Ejemplo: congelación de autorizaciones de gasto
Este ejemplo ilustra cómo configurar una congelación y un cuestionario obligatorio en las autorizaciones de gasto para llevar un mayor control de los gastos.
Sus empleados envían autorizaciones de gasto para solicitar la aprobación previa de los gastos de viajes internacionales. Sin embargo, las recientes restricciones de viajes globales han provocado recortes presupuestarios en su empresa.
Para hacer frente a estos recortes presupuestarios, debe hacer lo siguiente:
- Aplicar una congelación de autorización de gasto en toda la empresa.
- Incluir un cuestionario sobre las autorizaciones de gasto para que los empleados puedan explicar los motivos de las solicitudes durante el periodo de congelación.
- Configure el proceso de gestiónAutorización de gastoy la política de seguridad en el área funcional Expenses.
- Asegúrese de que haya un aprobador adicional disponible en el grupo de seguridad Expense Partner. Lo añadirá al proceso de aprobación durante su configuración.
Seguridad:
- El dominioProcess: Spend Control and Analysis (Expenses)en el área funcional Expenses.
- Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional System:
- Business Process Administration
- Questionnaire Creation and Distribution
- Question Library
- Añada un paso de aprobación al proceso de gestiónAutorización de gasto.
- Desde el menú de acciones relacionadas del proceso de gestiónAutorización de gasto, seleccione .
- Introduzca la fecha actual y haga clic enAceptar.
- Añada un paso con los siguientes valores:OpciónDescripciónOrdenIntroduzca un valor que coloque el nuevo paso de aprobación como último paso del proceso de aprobación. Ejemplo: si su último paso de aprobación esf, introduzcafapara el nuevo paso de aprobación.TipoAprobaciónGrupoExpense Partner
- Haga clic enAceptar.
- Cree una regla de condición para el nuevo paso de aprobación.
- Desde el menú de acciones relacionadas del nuevo paso de aprobación, seleccione .
- Introduzca la fecha actual y haga clic enAceptar.
- Añada una fila y seleccioneCreación de regla de condiciónen la lista de valoresRegla.
- Haga clic enAceptar.
- En la páginaCreación de regla de condición, especifique los siguientes valores:OpciónDescripciónDescripciónCongelación de autorizaciones de gasto en toda la empresaY/OYCampo externo de origen o regla de condiciónCongelación de gasto de autorización de gasto para empresaOperador relacionalno está en blanco
- Haga clic enAceptardos veces y, luego, enTerminar.
- Active la congelación de gasto.
- Desde el menú de acciones relacionadas de su empresa, seleccione .
- Seleccione la casillaCongelar autorizaciones de gasto.
- Haga clic enAceptaryTerminar.
- Cree un cuestionario.
- Acceda a la tareaCreación de cuestionario.
- SeleccioneCrear nuevo cuestionarioe introduzcaFinalidad de la solicitud de autorización de gastoen el campoNombre de nuevo cuestionario.
- Haga clic enAceptar.
- Haga clic enEditar detalles de cuestionarioe introduzca los siguientes valores:OpciónDescripciónPermitido en procesos de gestiónAutorización de gastoInstrucciones de cuestionarioEspecifique el motivo de esta transacción puesto que se produce durante una congelación de autorización de gasto en toda la empresa.
- Haga clic enAceptar.
- Haga clic enMantener preguntas.
- SeleccioneCreación de preguntaen la lista de valoresPreguntae introduzca los siguientes valores:OpciónDescripciónNombre de preguntaPropósito de viajeCuerpo de pregunta¿Cuál es el propósito de este viaje?Tipo de preguntaTexto
- Haga clic enAceptar.
- Seleccione la casillaRequisito obligatorioy haga clic enAceptar.
- Añada un paso de cuestionario en el proceso de gestiónAutorización de gasto.
- Desde el menú de acciones relacionadas del proceso de gestiónAutorización de gasto, seleccione .
- Introduzca la fecha actual y haga clic enAceptar.
- Añada un paso con los siguientes valores:OpciónDescripciónOrdenaaTipoCumplimentación de cuestionarioGrupoTrabajador contingente (solo gestiona sus datos)Empleado (solo gestiona sus datos)TodosSeleccione.
- Haga clic enAceptar.
- Haga clic enConfigurar cuestionario.
- Introduzca la fecha actual y haga clic enAceptar.
- En la lista de valoresCuestionario, seleccioneFinalidad de la solicitud de autorización de gasto.
- Haga clic enAceptar.
- Aplique la regla de condición de congelación de gasto en el nuevo paso del cuestionario.
- Desde el menú de acciones relacionadas del nuevo paso del cuestionario, seleccione .
- Introduzca la fecha actual y haga clic enAceptar.
- Añada una fila y seleccioneCongelación de autorizaciones de gasto en toda la empresaen la lista de valoresRegla.
- Haga clic enAceptaryTerminar.
Cuando los empleados:
- Crean autorizaciones de gasto, deben completar un cuestionario que detalle el motivo de su solicitud.
- Envían autorizaciones de gasto, las transacciones se envían a un aprobador adicional.
Añada controles de autorización de gasto adicionales configurando comprobaciones de presupuesto durante el periodo de congelación.