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Última actualización: 2023-06-23
Creación de definiciones de ID y generadores de secuencia

Creación de definiciones de ID y generadores de secuencia

Seguridad:
  • Dominio
    Set Up: Company General
     en el área funcional Common Financial Management.
  • Dominio Set Up: Contact Info, IDs, and Personal Data
     en el área funcional Contact Information.
  • Dominio
    Set Up: System
     en el área funcional System.
Las definiciones de ID especifican el formato de los ID que Workday genera para varios objetos de gestión y campos. Con la variable [seq], la definición de ID se convierte en un generador de secuencia. Un generador de secuencia identifica personas, posiciones, incidentes o campos con un número que es exclusivo dentro de un periodo de tiempo especificado.
Workday proporciona dos tipos de generadores de secuencia:
  • Generadores de secuencia que generan secuencias que son exclusivas, pero que pueden tener lagunas en la numeración. Estos generadores de secuencia le permiten:
    • Reinicie la secuencia al principio del día, mes o año, y en un número de secuencia especificado.
    • Especifique un comportamiento en caso de que la secuencia se desborde.
    Estos generadores de secuencia se crean accediendo a la tarea
    Creación de definición de ID/Generador de secuencia
     .
  • Generadores de secuencia que generan secuencias que nunca tienen espacios. Dado que estas secuencias no tienen interrupciones, no puede seleccionar un periodo de reinicio ni un comportamiento de desbordamiento. Puede usar este tipo de generador de secuencia cuando sea importante mantener la secuencia, como cuando sus auditores lo requieran. Estos generadores de secuencia se crean accediendo a la tarea
    Creación de definición de ID/Generador de secuencia sin interrupciones
     .
Puede crear tantas definiciones de ID y generadores de secuencia como necesite. Acceda a las tareas
Edición de definición de entorno de cliente
 para seleccionar cuáles usar para facturas, pedidos, notas de recepción, empleados, beneficiarios, etc.
Puede crear ambos tipos de generador de secuencia, pero Workday determina qué tipos puede especificar en una tarea
Edición de definición de entorno de cliente
 para una situación determinada. Ejemplo: no puede usar generadores de secuencia sin interrupciones para autorizaciones de gasto, pero puede usarlos para solicitudes de pago diverso en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
 .
Puede sustituir algunas selecciones de una empresa específica accediendo a la tarea
Edición de definiciones de ID de empresa
 . Si no especifica una definición de ID, Workday genera sus propios códigos de ID internos.
Los ID de generador de secuencia asignan nombres a las secuencias utilizadas en las aplicaciones de Workday. Puede consultar una definición de ID específica en los informes
Consulta de definición de ID/Generador de secuencia
 y
Consulta de definición de ID/Generador de secuencia sin interrupciones
 .
  1. Acceda a una de estas tareas para crear el tipo de generador de secuencia que necesita:
    • Creación de definición de ID/generador de secuencia
    • Creación de definición de ID/generador de secuencia sin interrupciones
    También puede seleccionar la tarea de creación del generador de secuencia directamente en los campos de la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente
     donde se utilizan. Solo se muestra en la lista desplegable la tarea para el tipo de generador de secuencia que Workday permite para ese campo.
  2. En el campo
    Incremento de ID de secuencia por
     , introduzca un valor distinto de cero por el que el número de secuencia aumente cada vez que Workday genere un nuevo ID.
  3. Utilice
    Padding
     para indicar el número de dígitos presentes en la secuencia (opcional).
    Introduzca un valor de relleno lo suficientemente grande para que la secuencia no encuentre una condición de desbordamiento. Workday recomienda un valor de relleno de al menos 6.
    Si la secuencia supera el número de dígitos que introduce aquí, el parámetro
    Comportamiento de desbordamiento de ID de secuencia
     determina el siguiente número de la secuencia.
    Si introduce un cero o no introduce ningún valor en el campo
    Relleno
     :
    • El número de secuencia aumenta indefinidamente.
    • Workday rellena
      Comportamiento de desbordamiento de ID de secuencia
       con
      Ignorar relleno automáticamente
      .
  4. En el campo
    Formato de ID de secuencia
     , especifique un formato para el identificador.
    Puede utilizar cualquier cadena de texto con estas cuatro variables especiales. Los valores relacionados con la fecha representan la fecha en la que la tarea genera el ID.
    Opción Descripción
    [seq]
    El número de secuencia, que:
    • Aumenta según el valor especificado en el campo
      Incremento de ID de secuencia por
       .
    • Contiene el número de dígitos especificado en el campo
      Relleno
       .
    Workday utiliza una secuencia independiente para cada definición de ID que utiliza esta variable.
    [day]
    Día del mes en formato de dos dígitos, 01 - 31
    [mes]
    Mes en formato de dos dígitos, 01 - 12
    [year]
    Año en formato de cuatro dígitos Ejemplo: 2020.
