Concepto: Expense Protect
Expense Protect utiliza el aprendizaje automático para evaluar las líneas de informe de gastos y proporcionar niveles de riesgo e insights, lo que le permite identificar gastos problemáticos. Expense Protect utiliza patrones de datos históricos para identificar tendencias, desarrollar insights de gastos y perfeccionar continuamente el modelo de aprendizaje automático para seguir mejorando.
Expense Protect solo evalúa los ítems de gasto con 50 o más líneas en su registro.
Expense Protect puede ayudarle a reducir el número de informes de gastos que debe revisar manualmente para agilizar los siguientes pasos:
- Aprobaciones
- Reembolsos
- Liquidaciones
para activar Expense Protect, se tienen que haber enviado al menos 10 000 líneas de informe de gastos en su entorno de cliente. Cuando se selecciona un país para excluirlo de la recopilación de datos, Expense Protect deja de estar disponible para los informes de gastos de los perceptores de ese país. Esto también puede provocar que no haya una cantidad suficiente de informes de gastos necesarios.
Valoraciones de riesgo
Expense Protect utiliza valoraciones de riesgo como base para una evaluación de riesgo. Estos valores se encuentran entre 0 y 100. Estas valoraciones ayudan a identificar líneas de informe de gastos anómalas en informes de gastos que no tienen el estado
Borrador
. Cuando se envía un informe de gastos, Expense Protect asigna una valoración de riesgo a cada línea del informe. Después de evaluar todas las valoraciones, asigna la valoración de riesgo más alta al nivel del informe de gastos.La valoración de riesgo indica el grado de anomalía del informe de gastos en relación con todos los demás informes de gastos de la organización. Ejemplo: el importe previsto para viajes en avión a India es de 2420 USD. Un empleado envía un informe de gastos por valor de 9782 USD. Expense Protect detecta una desviación en el informe de gastos en comparación con el 95 % de los informes de gastos similares de la organización. A continuación, asigna una valoración de riesgo de 95 al informe de gastos.
Para identificar informes de gastos anómalos, puede crear informes personalizados mediante los siguientes campos de informe en el objeto de gestión Línea de informe de gastos:
- Duplicate Expense from Expense Protect
- Valoración de riesgo
- Risk Score for Amount Anomaly
- Risk Score for Duplicate Expense
- Risk Score for Incorrect Expense Item
- Ítem de gasto sugerido
Expense Protect utiliza los siguientes modelos:
- Anomalía en importe: predice un importe previsto para un ítem de gasto determinado, compara el importe previsto con los datos del informe de gastos y presenta una valoración de riesgo que refleja la diferencia entre el importe introducido y el pronosticado.
- Gasto duplicado: detecta los gastos duplicados no desglosados en los gastos pagados y en curso. El aprendizaje automático analiza los gastos de los últimos 6 meses (a partir de la fecha de informe de gastos) en su entorno de cliente para detectar gastos duplicados. Workday puede tardar entre dos y tres días en considerar un informe de gastos pagados como duplicado. Expense Protect evalúa los gastos pagados con los siguientes valores coincidentes:
- Importe
- Moneda
- Ítem de gasto
- Fecha de gasto
- Perceptor
Expense Protect considera un gasto como duplicado si:- Uno de los gastos es un gasto de bolsillo y el otro gasto tiene una transacción de tarjeta de crédito coincidente.
- Ambos gastos son gastos de bolsillo.
- Ítems de gasto incorrectos: compara la probabilidad del ítem de gasto que seleccione con la probabilidad de alternativas a partir de los datos del informe. Expense Protect presenta una valoración de riesgo que refleja la probabilidad de que el ítem de gasto deba cambiar.
Niveles de riesgo
Los insights y niveles de riesgo le ayudan a identificar discrepancias como, por ejemplo, los gastos que:
- No cumplen con su política de gastos basada en los datos históricos de su entorno de cliente.
- Superar los umbrales de gasto definidos en función de los datos históricos de su entorno de cliente.
Puede configurar un parámetro de visualización para los niveles de riesgo con el fin de guiar su experiencia en función de la valoración de riesgo y el umbral de riesgo de su organización. Asimismo, puede definir los niveles de riesgo de gasto con las valoraciones de riesgo en la tarea
Mantenimiento de configuración de nivel de riesgo de gasto
. Workday proporciona rangos y niveles de riesgo por defecto para cada modelo.Los aprobadores y revisores pueden consultar los datos de gastos que Expense Protect evalúa en las siguientes columnas del informe
Zona de trabajo de informes de gastos
:
- Insights de riesgo
- Nivel de riesgo
Esta información también se muestra en los detalles de línea de gasto recibidos en Mis tareas.
En la columna
Insights de riesgo
, Workday muestra una o más de estas categorías para los gastos con niveles de riesgo medio y alto:
- Anomalía en importe
- Gasto duplicado
- Ítem de gasto incorrecto
En el caso de los ítems de gasto incorrectos, se muestra un ítem de gasto recomendado en el detalle de línea de gasto en el campo
Ítem de gasto sugerido
.Workday muestra un nivel de riesgo
Pendiente
cuando se produce un error al generar una valoración de riesgo. Se puede volver a generar manualmente una valoración de riesgo con la tarea Generación de valoraciones de riesgo para gastos
.