Consideraciones de definición: cargos por demora e intereses

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los cargos por demora e intereses. En él se explica lo siguiente:

Por qué configurarlo.

Cómo encaja en el resto de Workday.

Impactos posteriores e interacciones entre productos.

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.

Qué es

Workday le permite calcular cargos por intereses y cargos por demora en facturas vencidas y luego aplicarlos a la factura original. Para generar cargos financieros automáticamente, puede programar el proceso después de configurar las reglas. También le permitimos generar informes sobre los cargos financieros e imprimir las facturas de cargos financieros.

Beneficios empresariales

La funcionalidad de cargos por demora e intereses:

Simplifica la configuración, el cálculo y el proceso de los cargos financieros de las facturas vencidas.

Elimina la necesidad de calcular manualmente los cargos por demora e intereses en las facturas de cada cliente.

Le permite recuperar los costos incurridos al llevar facturas no pagadas en sus libros.

Ejemplos de uso

Puede configurar reglas de cargos por demora e intereses para:

Calcular cargos financieros únicos o recurrentes en facturas vencidas.

Imprima facturas de cargos financieros independientes para enviarlas a sus clientes.

Generar un informe únicamente sin procesar los cálculos de cargos financieros.

Aplique los importes a cuenta a las facturas de cargo financiero.

Preguntas para tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿En qué tipos de factura necesita evaluar los cargos financieros?	Cuando quiera generar cargos financieros para distintos tipos de factura, configure las reglas por defecto o las sustituciones en el nivel de cliente individual.
¿Cómo desea configurar los cargos financieros para las transacciones interempresa directas?	Cuando tiene transacciones interempresa directas, Workday procesa el cargo financiero como de costumbre. Cuando quiera excluir estos cargos, defina el cliente como Exento en su perfil.
¿Necesita contabilizar cargos por intereses y cargos por demora en cuentas independientes?	Para contabilizar cargos financieros en dos cuentas de libro mayor diferentes, especifique las categorías de ingresos por empresa o cliente.
¿Cómo desea generar los documentos de cargos financieros?	Después de calcular los cargos por demora e intereses, puede crear lo siguiente: Un nuevo documento de factura para cargos financieros. Un nuevo documento de ajuste de factura para cargos financieros Dos documentos de ajuste de factura independientes: uno para cargos por intereses y otro para cargos por demora. Un informe, sin generar ningún documento ni contabilidad.
¿Cómo desea configurar sus worktags para cargos financieros?	Cuando define las opciones de cálculo, Workday le permite: Copie los worktags de la cabecera de una factura vencida. Copie los worktags de cliente del perfil de cliente en la cabecera de la factura de cargo financiero o del documento de ajuste de factura. Copie los worktags de cabecera de una factura vencida en el nuevo documento de ajuste de cargo financiero. Cuando tiene activado el cuadre contable mediante worktags, debe especificar un worktag para procesar los cargos financieros.

Recomendaciones

Ejecute el informe

Mantenimiento de cargos por demora e intereses

para definir cargos por demora e intereses en el orden correcto.

Seguridad: configure el dominio Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
en el área funcional Common Financial Management para grupos de seguridad sin restricciones.

Cuando quiera aplicar el cargo financiero a un mes completo aunque no se hayan completado los 30 días, defina la opción de cálculo como mensual.

Para realizar cambios en la factura original, primero cancele las facturas de cargos financieros asociadas.

Para consultar los ajustes de factura de la factura de cliente, acceda a la ficha

Cargos por demora

en el informe

Consulta de factura de cliente

y profundice en las ejecuciones de cálculo.

Requisitos

Configure al menos una regla de interés y una regla de cargo por demora.

Especifique una regla para definir el comportamiento por defecto de los cálculos de cargos por demora e intereses. Determine si desea sustituir los cálculos por defecto de un cliente.

Defina las opciones de cálculo para generar cargos financieros.

Para imprimir el documento de cargo financiero, defina la

Regla de formato de factura de cliente

como Cargos financieros
. Además, defina

Formato de formulario de gestión

como Formulario de impresión de factura de cargo financiero de cliente
.

