Creación y publicación de plantillas de documentos
Seguridad: los siguientes dominios del área funcional System:
- Drive
- Docs
- Biblioteca de documentos
Tenga en cuenta estas consideraciones a la hora de crear y publicar plantillas:
- Documentos no admite la conversión automatizada de plantillas basadas en bloques de texto al formato de plantilla de Documentos.
- Docs no admite contenido reutilizable entre plantillas. Ejemplo: si el mismo contenido está en dos plantillas, debe actualizarlo en ambas.
- Si desea compartir automáticamente una plantilla de Documentos con un conjunto de usuarios, puede compartir una carpeta en Drive con usuarios individuales o con un grupo de seguridad y colocar la nueva plantilla en esa carpeta.
- Docs no admite la publicación automática en una fecha futura. Si desea retener los cambios hasta una fecha especificada, debe publicarlos manualmente en esa fecha.
- Docs no admite la edición o publicación simultánea de plantillas por más de un usuario.
- Docs no admite el formato de idioma de derecha a izquierda.
- Cuando cree una nueva plantilla, esta estará disponible para configurarla en el proceso de gestión aunque todavía no la haya publicado. Hasta que lo publique, el documento generado a partir de él estará en blanco. Recomendamos no configurar una plantilla para un proceso de gestión hasta después de publicarla.
- Si carga un archivo de plantilla descargado anteriormente, asegúrese de publicarlo antes de configurarlo en el proceso de gestión.
- En Drive, seleccioneNuevo>Plantilla de documentoy asigne un nombre a la plantilla.Para DocuSign, debe utilizar un nombre con menos de 100 caracteres. En Adobe Sign, los nombres no pueden contener caracteres especiales como el ampersand..Donde corresponda, Workday Docs establece automáticamente el rresultante ddocumento ecaducidad offestablecido en 10 años; actualmente este valor no se puede editar.
- Seleccione un origen.El correos electrónicossource es el tipo de proceso de gestión que utiliza el pasoGeneración de documentopara el documento. Ejemplo: el tipo de proceso de gestiónOfertapuede ser correos electrónicossource
- Seleccione una categoría.Las categorías le permiten organizar y gestionar distintos tipos de documentos asociados a trabajadores u otros objetos en Workday. Puede utilizar grupos de seguridad basados en segmentos para restringir las categorías de documentos que mostrar en la lista de valores.
- (Opcional) Seleccionar , para añadir un idioma base.Cuandocrea la plantilla, Workday Docs establece el idioma base en inglés. Any nuevas instancias de idioma uso el contenido en inglés como punto de partida para su plantilla traducida.Cuándoguarda el cambio en el idioma base, cualquier nueva instancia de idioma que cree a partir de la plantilla de idioma base copiará el nuevo contenido del idioma base.Las instancias de idioma de plantilla existentes conservan el mismo contenido.Recomendamos realizar cualquier cambio de idioma base como una acción independiente en el cuadro de diálogo Idiomas de la adición de nuevas instancias de idioma. Si abre el cuadro de diálogo Idiomas, cambia el idioma base, añade idiomas y luego guarda, los nuevos idiomas heredarán el contenido del idioma base anterior y no del que acaba de seleccionar.
- Añada contenido a la plantilla.Inicialmente, la plantilla tiene un estado no publicado.APublicadooCambios no publicadosEl indicador se muestra en la parte superior de la plantilla para indicar el estado del contenido.
- Añadir (opcional) nuevo instancias de idioma para la plantilla haciendo clic en .Cuando crea una instancia de idioma, Docs copia el contenido existente del idioma base a la nueva instancia. A continuación, utiliza ese contenido como guía y lo sustituye manualmente por el contenido en el idioma deseado.Puede crear y gestionar el contenido traducido en las cabeceras y los pies de página de la misma manera que el contenido de la plantilla. Cada idioma tiene cabeceras y pies de página independientes.Las instancias de idioma no tienen requisitos de idioma específicos; el nombre de idioma es simplemente un identificador que le ayuda a realizar un seguimiento de las distintas instancias de idioma en la plantilla.Si un documento generado se envía a un usuario cuyo idioma preferido no coincide con ninguna de las instancias de idioma definidas, Workday envía a ese usuario el documento de idioma base.
- Haga clic enPublicarpara activar el contenido actual en la plantilla.Cuándo publica la plantilla, los procesos de gestión comienzan a utilizar la plantilla actualizada al generar documentos.Al hacer clicen Publicar, si hay algún error en la plantilla:
- Se muestra un punto rojo junto a un idioma en la lista desplegable del editor de texto y en la lista desplegable de cabeceras y pies de página si la instancia de idioma contiene uno o varios errores en los campos de datos, las reglas de condición o las imágenes.
- Se muestra un borde rojo alrededor de la lista desplegable del editor de texto y la lista desplegable de cabeceras y pies de página si algún idioma tiene un error. El borde rojo se muestra hasta que corrija todos los errores en todas las instancias de idioma.
- En la regla de condición o en el panel de campo de datos se muestra un banner rojo y una casilla de selección, lo que le permite mostrar solo las reglas o los campos con errores.
- Realice cambios adicionales en la plantilla según sea necesario. En cuanto realiza un cambio, su estado cambia a Sin publicar y se muestra el indicador naranjaCambios sin publicaren la parte superior de la plantilla. Los cambios de plantilla no se utilizan en el proceso de gestión hasta que haga clicen Publicarpara activar esos cambios.