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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: definición de información personal para varios tipos de persona

Pasos: definición de información personal para varios tipos de persona

Una empresa o institución puede tener varios tipos de persona distintos, como candidatos, alumnos y trabajadores. Además, las personas de una organización pueden ser más de uno de los siguientes tipos de persona a la vez:
  • Afiliado académico
  • Miembro de comité externo
  • Alumno externo
  • Alumno
  • Alumno potencial
  • Trabajador
Cuando su organización utiliza varios tipos de persona, debe configurar los procesos de gestión de información personal y las políticas de seguridad para garantizar la seguridad de los datos personales de todos los tipos de persona.
  1. Defina todos los siguientes procesos de gestión que se aplican a su organización:
    • Edición de IDs gubernamentales
    • Edición de información de ID
    • Edición de licencias
    • Edición de otros ID
    • Cambio de nombre legal
    • Pasaportes y cambio de visado
    • Cambio de nombre preferido
    • Cambio de información personal
  2. En una empresa o institución con varios tipos de persona, debe definir una prioridad de tipo de organización para que Workday pueda saber qué proceso de gestión debe iniciar primero. Ejemplo: para una persona que es alumno y trabajador, la definición de prioridad para el proceso de gestión
    Cambio de nombre legal
     es la organización de supervisión.
  3. Configure reglas de condición para enviar procesos de gestión a una organización de supervisión o unidad académica utilizando los siguientes campos como condiciones:
    • Trabajador activo
    • Es Afiliado.
    • Es alumno.
    • Es Alumno potencial.
    Ejemplo: un administrador universitario puede definir reglas de condición para que los pasos de aprobación de alumno se envíen a un administrador de alumno y los pasos de aprobación de trabajador a un administrador de Recursos humanos.
    Las reglas de condición tienen prioridad sobre la prioridad de la organización.
    Si sus procesos de gestión utilizan grupos de seguridad sin restricciones, esos grupos tendrán acceso automáticamente a la información personal de los tipos de persona que no sean trabajadores. Si eso es aceptable, la configuración ha finalizado. Si no desea que los grupos de seguridad sin restricciones tengan ese tipo de acceso, continúe con los pasos 4 a 6.
  4. Cree grupos de seguridad basados en segmentos para que los grupos de seguridad sin restricciones de su proceso de gestión no tengan acceso a determinada información. Ejemplo: si un administrador de universidad no quiere que los trabajadores accedan a la información personal de los afiliados académicos, puede sustituir el grupo de seguridad Administrador de recursos humanos sin restricciones para ambos tipos de persona. Un nuevo grupo de seguridad basado en segmentos denominado HR Administrator for Worker puede controlar el acceso a la información personal.
  5. Defina la política de seguridad del proceso de gestión mediante los grupos de seguridad que defina. Si asigna un grupo de seguridad basado en segmentos a acciones en un proceso de gestión, también debe asignar el grupo a las acciones de subproceso para que se inicien correctamente.
  6. Defina la política de seguridad de dominio mediante los grupos de seguridad que haya definido. Si asigna grupos de seguridad basados en segmentos a estos dominios, debe hacer lo mismo con los objetos personalizados del dominio. Si no lo hace, los procesos de gestión que utilizan estos objetos personalizados no se ejecutarán correctamente.