Cuestiones relativas a la configuración: informes de gastos de candidatos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los informes de gastos de candidatos. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Puede permitir que los trabajadores creen informes de gastos en nombre de los candidatos para reembolsarles los gastos que hubieran contraído.
Beneficios para la empresa
- Análisis de los datos de gastos de los candidatos para tomar decisiones mejor fundamentadas para las iniciativas de Recursos humanos
- Eliminación de soluciones manuales, como los pagos ad hoc y el uso de tipos de perceptores no candidatos
- Un reembolso más rápido enviando a revisores y aprobadores específicos los informes de gastos de los candidatos.
- Reducción de datos duplicados centralizando en Workday los datos de gastos de los candidatos
- Seguimiento y elaboración de informes sobre los costos de reclutamiento para controlar mejor los gastos
Ejemplos de uso
- Reembolsar los costos a los candidatos que incurran en gastos durante el proceso de reclutamiento, como vuelos a los sitios de las entrevistas y estancias en hoteles
- Generar informes sobre los totales de las peticiones de puesto, como los costos totales de las facturas de proveedor y los gastos de los candidatos
- Enviar informes de gastos que incluyan varios tipos de perceptores como, por ejemplo, candidatos y empleados que asisten a la misma comida de equipo
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué datos de gastos gestionan los trabajadores? | Puede configurar la seguridad segmentada para permitir que los trabajadores accedan únicamente a los datos de gastos de los candidatos. Cuando activa la seguridad segmentada, los trabajadores con:
Cuando no activa la seguridad segmentada, los trabajadores con y sin restricciones pueden seleccionar todos los tipos de perceptores no trabajadores, incluidos los candidatos, en la tarea Creación de informe de gastos para no trabajadores . Sin embargo, sin los permisos de seguridad adecuados, los trabajadores no podrán seleccionar a no trabajadores específicos en la lista de valores Pago a . |
¿Cómo se gestionan las transacciones de tarjeta de crédito de los candidatos? | Aunque los candidatos no utilizan tarjetas de crédito para gastos corporativos, puede reasignar las transacciones de tarjeta de crédito de los candidatos a los costos de gasto contraídos en su representación.
Cuando reasigna transacciones de tarjeta de crédito a candidatos, Workday muestra las transacciones en sus informes de gastos para que pueda seleccionarlas y, de este modo, incluirlas. Cuando no reasigna transacciones de tarjeta de crédito a los candidatos, los informes personalizados y estándar podrían contener datos de gastos limitados, lo cual puede mermar su capacidad para analizar el gasto total. |
¿Qué datos de informe de gastos puede purgar para los candidatos? | Cuando selecciona el tipo de datos que se pueden purgar de Finanzas - Informes de gastos en la tarea Purgado de datos personales , Workday purga lo siguiente:
|
Recomendaciones
- Para que los informes sean veraces, active el tipo de worktag Petición de puesto en los informes de gastos y así realizar un seguimiento del total de costos de las peticiones de puesto.
- Cuando las peticiones de puesto recurrentes no tengan ningún gerente ni organización de supervisión asociados, configure los campos calculados para enviar los informes de gastos a otros revisores y aprobadores.
Requisitos
- Asigne trabajadores que tengan acceso de seguridad con restricciones a las empresas que correspondan para que estas puedan acceder a los datos de los candidatos y a las solicitudes de puesto asociadas.
- Para enviar informes de gastos en representación de los candidatos, añada pagos de gasto como opción a sus elecciones de pago.
Limitaciones
Los candidatos no pueden crear sus propios informes de gastos en Workday.
No proporcionamos ningún worktag
Candidato
para usarlo en informes de gastos. En su lugar, puede usar los siguientes campos de informe para dar cuenta de los gastos de los candidatos:
- Tipo de perceptor de gasto
- Perceptor de informe de gastos
Workday no admite:
- Peticiones de puesto confidenciales en informes de gastos de candidatos
- Autorizaciones de gasto y anticipos en efectivo para candidatos
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Candidate Data: Candidate Expenses en el área funcional Recruiting. | Le permite crear informes de gastos para los candidatos y asociar solicitudes de puesto a gastos de candidatos. |
Process: Credit Card en el área funcional Common Financial Management. | Le permite reasignar transacciones de tarjeta de crédito a candidatos. |
Process: Expense Reports en el área funcional Expenses. | Le permite gestionar informes de gastos e informes relacionados.
Puede configurar la seguridad segmentada en este dominio para que los trabajadores solo puedan acceder a los datos de los candidatos en las tareas e informes de gastos. |
Manage: Payment Election en el área funcional Expenses | Le permite gestionar las elecciones de pago en nombre de los candidatos. |
Procesos de gestión
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de informe de gastos
para enviar informes de gastos de los candidatos a que se revisen y aprueben. También puede enviar los informes de gastos de los candidatos a revisores y aprobadores específicos.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Búsqueda de transacciones de tarjeta de crédito
| Sirve para consultar las transacciones de tarjeta de crédito que reasigna a los candidatos. |
Búsqueda de líneas de informe de gastos para organización
| Sirve para consultar las líneas del informe de gastos correspondientes a los candidatos por organización. |
Búsqueda de informes de gastos
| Sirve para consultar los informes de gastos que crea para los candidatos. |
Búsqueda de pagos
| Sirve para consultar los pagos de gasto de los candidatos:
|
Mantenimiento de uso de worktag
| Sirve para activar el tipo de worktag Petición de puesto en informes de gastos y facturas de proveedores.
Para corregir manualmente asientos relacionados con informes de gastos y facturas de proveedores también puede activar el tipo de worktag Petición de puesto en:
|
Cuando activa la seguridad segmentada, puede usar los siguientes orígenes de datos de informe y sus filtros correspondientes para crear informes personalizados solo con datos de gastos de los candidatos:
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
Puede configurar varios segmentos de seguridad para permitir que los trabajadores accedan a los datos de gastos de varios tipos de perceptor en los informes personalizados. Ejemplo: cree un informe personalizado que incluya datos de gastos de candidatos y alumnos, pero no datos de gastos de miembros de comités externos.
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Expense Reports
| Sirve para recuperar datos de los informes de gastos de los candidatos.
Cuando activa la seguridad segmentada, puede usar este servicio web para recuperar datos de gastos solo de los candidatos. |
Get Payments
| Sirve para recuperar datos de los pagos de gasto de los candidatos. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Sirven para cargar y recuperar datos de los filtros personalizados que cree para ejecutar liquidaciones de candidatos. |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | Sirven para cargar y recuperar las opciones de elección de pago de los gastos de los candidatos. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Sirve para cargar datos y enviar informes de gastos de los candidatos.
Cuando activa la seguridad segmentada, puede usar este servicio web para que solo se carguen los datos de gastos de los candidatos. |
Submit Settlement Run
| Sirve para cargar datos y liquidar y reembolsar los gastos de los candidatos. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Contabilidad | Workday genera automáticamente un worktag Petición de puesto en las líneas de asiento de contabilidad asociadas a los informes de gastos de los candidatos y sus solicitudes de puesto. Este worktag solo se genera en los asientos de gastos, no en los relacionados con lo siguiente:
|
Liquidación | Puede crear:
|
Cuentas de proveedor | Puede activar el tipo de worktag Petición de puesto en las facturas de proveedores para obtener información pormenorizada sobre los totales de costos en las peticiones de puesto. |