Consideraciones de definición: signatarios de cuenta bancaria

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de signatarios de cuenta bancaria. Encontrará información sobre:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

En Workday, puede definir signatarios de cuentas bancarias para designar trabajadores y miembros de comités externos como firmantes de cuentas bancarias individuales. Puede mantener un registro de los firmantes que pueden acceder a una cuenta y gestionarla en representación del propietario de la cuenta.

Beneficios para la empresa

Los signatarios de cuenta bancaria le permiten:

Crear firmantes a partir de su lista existente de empleados y miembros del comité externo.

Identificar a los firmantes inactivos en las cuentas bancarias de empresa para reducir el fraude y mejorar los controles.

Simplificar el proceso de generación de informes de cuentas bancarias en el extranjero identificando puntos de datos clave de los signatarios en informes personalizados.

Generar informes sobre los cambios de los signatarios para cumplir con los requisitos de informes de auditoría externa e interna.

Ejemplos de uso

Puede realizar lo siguiente:

Identificar de manera sencilla y precisa a los firmantes de cada cuenta bancaria de empresa.

Configurar los procesos de gestión para que le notifiquen cuando sus firmantes cambien de posición o ya no estén activos.

Modificar la información del signatario en función de los cambios de puesto de un firmante que modifiquen sus autorizaciones.

Utilizar los informes para realizar un seguimiento e identificar a los firmantes inactivos o dados de baja de sus cuentas bancarias durante un periodo de tiempo definido.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Cómo se seleccionan los firmantes de cuentas bancarias en Workday?	Los firmantes y su información asociada están disponibles en Workday como trabajadores y miembros de comité externo. A la hora de crear firmantes, puede seleccionarlos de los trabajadores o miembros de comité externo ya definidos para su organización.
¿Qué niveles de aprobación necesita para sus signatarios?	A la hora de definir signatarios, puede asignar las autorizaciones de aprobación y los límites correspondientes para cada cuenta bancaria. Ejemplo: puede asignar un solo tipo de autorización como aprobador a un CFO que nunca requiere una aprobación secundaria para emitir un pago desde una cuenta bancaria. Del mismo modo, puede autorizar a un analista de caja para que solicite siempre un firmante conjunto para la aprobación secundaria. También puede combinar tipos de autorización con límites de aprobación mínimos y máximos. Ejemplo: un firmante tiene una autorización única cuando realiza un pago inferior a 100 000 USD, pero requiere la aprobación conjunta para importes de pago superiores a 100 000 USD.
¿Tiene que realizar un seguimiento de los límites de aprobación de signatarios en una moneda de cuenta bancaria o definida por el usuario?	Workday admite ambos tipos de moneda. A la hora de crear un signatario de cuenta bancaria, puede definir límites de signatario utilizando la moneda de cuenta bancaria. También puede sustituir la moneda de cuenta bancaria por una moneda diferente. Ejemplo: ha creado un signatario utilizando la moneda de cuenta bancaria en EUR, pero ahora su organización estandariza todos los límites de signatarios en USD.
¿Pueden utilizarse signatarios de cuentas bancarias para el procesamiento de transacciones y liquidaciones en Workday?	La funcionalidad de signatario de cuenta bancaria es independiente de la liquidación y otros workflows de transacciones. Para definir los usuarios que pueden iniciar, revisar y aprobar transacciones de Workday, configure los procesos de gestión con el usuario correspondiente para cada tipo de transacción.

Recomendaciones

En cuanto a los signatarios que necesiten documentos acreditativos, añádalos como archivos adjuntos a la hora de crear o editar signatarios de cuentas bancarias. Por ejemplo, pasaportes u otras formas de identificación exigidas por las instituciones financieras.

Si necesita modificar un signatario, utilice la tarea

Cambio de signatarios de cuenta bancaria

para cambiar cualquiera de los detalles. Workday aplica los cambios una vez que se aprueban.

Ejemplo: sustituye a un firmante inactivo o dado de baja por un firmante activo para una cuenta bancaria específica. También puede eliminar todas las líneas de signatarios con los firmantes dados de baja.

Requisitos

Defina todas las cuentas bancarias de empresa en Workday que requieran signatarios.

Defina tipos de pago para los firmantes, como cheque, tarjeta de crédito o transferencia electrónica de fondos.

Defina trabajadores o miembros de comité externo para designarlos como firmantes.

Garantice el acceso a Workday HCM para configurar notificaciones de proceso de gestión para cambios en posiciones de puestos o en la pertenencia a comités externos para los firmantes.

Limitaciones

Para asignar de forma masiva signatarios a varias cuentas a la vez debe utilizar los servicios web de signatarios de cuenta bancaria. Solo puede crear signatarios manualmente para cuentas bancarias individuales.

Definición de entorno de cliente

Cree firmantes utilizando empleados o miembros de comité externo.

Cree métodos de aprobación de firmas para firmantes, como digitales, físicos o escaneados.

Ejemplo: autoriza a algunos firmantes para que verifiquen transacciones mediante una firma digital. Exige que otros firmantes utilicen firmas físicas para aprobar pagos de determinadas cuentas bancarias.

Defina tipos de autorización para firmantes, como aprobadores únicos o conjuntos.

