Consideraciones de definición: Services CPQ

Qué es

Services Configure, Price, Quote (CPQ) automatiza el proceso desde la oferta hasta el cobro. Ofrece una forma precisa y fácilmente repetible de definir el alcance y el precio de las transacciones. Services CPQ aprovecha las configuraciones de lista de precios de Professional Services Automation (PSA) y de ingresos para rellenar los datos de cuadrícula automáticamente en la oferta. Le permite:

Cree ofertas con servicios que incluyan roles, ítems e ítems recurrentes, gastos, costos de tercero y descuentos.

Copie y pegue valores de herramientas externas o introduzca valores manualmente en la cuadrícula de oferta .

Estimar la dedicación de servicio a un nivel alto o definir una estructura de detalle del trabajo (WBS) más detallada mediante fases o fases y tareas.

Añada tarifas diarias o por horas para los roles de oferta y defina los requisitos de los roles.

Oferta de servicios con tarifa fija o modelos de facturación de tiempo y gastos.

Ajuste automáticamente los precios de línea de oferta definiendo un valor de objetivo específico de precio, margen o descuento para un servicio o una oferta.

Defina catálogos de servicio con servicios, roles y gastos preconfigurados.

Prohibir descuentos en líneas de rol , excluyéndolas de los ajustes de servicio .

Defina plantillas de documentos y genere documentos para ofertas de forma dinámica.

Consulte o editar ofertas en distintas vistas basadas en cronología por semanas, meses, años de contrato o vista de resumen.

Consulte una oferta por periodo temporal, como semanas, meses, fases, años de contrato o resumen. También puede consultarlos por importes como cantidad, precio, costo o porcentaje de equivalente de tiempo completo (ETC) (equivalente de tiempo completo).

Beneficios para la empresa

Services CPQ simplifica el proceso de creación de ofertas en Workday a partir de oportunidades y su conversión en proyectos y contratos en función de los cambios en los detalles de oportunidad. Proporciona:

Acceda a los datos de ventas más recientes y a una fuente de información fiable para los datos de fijación de precios, recursos y facturación.

Mejor visibilidad entre CRM de tercero y Workday.

Flexibilidad a la hora de configurar varias ofertas de servicio para un presupuesto determinado.

Insights oportunos sobre la previsión y la gestión de recursos.

Creación de ofertas más rápida y precisa con granularidad de precios para satisfacer las necesidades de su empresa.

Mayor flexibilidad al permitirle ofrecer ofertas en Workday sin sustituir por completo las hojas de cálculo existentes.

La destreza de configurar el catálogo de servicios le permite crear ofertas más precisas rápidamente para los servicios repetibles y reduce el esfuerzo manual que implica definir los mismos servicios de referencia, lo que proporciona estandarización.

Proceso automatizado de generación de documentos que mejora la eficiencia.

Ejemplos de uso

Como especialista de CPQ, puede hacer lo siguiente:

Cree ofertas de servicios que incluyan fases, tareas, roles, ítems, gastos, descuentos y costos de terceros en función de las necesidades del cliente .

Copie las ofertas existentes para crear varias iteraciones en distintas situaciones hipotéticas.

Generar e imprimir documentos de oferta y enviarlos a los clientes para su revisión y negociación.

Cree proyectos de oportunidad, proyectos, planes de recursos y previsiones de recursos a partir de ofertas aprobadas principales.

Cree contratos de cliente , programas de facturación y programas de reconocimiento de ingresos a partir de ofertas principales aprobadas en función de los cambios en los detalles de oportunidad.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Necesita iterar y crear varias opciones de una oferta?	Puede copiar ofertas dentro de una oportunidad. Workday copia todos los detalles en el borrador de oferta.
¿Necesita tarifas por defecto para los roles de proyecto en una oferta?	Puede editar y crear hojas de tarifas de facturación de proyecto para rellenar los precios de lista por unidad para roles específicos en su oferta.
¿Necesita costos para rellenar la mano de obra y los ítems en una oferta?	Puede definir la hoja de tarifa de costo estándar por empresa para rellenar el precio unidad de los roles y definir el ítem de venta como cotizable para añadir el costo por unidad de los ítems.
¿Necesita registrar y facturar informes de gastos de trabajador del proyecto?	Puede añadir líneas de gasto a la oferta para una línea de gasto de proyecto facturable con un origen de transacción de tiempo en el contrato de cliente.
¿Necesita registrar y facturar facturas de proveedor en el proyecto?	Puede añadir líneas de costo de tercero a la oferta para una línea de gasto de proyecto facturable con un origen de transacción de factura de proveedor en el contrato de cliente.
¿Necesita tener aprobaciones dinámicas basadas en los datos de la oferta?	Workday proporciona un marco de proceso de gestión configurable para ofertas que puede definir para incluir aprobaciones y reglas de condición que se ajusten a sus necesidades empresariales.
¿Necesita crear documentos automáticamente a partir de los detalles de la oferta?	Puede crear plantillas de documentos desde una configuración de oferta en función de los datos de oferta.

