Concepto: motor de optimización de programaciones

El motor de optimización utiliza inteligencia artificial para comparar múltiples situaciones hipotéticas de programación de horarios y así generar el horario que satisfaga sus necesidades de forma más eficaz. El motor de optimización crea horarios teniendo en cuenta estos factores:

Las necesidades de demanda de mano de obra
Los atributos del trabajador (como las cualificaciones, la disponibilidad y las preferencias)
Su configuración y los objetivos de gestión

Para crear horarios, el motor de optimización diseña los turnos determinando su duración, la hora de inicio y la de finalización. A medida que el motor de optimización diseña los turnos, los asigna simultáneamente a trabajadores cualificados para satisfacer las necesidades de demanda de mano de obra. El motor de optimización también optimiza el horario para cumplir todo lo posible los objetivos de la empresa sin infringir ninguna restricción severa.

El motor de optimización se basa en los datos de demanda de mano de obra definidos en el nivel de la organización de programación para generar horarios. Para definir la demanda de mano de obra de una organización, debe especificar lo siguiente:

El tipo de trabajo que hay que hacer.
El número de trabajadores necesarios para desempeñar el trabajo.
El periodo específico durante el cual se debe realizar el trabajo.

La duración del turno se determina combinando los parámetros de la organización de programación de nivel superior y la demanda de mano de obra. El motor de optimización no crea turnos que se produzcan fuera del periodo temporal exigido por la demanda de mano de obra. El motor de optimización tampoco creará turnos que infrinjan las validaciones de duración mínima de turno, las validaciones de duración máxima de turno ni las reglas de comida que haya definido para la organización de programación de nivel superior. En lugar de eso, el motor de optimización crea periodos de comida conforme a lo definido en la organización de programación de nivel superior e intenta escalonar los periodos de comida respetando los requisitos de cobertura. Si el parámetro de coherencia es superior a cero, el motor de optimización también puede crear turnos en función de las horas de inicio y finalización del turno de un trabajador en el periodo retrospectivo.

Workday no genera nunca ningún horario con turnos sin asignar. Si un trabajador no está disponible para que se le asigne a un turno, el turno no se incluye en el horario. Workday indica automáticamente dónde hay desajustes en la cobertura entre la demanda de mano de obra y los turnos generados y asignados. Workday también indica dónde puede haber una cobertura excesiva o insuficiente.

El motor de optimización solo crea horarios que no infrinjan ninguna de estas restricciones severas fijas:

Disponibilidad: si un trabajador tiene vacaciones, permisos o alguna ausencia sin efecto en la programación de horarios que se solape con el turno, se considerará que el trabajador no está disponible.
Duración máxima de turno: un turno no puede durar más que la duración máxima de turno definida por la organización de programación de nivel superior.
Periodos mínimos de descanso entre turnos.
Duración mínima de turno: un turno debe tener al menos la duración mínima de turno definida por la organización de programación de nivel superior.
Reglas de comida: todo turno debe cumplir la regla de comida definida por la organización de programación de nivel superior.
Un turno por día: Workday solo asignará automáticamente un turno por día a un trabajador, aunque este tenga más de una posición o más de una etiqueta de horario asignada.
Nada de turnos solapados: a un trabajador no se le puede asignar más de un turno a la vez.
Cualificación de etiqueta de horario: para que se le pueda asignar a un turno, un trabajador debe estar cualificado para ello a través de la etiqueta de horario que tiene asignada.

El único supuesto en el que se podría infringir una restricción severa sería si se activara la coherencia para la semana del horario que se está generando. En este caso, si un turno se ha actualizado manualmente para que infrinja un mínimo o máximo de horas o una regla de comida en el periodo retrospectivo, dicha infracción se podría arrastrar a la semana que se está programando.

También hay ciertas restricciones severas que pueden variar de grado de gravedad y ser a veces severas y otras no. Cuando no son restricciones severas, se las denomina "objetivos". Los parámetros de horario le permiten configurar si estas restricciones pueden variar de grado de gravedad (y, por lo tanto, tratarlas como objetivos) o ser exclusivamente restricciones severas:

Máximo de horas semanales
Máximo de días de trabajo

Si el motor de optimización no puede encontrar una solución para el horario que no infrinja una restricción severa, el motor de optimización podría relajar las restricciones severas de demanda de mano de obra y de mínimo de horas semanales. El motor de optimización trata estas restricciones como restricciones flexibles para poder encontrar una solución que no infrinja ninguna de las demás restricciones severas.