    El campo
    Secuencia de ejemplo
     muestra el siguiente ID de secuencia, en función del
    Formato de ID de secuencia
     y otros parámetros actuales del generador de secuencia.
    Si define el intervalo
    Frecuencia de reinicio
     , asegúrese de que el número de secuencia generado sea exclusivo incluyendo el periodo temporal específico en el formato. Ejemplo: si el periodo temporal
    Frecuencia de reinicio
     es
    Mes
    , incluya [month] y [year] en el formato. Asegúrese de que el valor de relleno sea lo suficientemente grande como para que el generador de secuencia no encuentre una condición de desbordamiento durante el periodo. El campo
    Frecuencia de reinicio
     no está disponible para los generadores de secuencia sin interrupciones.
    Evite los espacios en blanco en el formato si los números de secuencia pueden generar URL. Ejemplo: algunos sitios web de carrera profesional externos añaden el ID de petición de puesto (generado durante una integración de peticiones de puesto) a la URL de publicación de puesto. Si un sitio no codifica caracteres especiales, como espacios, el resultado es una URL no válida.
    Para los siguientes objetos de gestión, Workday utiliza el ID de generador de secuencia que defina como ID de referencia de integración:
    • Aviso anticipado de envío
    • Orden de compra
    • Reconocimiento de orden de compra
    • Notas de recepción
    • Adjudicaciones de solicitud de oferta
    • Petición
    • RFQ Response
    Para los objetos de gestión, si:
    • Tiene varias empresas.
    • Quiere que Workday genere IDs en orden numérico para cada empresa.
    Introduzca números con una gran diferencia entre
    Última secuencia utilizada
     para el generador de secuencia de cada empresa. Acceda a la tarea
    Edición de ID de empresa
     para asignar estos generadores de secuencia exclusivos a las empresas de su entorno de cliente.
    Ejemplo: un administrador introduce 1000001 en el campo
    Última secuencia utilizada
     para el generador de secuencia de la empresa A. También introduce 2000002 en el campo
    Última secuencia utilizada
     para el generador de secuencia de la empresa B.
    El resultado son generadores de secuencia independientes que crean IDs en orden numérico en las órdenes de compra de cada empresa:
    Orden de compra n.º 1 - ID de empresa A: CA-PO-2018-09-1000001
    Orden de compra n.º 2 - ID de empresa A: CA-PO-2018-09-1000002
    Orden de compra n.º 3 - ID de empresa B: CB-PO-2018-09-2000002
    Orden de compra n.º 4 - ID de empresa B: CB-PO-2018-09-2000003
    Workday combina estos generadores de secuencia para proporcionar IDs entre empresas si:
    • Mantenga el mismo campo
      Última secuencia utilizada
       .
    • Proporcione solo una pequeña diferencia entre los números.
    El resultado son lagunas entre los números de ID en los documentos de aprovisionamiento de las empresas.
    Ejemplo: un administrador introduce el mismo número en el campo
    Última secuencia utilizada
     para cada generador de secuencia de la empresa A y la empresa B.
    El resultado es que el mismo generador de secuencia proporciona números de ID generados en todas las empresas en sus órdenes de compra:
    Orden de compra n.º 1 - ID de empresa A: PO-2018-09-00001
    Orden de compra n.º 2 - ID de empresa B: PO-2018-09-00002
    Orden de compra n.º 3 - ID de empresa B: PO-2018-09-00003
    Orden de compra n.º 4 - ID de empresa A: PO-2018-09-00004
  5. Para restablecer el valor [seq] a un valor inicial a intervalos de tiempo regulares, tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Opción Descripción
    Frecuencia de reinicio
    El intervalo de tiempo en el que la variable [seq] vuelve a empezar en el valor
    de Número de reinicio
     .
    Las opciones son
    Día
    ,
    Mes
    o
    Año
    ; deje el campo en blanco si desea que [seq] sea exclusivo en esta definición de ID. Los días comienzan a las 12:01 a. m. Los meses comienzan a las 12:01 a. m. del primer día de ese mes. Los años comienzan a las 12:01 a. m. del 1 de enero.
    Si define una
    Frecuencia de reinicio
     y configura Workday para continuar una secuencia desde un sistema de generación de ID diferente, debe definir lo siguiente:
    • Una
      última fecha de utilización
      válida.
    • Una
      última secuencia utilizada
      distinta de cero.
    Número de reinicio
    El valor en el que desea que [seq] comience cuando utilice por primera vez la definición de ID y cada vez que se reinicie la secuencia.
    Uso de huso horario
    Un huso horario alternativo en el que basar el intervalo especificado en el campo
    Frecuencia de reinicio
     .
    Este valor no indica cuándo se produce realmente la generación de ID. Workday utiliza este valor solo para localizar la fecha en el huso horario especificado. Si no especifica un huso horario, Workday utiliza la hora estándar del Pacífico/hora de verano del Pacífico (PST/PDT).
    Estos campos no están disponibles para los generadores de secuencia sin interrupciones.