Requisitos

Asegúrese de lo siguiente:

Tiene las SKU de Workday Projects, Project Billing y Services CPQ .

La integración con su origen existente de gestión de relaciones con clientes (CRM) se configura para sincronizar registros de cliente y oportunidades.

Los worktags obligatorio se alinean entre ofertas, proyectos y contratos de cliente .

Las validaciones se alinean entre oferta, proyecto y contrato de cliente.

Ha configurado los procesos de gestión necesarios. Consulte la sección

Proceso de gestión

para obtener más información.

Ha configurado la asignación de oferta a contrato en los parámetros de Services CPQ .

Ha definido oportunidades, jerarquías de proyectos, roles de proyecto, hojas de tarifas de facturación de proyecto, hojas de tarifas de costo estándar de proyecto e ítems de venta, lista de precios de ítems de venta, categorías de tarifa y categorías de ingresos.

Ha definido Ítems de venta como

cotizables

con el costo por unidad por defecto en la línea de ítem.

Ha definido fases de proyecto y tareas de proyecto al crear una oferta con fases y tareas.

La plantilla de documento está configurada y publicada.

El catálogo de servicio se activa cuando tiene uno.

El indicador Permitir pegar desde hojas de cálculo a indicador está activado para copiar datos de oferta de una hoja de cálculo.

Ha añadido la categoría de fragmento a la plantilla de documento para hidratar el contenido correctamente en el documento de oferta.

Recomendaciones

Para combinar todos los servicios en un proyecto, active la opción

Gestión de varios servicios como un solo proyecto

en la configuración de Services CPQ .

Para mostrar el ID de proyecto en el nombre de proyecto , active la opción

Incluir ID de ~Proyecto~ en nombre de ~Proyecto~

.

Especifique el tratamiento de ingresos y la plantilla de programa de ingresos para cada modelo de facturación y los ítems de línea de oferta asociados para la creación de contrato .

Para imprimir el documento de oferta, asegúrese de añadir los pasos de servicio

Print Quote Documents PDF

e

Print Quote Documents DocX

en el proceso de gestión
Evento de oferta
.

Recomendamos añadir el nombre del servicio al inicio de cada fragmento para identificarlos fácilmente cuando se recuperen en el documento de oferta.

Para añadir un servicio basado en fases o tarea , seleccione la opción

Añadir servicio personalizado

al crear una oferta y seleccione la opción

Con fases

o

Con fases y tareas

.

Para tener tarifas más específicas por defecto en un rol, configure categorías de tarifa y miembros de categoría de tarifa. Puede definirlas en la hoja de tarifas de facturación de proyecto y, a continuación, seleccionar la tarifa que desee en el rol durante la creación de la oferta para obtener un precio más específico.

Para incluir subtotales de servicios o roles en un documento de oferta, cree tablas con datos repetidos en la primera columna y un campo numérico o de moneda en la última columna.

Al copiar asignaciones de tareas y fases de una sola tabla en una hoja de cálculo, asegúrese de copiar y pegar primero las tareas y fases para crear la estructura de la WBS y, a continuación, copiar y pegar las asignaciones.

Para crear un plan de proyecto automáticamente después de que se apruebe la oferta principal, asegúrese de configurar el

proceso de plan de proyecto de Services CPQ

como un paso de servicio en el proceso de gestión
Evento de oferta
.

Para crear un plan de proyecto automáticamente después de que el proyecto de oportunidad se haya convertido en un proyecto normal, asegúrese de configurar

Process Project Plan from Services CPQ

como un paso de servicio en el proceso de gestión
Conversión de proyecto de oportunidad en proyecto
.

Limitaciones

Inicialmente, Workday crea solo un recurso sin nombre (UNR) para un proyecto de oportunidad generado desde Services CPQ , pero más tarde el gestor de proyectos puede añadir varios recursos.

Solo las ofertas principales aprobadas crean un proyecto de oportunidad.

Workday no crea un plan de proyecto a menos que todos los proyectos de oportunidad estén aprobados, cancelados o denegados para todos los servicios de la oferta.

Limitamos los servicios en una oferta a un máximo de 5 años de duración.

La duración de la oferta puede ser de un máximo de 10 años.

Puede añadir un máximo de 5 categorías de tarifa para roles.

Puede copiar y pegar un máximo de 500 celdas en la cuadrícula de oferta .

Al copiar una oferta no se copian los atributos posteriores.

No puede añadir importes de gastos ni de costos de tercero en el catálogo de servicios. El especialista en ventas deberá introducirlo cuando añada el servicio a una oferta.

Una vez que haya configurado una estimación de dedicación para el servicio y haya asignado las horas en el servicio, no podrá cambio (noun), cambiar (verb) el tipo

de estimación de dedicación

.