Dado que Workday Labor Optimization resuelve las restricciones severas, también intenta cumplir los objetivos de gestión que se definen en el momento de generación del horario. Las restricciones flexibles ajustables son objetivos que el motor de optimización intenta respetar todo lo posible. Cuando el motor de optimización cumple estas restricciones, mejora la calidad y la puntuación del horario, pero si las restricciones flexibles no se cumplen, el motor de optimización genera un horario de todos modos. Entre las restricciones flexibles se incluyen las siguientes:

Coherencia
Cobertura de demanda
Costo de mano de obra
Máximo de horas semanales
Mínimo de horas semanales
Máximo de días de trabajo
Horas/días que prefiere el trabajador
Etiquetas de horario preferido
Horas semanales preferidas

Las restricciones flexibles las configura la organización de programación de nivel superior y se ponderan en una escala de 0 a 100. Si desea configurar el motor de optimización para que ignore una restricción flexible, puede definir la ponderación con el valor cero. Puede sustituir estos parámetros a nivel de trabajador. Las sustituciones a nivel de trabajador prevalecen sobre los parámetros del control deslizante en el momento en el que se genera el horario.

Workday mantiene ponderaciones intrínsecas que determinan la importancia relativa de cada una de las restricciones flexibles. Las ponderaciones intrínsecas de Workday de mayor a menor ponderación son las siguientes:

Coherencia
Máximo de horas semanales
Mínimo de horas semanales
Máximo de días de trabajo
Cobertura de demanda
Costo de mano de obra
Horas semanales preferidas
Etiquetas de horario preferido
Horas/días que prefiere el trabajador

La configuración de la organización de programación de nivel superior rellena automáticamente estos parámetros.

Cuando los gerentes generan un horario, pueden utilizar controles deslizantes para establecer las ponderaciones de diversas restricciones flexibles. Cuando se genera un horario por primera vez, Workday colocará automáticamente los controles deslizantes en función de los parámetros definidos para la organización de programación de nivel superior. Cuando los gerentes ajustan los parámetros de los controles deslizantes y generan un horario, Workday pasa esos parámetros horarios a la semana siguiente.

El valor de coherencia le permite crear horarios que sean copias (o casi) de semana en semana. La coherencia copia las horas de inicio y finalización de los turnos y las comidas, pero no las etiquetas de horario. Si el valor de este parámetro del horario es superior a cero, la coherencia se ponderará con un peso mayor que el de todas las demás restricciones flexibles.

Workday revisa los datos de una o dos semanas anteriores, en función de la organización de programación de nivel superior o la sustitución de configuración, para encontrar un horario de referencia con el que compararlo. Si el horario de referencia incluye vacaciones y permisos, Workday revisa otro ciclo retrospectivo único de una o dos semanas más para encontrar una semana sin vacaciones ni permisos. Si Workday no puede encontrar un horario de referencia para un trabajador, el motor de optimización ignora la coherencia para dicho trabajador.

Si el parámetro de coherencia es superior a cero y hay un turno en la semana de referencia en el que se haya sustituido manualmente al menos una de estas reglas, Workday podría respetar la sustitución manual y aplicarla a la semana actual:

Comida
Duración máxima de turno
Duración mínima de turno

Si un turno de la semana de referencia no tiene que cumplir obligatoriamente con el requisito de satisfacer la demanda de mano de obra de la semana actual, Workday podría aun así generar el turno en la semana actual.

Cuando el motor de optimización genera un horario, le da una puntuación global basada en las dimensiones siguientes:

Coherencia
Cobertura
Minimización de costo de mano de obra
Etiquetas de horario preferido de trabajadores
Horas semanales que prefiere el trabajador

Workday también da una puntuación de cada dimensión y una descripción de cómo se ajusta el horario a cada una. Las ponderaciones de las restricciones flexibles que definiera no afectan a la puntuación de horario ni a las puntuaciones de cada dimensión. Ejemplo: define la ponderación

Coherencia

como

Baja

. El motor de optimización genera un horario que incluye turnos que no son coherentes con los del ciclo retrospectivo anterior. Por lo tanto, es probable que la puntuación de

Coherencia

que se muestre sea

Poor

.

Cuando los trabajadores pueden aceptar un turno sin infringir restricciones severas (por ejemplo, la disponibilidad y las cualificaciones de las etiquetas de horario), Workday los recomienda como trabajadores de sustitución para los turnos existentes. Workday clasifica a los trabajadores recomendados por orden según su puntuación de sustitución. También muestra una puntuación de sustitución como

Match %

y calcula el

Match %

teniendo en cuenta los siguientes factores:

Workday considera que los trabajadores con una tarifa de pago más alta o que acumularán horas extra tienen una coincidencia más baja.
Cuanto más se aleje el turno de un trabajador de sus horas de trabajo preferidas, menor será su puntuación de coincidencia.
Workday considera que el trabajador tiene una coincidencia si en el turno hay alguna de sus etiquetas de horario preferido.