Cuando activa el cuadre contable mediante worktags, debe definir el worktag principal en caso de que falte el worktag principal en la factura original o en el perfil de cliente.

Configure el proceso de gestión Evento de cargos por demora e intereses
y apruebe los cargos para que Workday pueda mostrar los cargos financieros.

Limitaciones

Workday no admite los siguientes cálculos:

Interés compuesto

Cargos por intereses por pagos atrasados

Tipos de interés y cargos escalonados

Esta función no admite facturas que se originen en patrocinadores de Grants o Student.

Una vez que genera un documento de cargo financiero, no puede cambiar los campos de cliente de empresa ni de moneda.

Cuando procesa el cargo financiero para el mismo cliente y empresa varias veces en el mismo periodo, el importe a cuenta no cambia en las ejecuciones de cálculo posteriores.

Solo puede aplicar una regla de interés y una regla de cargo por demora a la misma factura.

No puede usar el proceso de aplicación automática para distribuir el pago de cliente entre la factura original y la factura de cargo financiero relacionada.

El cargo por demora solo puede ser un importe fijo. No puede especificar el valor del cargo por demora como un porcentaje del importe vencido.

No puede recaudar impuestos sobre cargos financieros automáticamente.

Definición de entorno de cliente

Para activar cargos por demora e intereses, seleccione la casilla Activar

cargos por demora e intereses

en la sección

Cuentas de cliente

de la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

Seguridad

Configure el dominio Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
en el área funcional Common Financial Management para los trabajadores que necesiten:

Configure reglas de cargo financiero, cálculos, opciones de resultado y sustituciones para empresas o clientes individuales.

Consulte informes de empresa o de cliente individuales.

Procesos de gestión

Configure el proceso de gestión Evento de cargos por demora e intereses
para definir quién puede iniciar, aprobar y consultar los cargos financieros. Cuando revisa los cálculos o deniega el evento de proceso de gestión, Workday también cancela el evento de cálculo.

Elaboración de informes

Para revisar los detalles de los cargos financieros, acceda al informe

Búsqueda de ejecuciones de cálculo de cargos por demora e intereses

También puede crear un informe personalizado mediante el origen de datos de informe

Interest and Late Fee Calculation Run

. Cuando sus informes se encuentren en el origen de datos de informe

Facturas de cliente

, incluya el campo de informe

Factura de cliente generada

para consultar los ajustes de la factura de intereses.

Integraciones

Puede utilizar los siguientes servicios web para cargar o recuperar datos a través de un EIB:

Servicios web	Consideraciones
Obtención de reglas de cargo financiero Aplicación de regla de cargo financiero	Añade, recupera o actualiza una regla de cargo financiero. Cuando no existe una regla, Workday la crea. Si la regla ya está en uso, no puede actualizarla.
Obtención de opciones de cálculo de cargos por demora e intereses Opción de cálculo de cargos por demora e intereses de venta	Recupera o actualiza las reglas de cálculo de cargos por demora e intereses a nivel de entorno de cliente y empresa. Cuando no existe una regla de cálculo para el entorno de cliente, Workday crea una nueva. El valor del campo Días en año debe ser superior a cero. Cuando Mínimo de días para mes parcial tenga un valor, defina el indicador Incluir mes parcial como verdadero. Solo hay una regla de cálculo de cargos por demora e intereses para el entorno de cliente, pero puede crear cualquier número de reglas para una empresa, teniendo prioridad el valor de orden más bajo.
Obtención de valores por defecto y sustituciones de cargos por demora e intereses Colocación de valores por defecto y sustituciones de cargos por demora e intereses	Recupera o actualiza las configuraciones por defecto y de sustitución de la regla de cargos por demora e intereses. Las reglas de aplicación por defecto se aplican a todos los clientes. Workday aplica reglas de sustitución en función de la combinación de categoría de empresa y cliente.
Obtención de opciones de resultado de cargos por demora e intereses Opción de resultado de cargos por demora e intereses de venta	Añade, recupera o actualiza las reglas para generar documentos de factura de cargos por demora e intereses para una empresa. Estas reglas definen las opciones de resultado al procesar los cargos financieros. Las reglas de nivel de cliente sustituyen a la regla de entorno de cliente de la empresa.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.