Seguridad

Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Cash Management:

Dominio	Consideraciones
Set Up: Signer	Los usuarios pueden definir trabajadores y miembros de comité externo como firmantes para los signatarios de cuenta bancaria.
Set Up: Secured Attachment for Signer	Los usuarios pueden consultar archivos adjuntos con seguridad para los firmantes.
Set Up: Bank Account Signatory Information	Los usuarios pueden: Definir tipos de autorización para realizar un seguimiento del número de firmantes necesarios para aprobar transacciones. Puede definir un tipo de autorización como único o conjunto. Crear métodos de firma para firmantes.
Set Up: Bank Account Signatory	Ofrece acceso a los subdominios siguientes: Set Up: Bank Account Signatory Information Set Up: Secured Attachment for Signer Set Up: Signer
Process: Bank Account Signatory	Los usuarios pueden: Acceder a informes y servicios web de signatarios de cuenta bancaria. Editar o cancelar cambios pendientes en la información del signatario dentro del proceso de gestión Evento de signatarios de cuenta bancaria . Eliminar firmantes de cuentas bancarias específicas o de todas las cuentas bancarias asignadas a la vez mediante la tarea Actualización masiva de signatarios .

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Evento de signatarios de cuenta bancaria	Configure esta opción para crear o editar signatarios de cuenta bancaria enviados para su revisión y aprobación.
Cambio de puesto Envío de solicitud de baja voluntaria Baja	Configure estos procesos de gestión de Workday HCM para recibir notificaciones cuando los trabajadores cambien de estado de puesto, como una transferencia, una promoción, una solicitud de baja voluntaria o una baja. En función de los cambios, puede realizar las actualizaciones necesarias en el signatario correspondiente. Edite las definiciones de proceso de gestión para añadir el paso Servicio de marcador de posición de configuración de paso cuando finalice el proceso de gestión. A continuación, añada notificaciones a este paso con sus destinatarios. El paso Servicio de marcador de posición de configuración de paso le permite configurar notificaciones antes o después de otro paso que no incluye las configuraciones.
Manage Committee Membership	Configure este proceso de gestión de Workday HCM para recibir notificaciones cuando los miembros de comité externo se vuelvan inactivos o finalicen su pertenencia al comité. En función de los cambios, puede realizar las actualizaciones necesarias en el signatario correspondiente. Edite la definición de proceso de gestión para añadir el paso Servicio de marcador de posición de configuración de paso cuando finalice el proceso de gestión. A continuación, añada notificaciones a este paso con sus destinatarios. El paso Servicio de marcador de posición de configuración de paso le permite configurar notificaciones antes o después de otro paso que no incluye las configuraciones.

Informes

Informe o tablero de control	Consideraciones
Excepciones de signatarios de cuenta bancaria	Consulte los firmantes inactivos que siguen asignados a cuentas bancarias.
Búsqueda de signatarios de cuenta bancaria	Consulte sus signatarios de cuenta bancaria filtrados por detalles de signatario. El informe muestra todos los signatarios de cuenta bancaria con el estado Aprobado .
Búsqueda de cambios históricos en signatarios de cuenta bancaria	Consulte todos los cambios en los signatarios de cuenta bancaria en el intervalo de fechas que especifique. También puede filtrar los cambios en función de los atributos de signatario pertinentes. Ejemplo: utiliza el informe con fines de auditoría para verificar que se han autorizado todos los cambios en los signatarios.
Consulta de firmantes	Consulte todos los firmantes que ha creado para añadirlos como signatarios. El informe muestra los detalles del firmante y si un firmante tiene documentos adjuntos.

Le sugerimos que utilice los siguientes orígenes de datos de informe para crear informes personalizados:

Bank Account Signatory Snapshots

: muestra los cambios históricos realizados en los signatarios de cuenta bancaria.

Ejemplo: para determinar cuándo se han añadido o actualizado los signatarios de cuenta bancaria, puede crear un informe personalizado que incorpore los detalles del signatario en una fecha específica.

Bank Account Signatories

: muestra todos los signatarios de cuenta bancaria.

Ejemplo: si utiliza cuentas bancarias extranjeras, puede crear un informe personalizado para complementar los informes de cuentas bancarias y financieras extranjeras (FBAR). Puede usar el informe personalizado para identificar a todos los firmantes con saldos bancarios acumulados de 10 000 USD o más en un rango de fechas especificado.

Signers

: muestra todos los firmantes a los que puede realizar un seguimiento y gestionar de acuerdo con los requisitos de informe de auditoría.

Integraciones

Servicio web	Consideraciones
Get Bank Account Signatories	Recupera signatarios de cuenta bancaria de Workday con los criterios especificados. A continuación, puede exportar la información del signatario a sistemas de terceros.
Get Signers	Recupera firmantes de Workday con los criterios especificados. A continuación, puede exportar los firmantes a sistemas de terceros.
Put Bank Account Signatory	Importa y crea signatarios de cuenta bancaria para las cuentas bancarias.
Put Signer	Importa y crea firmantes para las cuentas bancarias.
Submit Bank Account Signatory	Crea un evento para incorporaciones, actualizaciones o eliminaciones de signatarios. A continuación, lo envía a través del proceso de gestión Evento de signatarios de cuenta bancaria para su revisión y aprobación.

Conexiones y puntos de contacto

Los procesos de gestión de Workday HCM se utilizan para configurar notificaciones de cambios para los firmantes.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Concept: External Committee Members

Steps: Set Up Termination

Definición de cuentas bancarias

Steps: Set Up Job Changes

Steps: Set Up Employee Resignation

The Next Level: Bank Account Signatories