Creación y publicación de plantillas de documentos
Seguridad: los siguientes dominios del área funcional System:
- Drive
- Docs
- Biblioteca de documentos
Tenga en cuenta estas consideraciones a la hora de crear y publicar plantillas:
- Si desea compartir automáticamente una plantilla de Documentos con un conjunto de usuarios, puede compartir una carpeta en Drive con usuarios individuales o con un grupo de seguridad y colocar la nueva plantilla en esa carpeta.
- Docs no admite la publicación automática en una fecha futura. Si desea retener los cambios hasta una fecha especificada, debe publicarlos manualmente en esa fecha.
- Docs no admite la edición o publicación simultánea de plantillas por parte de más de un usuario.
- Docs no admite el formato de idioma de derecha a izquierda (RTL) .
- Cuando cree una nueva plantilla, esta estará disponible para configurarla en el proceso de gestión aunque todavía no la haya publicado. Hasta que no lo publique, el documento generado a partir de él estará en blanco. Recomendamos no configurar una plantilla para un proceso de gestión hasta después de publicarla.
- Si cargar un archivo de plantilla descargado anteriormente, asegúrese de publicarlo antes de configurarlo en el proceso de gestión.
- En Drive, seleccioneNuevo>Plantilla de documentoy asigne un nombre a la plantilla.Para DocuSign, debe utilizar un nombre con menos de 100 caracteres. En Adobe Sign, los nombres no pueden contener caracteres especiales como el signo Y comercial.
- Seleccione un origen.El origen es el tipo de proceso de gestión que utiliza el pasoGeneración de documentopara el documento. Ejemplo: el tipo de proceso de gestiónOfertapuede ser un origen.
- Seleccione una categoría.Las categorías le permiten organizar y gestionar distintos tipos de documentos asociados a trabajadores u otros objetos en Workday. Puede utilizar grupos de seguridad basados en segmentos para restringir las categorías de documentos que se muestran en la lista de valores.
- Seleccione para cambio (noun), cambiar (verb) el idioma base(opcional).Cuando crea la plantilla, Workday Docs establece el inglés como idioma base . Las nuevas instancias de idioma utilizan el contenido en inglés como punto de partida para la plantilla traducida.
- Añada contenido a la plantilla.Inicialmente, la plantilla tiene un estado no publicado. Se muestra un indicadorde cambiospublicadoso no publicados en la parte superior de la plantilla para indicar el estado del contenido.
- Añada nuevas instancias de idioma para la plantilla haciendo clic en (opcional).Cuando crea una instancia de idioma, Docs copia el contenido existente del idioma base en la nueva instancia. A continuación, utiliza ese contenido como guía y lo sustituye manualmente por el contenido en el idioma deseado.Puede crear y gestionar el contenido traducido en las cabeceras y los pies de página de la misma manera que el contenido de la plantilla. Cada idioma tiene cabeceras y pies de página independientes.Si un documento generado se envía a un usuario cuyo idioma preferido no coincide con ninguna de las instancias de idioma definidas, Workday envía a ese usuario el documento en el idioma base .
- Haga clic enPublicarpara activar el contenido actual en la plantilla.Cuando publica la plantilla, los procesos de gestión comienzan a utilizar la plantilla actualizada al generar documentos.Al hacer clic enPublicar, si hay algún error en la plantilla:
- Se muestra un punto rojo junto a un idioma en la lista desplegable del editor de texto y en la lista desplegable de cabeceras y pies de página si la instancia de idioma contiene uno o varios errores en los campos de datos, las reglas de condición o las imágenes.
- Se muestra un borde rojo alrededor de la lista desplegable del editor de texto y de la lista desplegable de cabeceras y pies de página si algún idioma tiene un error. El borde rojo se muestra hasta que corrija todos los errores en todas las instancias de idioma.
- En la regla de condición o en el panel de campo de datos se muestra un banner rojo y una casilla (de selección) , lo que le permite mostrar solo las reglas o los campos con errores.
- Realice cambios adicionales en la plantilla según sea necesario. En cuanto realiza un cambio (noun), cambiar (verb), su estado cambia a Sin publicar y el indicador naranjaCambios sin publicarse muestra en la parte superior de la plantilla. Los cambios de plantilla no se utilizan en el proceso de gestión hasta que haga clic enPublicarpara activar esos cambios.