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Última actualización: 2025-04-18
Pasos: definición de Expense Protect

Pasos: definición de Expense Protect

Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Su organización está en el Acuerdo de servicio principal (MSA) o en el Acuerdo de servicio principal universal (UMSA). Para determinar el acuerdo de servicio de suscripción de su organización:
  1. Seleccione su avatar de perfil en Workday Community.
  2. Seleccione
    Perfil
    .
  3. En su página de perfil, seleccione el nombre de su organización, que se encuentra debajo de su nombre y junto al título de su puesto.
  4. Consulte el valor de su
    acuerdo de servicio de suscripción
     .
Si el valor es:
  • UMSA
    , la función está disponible automáticamente. Puede omitir el paso
    Activación de funciones de Innovation Services y contribuciones de datos de aprendizaje automático para clientes de MSA
     . Para obtener más información sobre las contribuciones de datos de aprendizaje automático, consulte Concepto: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , debe activar esta función a través de Innovation Services mediante el paso
    Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers
     .
Nota: los clientes de UMSA no tienen tareas ni informes de Innovation Services en sus entornos de cliente, ya que estos son solo para clientes de MSA. Los clientes de UMSA pueden ignorar toda la información relacionada con Innovation Services.
Puede utilizar Expense Protect para mostrar de forma rápida y eficaz informes de gastos poco habituales que necesiten una revisión más detallada. Expense Protect le permite aprovechar el aprendizaje automático y optimizar el proceso de revisión de informes de gastos para agilizar los tiempos de reembolso.
Expense Protect requiere un mínimo de 2 a 4 semanas para crear y entrenar el servicio de aprendizaje automático para su entorno de cliente antes de que esté disponible. Para comprobar la disponibilidad de Expense Protect, los valores se rellenan en las columnas
Insights de riesgo
 y
Nivel de riesgo
 de la
zona de trabajo de informe de gastos.
Workday recomienda realizar pruebas solo en un entorno de cliente de vista previa o de producción. Workday no admite Expense Protect en entornos de cliente de implementación.
.
  1. Activar funciones de Innovation Services y datos de aprendizaje automático.
    Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
    Cuando se selecciona un país para excluirlo de la recopilación de datos, Expense Protect deja de estar disponible para los informes de gastos de los perceptores de ese país. Esto también puede provocar que no haya una cantidad suficiente de informes de gastos necesarios.
    Cuando Expense Protect se puede utilizar, Workday muestra el estado
    Disponible
    .
    Seguridad: dominio
    Manage: Innovation Services
     en el área funcional Innovation Services.
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
    .
    En
    Opciones de gastos
    , seleccione la casilla
    Activar Expense Protect para informes de gastos.
    Seleccione la región en la que Workday aloja los datos que se utilizan para mejorar y personalizar la funcionalidad de análisis y aprendizaje automático.
    Seguridad:
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     en el área funcional System.
    Workday requiere un mínimo de 10 000 líneas de informe de gastos enviadas en su entorno de cliente para activar Expense Protect.
  3. Conceda permisos a grupos de seguridad para el dominio
    Set Up: Expense Protect
     en el área funcional Expenses.
  4. Oculte las columnas
    Nivel de riesgo
     e
    Insights de riesgo
     o conviértalas en obligatorias en:
    • La consulta de cuadrícula
    • Los detalles de línea
    • La
      zona de trabajo de informes de gastos
    Una vez que acepta Expense Protect y el aprendizaje automático está listo en su entorno de cliente, Workday muestra las columnas
    Insights de riesgo
     y
    Nivel de riesgo
     en
    Zona de trabajo de informes de gastos
     aunque no haya activado el dominio
    Set Up: Expense Protect
    .
  5. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de configuración de nivel de riesgo de gasto
    .
    Seleccione los valores de valoración de riesgo para los siguientes niveles de riesgo:
    • Bajo
    • Medio
    • Alto
  6. Acceda a la tarea
    Generación de valoraciones de riesgo para gastos
     (opcional).
    Tras aceptar Expense Protect, puede poner en cola los informes de gastos en curso para su evaluación, valoración de riesgo y actualización de datos. Ejemplo: acepta Expense Protect y desea consultar el
    nivel de riesgo
     y los
    insights de riesgo
     en el historial de informes de gastos. Acceda a esta tarea para que Expense Protect pueda evaluar el historial de líneas de informe de gastos.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Expense Protect
     en el área funcional Expenses.
  7. Añada el paso de servicio
    Espera de inferencia de Expense Protect
     al proceso de gestión Evento de informe de gastos (opcional).
    Puede enviar informes de gastos en función de la valoración de riesgo.
Cuando Expense Protect identifica el nivel de riesgo en un informe de gastos, los gastos anómalos se pueden revisar y aprobar o devolver.
Acceda al informe
Zona de trabajo de informes de gastos
 para consultar los insights y niveles de riesgo de los informes de gastos. Debe tener acceso al dominio
Process: Expense Report Work Area
 para acceder a
Expense Report Work Area.
Workday proporciona uno de los siguientes insights configurados de Workday:
  • Anomalía en importe
  • Gasto duplicado
  • Ítem de gasto incorrecto
Asimismo, puede utilizar los siguientes campos de informe basados en el objeto de gestión Línea de informe de gastos para crear informes personalizados:
  • Duplicate Expense from Expense Protect
  • Valoración de riesgo
  • Risk Score for Amount Anomaly
  • Risk Score for Duplicate Expense
  • Risk Score for Incorrect Expense Item
  • Ítem de gasto sugerido