A diferencia del uso compartido con usuarios individuales, cuando comparte un elemento con un grupo, Workday no envía notificaciones. Es posible que desee notificar a las personas que ha compartido un elemento con ellas. Ejemplo: si ha compartido un libro de trabajo de Workday Worksheets con un grupo, puede enviarle un correo electrónico que contenga un vínculo.