Consideraciones de definición: presupuestos de proyecto
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los presupuestos de proyecto. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Los presupuestos de proyecto son el principal componente financiero de los proyectos. Le permiten analizar:
- Presupuesto frente a cifras reales
- Costo frente a ingresos
- Datos de mano de obra frente a datos no relacionados con mano de obra
- Colaboradores de desviación principal por varias dimensiones, como cuenta de libro mayor, categoría de gastos o ingresos y proveedor
Beneficios para la empresa
Los presupuestos de proyecto admiten:
- Análisis del presupuesto de proyecto frente a las cifras reales en su organización
- Cálculos automatizados de costo de mano de obra basados en tarifas de costo estándar y horas previstas
- Cálculos automatizados de ingresos basados en tarifas de contrato, cuotas de tarifa fija o porcentaje completado de tarifa fija (horas)
- Dimensiones de worktag
Ejemplos de uso
Con los presupuestos de proyecto, puede:
- Crear presupuestos de duración de proyecto de alto nivel o presupuestos mensuales más detallados
- Crear informes personalizados para comprender los ingresos y los costos de su proyecto
- Desarrollar presupuestos de proyecto flexibles con distintos niveles de detalle
- Utilizar hojas de cálculo para actualizar y mantener los presupuestos de proyecto
- Consultar datos activos sobre el progreso, el tiempo y los gastos del proyecto, así como los presupuestos y las previsiones
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué tipos de presupuesto de proyecto tiene que gestionar? | Puede crear presupuestos para gestionar sus proyectos de costos, de ingresos o ambos. Los presupuestos de proyecto están disponibles para:
Puede hacer lo siguiente:
|
¿Qué nivel de configuración necesita para gestionar sus presupuestos de proyecto? | Puede configurar su presupuesto de proyecto en el nivel de jerarquía de proyectos, en el nivel de entorno de cliente o en ambos.
Las configuraciones de jerarquía de proyectos tienen prioridad sobre las configuraciones de entorno de cliente. |
¿Quiere crear su presupuesto utilizando cifras reales anteriores? | Para los presupuestos de costos en los que quiera incluir cifras reales, utilice esta configuración para identificar:
|
¿De qué dimensiones quiere realizar un seguimiento? | Cree una estructura de plan e incluya las dimensiones relevantes.
Puede hacer que estas dimensiones sean obligatorias u opcionales. Cada línea de presupuesto debe incluir dimensiones obligatorias. |
¿De qué atributos de línea de plan desea realizar un seguimiento? | Por defecto, Workday clasifica las líneas de plan de los presupuestos de proyecto como costo o ingresos.
Asimismo, puede configurar Workday para que clasifique las líneas de plan de los presupuestos de proyecto como de mano de obra o no relacionadas con mano de obra. Puede usar los atributos de línea de plan en informes personalizados para comprender el estado financiero de su proyecto. |
¿Qué nivel de previsión de recursos tienen sus presupuestos de proyecto? | Workday genera previsiones de recursos en:
|
Recomendaciones
Si mantiene varios periodos presupuestarios a la vez, utilice Worksheets en lugar de actualizar cada periodo individualmente.
Mantenga al menos 2 tipos de cálculo. Estos tipos de cálculos son:
- Referencia, que no debe incluir cifras reales.
- Previsión, que debe incluir cifras reales.
Requisitos
Para garantizar que Workday calcula los presupuestos de proyecto con precisión, debe hacer lo siguiente:
- Comprender los proyectos.
- Comprender los planes de recursos de proyecto si genera su presupuesto a partir de su previsión o plan de recursos.
- Crear su hoja de tarifas de costo estándar para gestionar los costos de mano de obra de proyecto.
- Definir las dependencias de facturación de proyecto en Workday para los presupuestos de ingresos.
- Comprender la funcionalidad de control presupuestario para definir las opciones de comprobación de presupuesto.
Limitaciones
Workday no hace lo siguiente:
- Incluir costos comprometidos, como las órdenes de compra en los presupuestos de proyecto. Puede añadir estas transacciones manualmente como ítems de línea de presupuesto.
