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Última actualización: 2026-03-13
Pasos: Cancelar las cuentas por cobrar

Pasos: Cancelar las cuentas por cobrar

Workday te permite cancelar facturas de clientes y ajustes de facturas de clientes para que puedas contabilizar los importes impagados. Para contabilizarlos en el libro mayor correspondiente, cree reglas de contabilización para identificar las cancelaciones según el motivo especificado. Puede:
  • Cancelar total o parcialmente una factura de un cliente.
  • Aplicar varios motivos de cancelación con diferentes importes para la misma factura.
  • Desactivar el motivo de baja que no esté en uso.
  • Se pueden cancelar pequeñas cantidades durante la aplicación del pago, pero no se pueden agregar etiquetas de trabajo.
  • Utilice el servicio web
    "Enviar solicitud de cancelación de deuda incobrable"
     para cancelaciones masivas.
  • Cree reglas de cancelación para liquidar los saldos restantes una vez que finalice el proceso de solicitud de pago automático.
No se pueden cancelar facturas ni ajustes:
  • Durante las solicitudes de pago en nombre de terceros.
  • Cuando el IVA se encuentra en estado pendiente debido a que la declaración de impuestos está en curso.
  1. Acceda a la tarea
    Mantener motivos de cancelación de cuentas por cobrar
     .
    • Especifique el motivo y el uso de
      Cuentas de Clientes
       o
      Finanzas Estudiantiles
       para controlar la disponibilidad del motivo en el área correspondiente.
    • Cuando cambie el nombre de un motivo de cancelación de deuda en uso, ajuste la regla de contabilización de la cuenta que hace referencia al nombre del motivo anterior.
    • Para evitar seleccionar un motivo de baja que ya no sea válido para su organización, marque la casilla de verificación
      "Inactivo"
       .
    Seguridad:
    Configuración: Dominio Categorías de cancelación de cuentas por cobrar
     en el área funcional de Gestión financiera común.
  2. Acceda a la tarea
    Editar opciones de cuenta de cliente
     .
    • En la ventana emergente
      "Copiar etiquetas de trabajo del encabezado de la factura a las líneas de cancelación"
       , seleccione las etiquetas de trabajo del encabezado de la factura que desea copiar a las líneas de cancelación.
    • Para rellenar las etiquetas de trabajo de compensación en las líneas de cancelación, seleccione la casilla de verificación
      "Autocompletar líneas de cancelación y etiquetas de trabajo de compensación"
       cuando haya habilitado la compensación de etiquetas de trabajo.
  3. Acceda a la tarea
    de Cancelación
     desde el menú de acciones relacionadas de una factura.
    Al completar la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Algunos de los campos y funciones enumerados no serán aplicables cuando acceda a las cancelaciones a través de otras tareas.
    Opción Descripción
    Divisa
    Workday rellena automáticamente la moneda de la factura para un cliente. Si no especificas una moneda, se utilizará la moneda de la empresa.
    Puede cambiar la moneda a cualquiera de las monedas aceptadas definidas para el cliente especificado. Solo se pueden seleccionar facturas y ajustes que estén en la misma moneda que la cancelación de la deuda.
    Importe total de la deducción
    Puede introducir varios importes de cancelación por factura, según diferentes motivos de cancelación.
    Para cancelar una parte del importe de la factura, cambie el valor en
    Importe de cancelación
     a un valor inferior al
    Importe adeudado
     .
    Importe restante a pagar
    Cuando modificas el
    importe de la cancelación
     , Workday actualiza el importe restante adeudado.
    Fecha de baja
    Seleccione una fecha de transacción que sea igual o posterior a la fecha de la factura.
    Memo
    Especifique cualquier información relevante que desee compartir con un aprobador durante el proceso de revisión y modificación. Esta nota también aparecerá en la línea del diario correspondiente a la cancelación de deuda.
    Líneas de amortización
    • (Opcional) Con la comprobación de entrada de datos de cancelación de facturas de clientes habilitada en la tarea
      Editar configuración de inquilino - Finanzas
       , Workday muestra una alerta para revisar el valor introducido en el campo
      Importe de cancelación
       cuando el modelo de aprendizaje automático determina que el valor está fuera de los datos históricos.
      Workday necesita al menos 100 cancelaciones con estas dimensiones coincidentes aplicadas en los últimos 12 meses para que el modelo de aprendizaje automático pueda analizar los valores introducidos en el campo
      Importe de la cancelación
       :
      • Compañía.
      • Centro de costos.
      • Divisa.
      • Usuario actual.
      • Motivo de la amortización.
    • Workday muestra las etiquetas de trabajo de compensación y las etiquetas de trabajo que ha seleccionado para copiar del encabezado de la factura. Puedes editar las etiquetas de trabajo según sea necesario.
    Seguridad:
    Proceso: Cancelación de clientes - Núcleo
     y dominios
    de Proceso: Cancelación de clientes - Factura única
     en el área funcional Cuentas de clientes.
  4. (Opcional) Acceda al proceso de negocio
    del evento de cancelación de deudas incobrables
     .
    Configure los pasos de revisión y modificación para dirigir las cancelaciones de deuda a los gerentes correspondientes para su aprobación.
    Seguridad: Área funcional de Cuentas de Clientes.
  5. (Opcional) Acceda al informe
    Buscar cancelaciones de facturas de clientes
     y especifique la
    empresa
     a la que se aplicó la cancelación.
    Desde el menú de acciones relacionadas de la transacción de cancelación:
    • Seleccione
      Cancelar cancelación de deuda incobrable
       para cancelar la cancelación.
      No se pueden cancelar las cancelaciones de deuda que forman parte de las transacciones de mantenimiento de facturas de clientes o de las solicitudes de pago de clientes.
    • Seleccione
      Agregar/Cambiar archivo adjunto
       para agregar o reemplazar un archivo adjunto.
    Seguridad:
    Proceso: Cancelación de cliente - Cancelar
    Proceso: Cancelación de cliente - Ver
     y
    Proceso: Cancelación de cliente - Agregar/Cambiar dominios de adjuntos
     en el área funcional Cuentas de clientes.
  6. (Opcional) Acceda a la tarea
    Realizar mantenimiento de facturas de clientes
     .
    Especifique una
    fecha de transacción
     anterior a cualquiera de las fechas de ajuste de factura seleccionadas. Workday lo establece automáticamente a la fecha actual.
    Al aplicar ajustes a las facturas, también puede dar de baja los pequeños importes incobrables. Pero no puedes deducir por más de un motivo y no puedes incluir etiquetas de trabajo.
    Seguridad:
    Proceso: Factura del cliente - Ver
     y
    procesar: Cancelación del cliente - Ver
     y
    procesar: Pago de venta en efectivo - Ver
     dominios en el área funcional Cuentas de clientes.
Cree informes personalizados utilizando el campo de informe
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 en el objeto de negocio "Transacción de informes de ingresos" para ver quién inició la transacción de cancelación de deuda incobrable de la factura del cliente.