  6. En el campo
    Comportamiento de desbordamiento de ID de secuencia
     , configure cómo desea que Workday maneje las posibles condiciones de desbordamiento de identificador de secuencia (opcional). Mientras cumplimenta el campo, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Permitir desbordamiento con secuencias truncadas
    Workday trunca el dígito más significativo del número de secuencia cuando se produce una condición de desbordamiento. Ejemplo: con un valor
    de relleno
     de 3, el siguiente número de secuencia después de 999 es 1000, pero el 1 se trunca, por lo que el siguiente valor se muestra como 000.
    Ignorar relleno automáticamente
    El generador de secuencia ignora el valor
    de Padding
     cuando se produce una condición de desbordamiento. Ejemplo: con un valor
    de relleno
     de 3, el siguiente número de secuencia después de 999 es 1000.
    Si el valor
    de Relleno
     es cero, Workday selecciona automáticamente la opción
    Ignorar relleno automáticamente
     . Si el valor de relleno es distinto de cero, puede seleccionar cualquiera de las dos opciones. Workday recomienda
    Ignorar relleno automáticamente
    , ya que el generador de secuencia puede generar números duplicados que pueden afectar a los sistemas posteriores cuando no ignora el relleno. Ejemplo: un generador de secuencia para tarjetas de ID que solo tiene espacio para tres dígitos.
    No puede seleccionar
    Comportamiento de desbordamiento de ID de secuencia
     para generadores de secuencia sin interrupciones.
  7. En el campo
    Sustitución de grupo de notificación de desbordamiento de definición de entorno de cliente
     , seleccione los grupos de seguridad para este generador de secuencia que sustituirán los grupos de seguridad de notificación de desbordamiento por defecto (opcional). Workday envía automáticamente una notificación a los grupos de seguridad de notificación de desbordamiento cuando la secuencia alcanza el 80 % del límite impuesto por el valor
    de Relleno
     . A continuación, envía notificaciones en incrementos del 5 %.
    Si no selecciona grupos de seguridad en este campo, Workday envía estas notificaciones de desbordamiento a:
    • Los grupos de seguridad que seleccione en el campo
      Grupo de notificación de generador de secuencia por defecto
       de la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
       .
    • Los grupos de seguridad por defecto que Workday especifica para las notificaciones de desbordamiento, si no selecciona grupos de seguridad de notificación de desbordamiento por defecto en la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
       .
  8. Si ha utilizado anteriormente un sistema de generación de ID diferente y desea que Workday continúe con esa secuencia, tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Opción Descripción
    Última secuencia utilizada
    El último número de secuencia utilizado en su sistema de generación de ID anterior.
    Última fecha utilizada
    La fecha en la que su anterior sistema de generación de ID generó el último número de secuencia.
    Una vez que Workday empiece a utilizar el nuevo generador de secuencia, dejará de utilizar estos dos campos.
    Si especifica
    Última fecha utilizada
     y un intervalo para
    Frecuencia de reinicio
    , Workday compara la fecha actual y la frecuencia de reinicio. A continuación, establece el número de secuencia en consecuencia. Ejemplo: si especifica:
    • 45 para
      Última secuencia utilizada
      .
    • 15 de mayo de 2020 como
      última fecha utilizada
    • Mes
       como
      Frecuencia de reinicio
    • 5 para
      Incremento de ID de secuencia por
      .
    • 1 para el
      Número de reinicio
      .
    El número de secuencia inicial para el generador de secuencia será:
    • Cincuenta (50) si la fecha actual es en mayo.
    • Uno (1) si la fecha actual es junio.
  9. Seleccione la casilla
    Volumen bajo
     para asegurarse de que las secuencias generadas por el generador de secuencias no tengan espacios (opcional).
    Seleccione la casilla cuando experimente estas dos situaciones:
    • La secuencia que genera Workday no se utiliza en transacciones de gran volumen. Ejemplo: secuenciación de integración.
    • Experimenta interrupciones no deseadas en la secuencia generada.
    Si va a utilizar el generador de secuencia en un método de codificación para codificar los datos del entorno de cliente, no seleccione la casilla
    Volumen bajo
     .
  10. En la sección
    Servicio web
     , introduzca un nombre descriptivo en el campo
    ID de referencia
     (opcional). Puede utilizar este ID para identificar secuencias específicas en las aplicaciones Workday Financial Management, Payroll y HCM. Consulte la documentación de la aplicación para obtener más información sobre cómo su aplicación específica utiliza este campo.
Puede ejecutar el
Informe de relleno de generador de secuencia
 para supervisar los generadores de secuencia en busca de posibles problemas de desbordamiento. Para cada generador de secuencia, el informe muestra una métrica de porcentaje de uso que indica lo cerca que está el número de secuencia actual del número de secuencia máximo asignado. El informe también muestra el comportamiento de desbordamiento y los grupos de notificación de cada generador de secuencia.