- Admitir el costo global o el porcentaje completado por costo.
- Permitir la creación de libros de trabajo a partir de presupuestos de plan de proyecto con más de 500 periodos o más de 10 años en el futuro.
- Admitir el uso de la tareaProgramación de actualización masiva de presupuesto de proyectopara actualizar más de 5000 planes.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Project Hierarchy en el área funcional Projects | Puede configurar y actualizar los presupuestos de proyecto en la jerarquía de proyectos. |
Set Up: Project Budget en el área funcional Projects | Puede configurar y actualizar los presupuestos de proyecto en el entorno de cliente. |
Manage: Project Budget en el área funcional Projects | Puede gestionar y consultar la información de presupuesto. |
Manage: Project Resource Forecast en el área funcional Projects | Puede gestionar y consultar información sobre previsión de recursos. |
Access Plan Type (segmented) en las áreas funcionales Budgets y Projects | Puede controlar el acceso a los presupuestos de proyecto. |
Workday utiliza varios roles para configurar los presupuestos de proyecto. Sin embargo, dado que varios pasos del proceso son únicos, los presupuestos de proyecto requieren un mantenimiento mínimo.
Rol | Consideraciones |
|---|---|
Administrador de seguridad | Configura la seguridad. Añade administradores de proyecto a los grupos de seguridad adecuados. |
Administrador de presupuesto | Añade Proyecto como tipo de entrada. |
Administrador de proyectos | Configura los presupuestos de proyecto en:
Define tarifas de costo estándar para:
|
Administrador de jerarquía de proyectos | Define el presupuesto de proyecto configurando:
|
Gestor de proyectos | Crea y actualiza los presupuestos de proyecto.
Crea planes según se indica en la estructura de plan y en las configuraciones de jerarquía de proyectos. Asigna planes como referencia o previsión para comparar las desviaciones entre los proyectos de la jerarquía o el entorno de cliente. Crea un presupuesto revisado para realizar cambios en:
Gestiona las opciones de control presupuestario. Realiza un seguimiento de los gastos e ingresos. Analiza:
|
Administrador de contratos para presupuestos de ingresos | Define la tarifa de facturación que Workday utiliza para calcular el presupuesto de ingresos. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Evento de asignación de plan como referencia
| Puede designar el tipo de cálculo como presupuesto base. |
Evento de modificación de presupuesto
| Puede enviar modificaciones para plantillas de presupuesto que requieren aprobación o modificación. |
Evento de plan
| Puede crear un presupuesto cuando la plantilla de presupuesto requiere aprobación o modificaciones. |
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Saldo de presupuesto de proyecto con costo de mano de obra | Puede comparar el presupuesto de un proyecto con el costo real. Este informe no se aplica a los presupuestos de duración. |
Datos de referencia frente a datos previstos de jerarquía de proyectos | Permite generar informes a nivel de organización sobre la referencia frente a la previsión en el nivel de jerarquía de proyectos o de entorno de cliente. Puede personalizar este informe para incluir las dimensiones y los umbrales de desviación adecuados para su organización. |
Puede usar los siguientes orígenes de datos de informe para crear informes personalizados:
- All Budget Amendments
- Budget Amendments by Organization
- Project Budget Calculation Details
Integraciones
Puede usar los siguientes servicios web para cargar los presupuestos de su proyecto:
- Importar presupuesto: añada líneas de presupuesto de proyecto sin crearlas manualmente en Workday. Se utiliza después de haber creado un presupuesto.
- Importar modificación de presupuesto: modifique varios presupuestos de proyecto a la vez.
- Put Budget Template: cree su presupuesto de proyecto sin crearlo manualmente en Workday.
- Put Project Budget Template: cree una plantilla que pueda usar para crear un presupuesto de proyecto desde la interfaz de usuario.
Conexiones y puntos de contacto
Los presupuestos de proyecto interactúan con:
- La contabilidad financiera
- El seguimiento de tiempo
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.