En esta vista de estructura detallada de trabajo (EDT), no puede hacer lo siguiente:

Edite o eliminar roles.

Consulte un servicio basado en la duración .

Consulte o asigne ítems que no sean de mano de obra.

Copie los datos de una hoja de cálculo y péguelos en la oferta. Solo puede hacerlo en la vista

Cronología

y

Resumen

.

En la vista de cronología, no puede añadir horas para la mano de obra a menos que ya se haya asignado a través de la página de la EDT para el periodo temporal determinado.

Definición de entorno de cliente

Acceda a la lista de valores

de valores Generador de ID para ofertas

en la sección

ID de secuencia de documento de gestión

, en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para configurar el generador de secuencia de oferta.

Security

Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Services CPQ :

Dominio	Consideraciones
Process: Quotes	Acceda a este dominio de seguridad para crear, editar y eliminar ofertas, así como para consultar los informes relacionados. Tipos de grupo de seguridad permitidos: Roles - Empresa Roles - Jerarquía de empresas Roles - Cliente Roles - Proyecto Roles - Jerarquía de proyectos Grupos sin restricciones
Set Up: Quotes	Acceda a este dominio de seguridad para configurar la funcionalidad de oferta. Tipos de grupo de seguridad permitidos: Implementadores Grupos sin restricciones
Consultar: jerarquías de proyectos de oferta	Acceda a este dominio de seguridad para seleccionar jerarquías de proyecto al crear ofertas. Tipos de grupo de seguridad permitidos: Grupos públicos Roles - Jerarquía de proyectos Grupos sin restricciones
Set Up: Opportunity	Acceda a este dominio para crear, mantenimiento (noun), mantener (verb) estados de oportunidad y consultar informes relacionados.

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Evento de oportunidad	Configure esta opción para añadir subprocesos, notificaciones y aprobaciones para gestionar el workflow de creación de proyecto y contratos de cliente en función de los cambios en los detalles de oportunidad.
Evento de oferta	Configure esta opción para enviar ofertas para acciones de aprobación y denegación. Servicios permitidos: Envío de documentos Recuperación de documentos Impresión de PDF de documentos de oferta Impresión DocX de documentos de oferta
Creación de proyecto a partir de Services CPQ Edición de proyecto de Services CPQ Línea de plan de recursos de Services CPQ	Configure estos procesos de gestión como subprocesos en el proceso de gestión Evento de oferta para crear proyectos de oportunidad y líneas de plan de recursos a partir de una oferta. Cuando se inician los subprocesos, Workday inicia los siguientes procesos de gestión: Creación de proyecto Edición de proyecto Línea de plan de recursos de proyecto Si tiene reglas de condición en el paso de inicio de estos procesos de gestión, Workday las ignora cuando se crea el proyecto a partir de Services CPQ. Recomendamos traspasar las validaciones a Proyecto o Plan de recursos de proyecto en la tarea Mantenimiento de validaciones personalizadas o como reglas de condición en el proceso de gestión Evento de oferta para mantener la misma funcionalidad.
Conversión de proyecto de oportunidad con oferta en proyecto Creación de contrato de cliente con oferta	Configure estos procesos de gestión como subprocesos en el proceso de gestión Evento de oportunidad para crear contratos de cliente a partir de una oferta y convertir proyectos de oportunidad en proyectos estándar. Cuando se inician los subprocesos, Workday inicia los siguientes procesos de gestión: Conversión de proyecto de oportunidad en proyecto Evento de contrato de cliente

Informes

Informe o tablero de control	Consideraciones
Búsqueda de oportunidades	Consulte las oportunidades con el estado Abierto para crear una oferta.
Informe por facetas de catálogo de servicios	Consulte los catálogos de servicio disponibles por jerarquía de proyectos, unidad de negocio, fragmentos, región y estado de catálogo.
Consulta de configuración de oferta	Consulte, editar y elimine plantillas de documentos.

Le sugerimos que utilice los siguientes orígenes de datos de informe para build informes personalizados a fin de generar informes sobre ofertas y líneas de oferta:

Oferta

en objeto de gestión: se utiliza para generar informes sobre ofertas e información de resumen.

Líneas de oferta

: se utiliza para generar informes sobre las líneas de rol y las líneas de ítem incluidas en una oferta.

Servicios de oferta

: se utiliza para generar informes sobre los servicios de una oferta.

Configuraciones de oferta

: se utiliza para informar sobre diversas configuraciones de oferta, instantáneas, uso, estado y plantillas de documentos asociadas.

Integraciones

Servicio web	Consideraciones
Get Quote Allocations	Recupera las asignaciones de todos los roles en varios servicios para la oferta especificada.
Envío de asignaciones de oferta	Añade o actualiza las asignaciones de rol en servicios para la oferta especificada.
Get Quote Document Snippet Categories	Recupera todas las categorías de fragmentos.
Put Quote Document Snippet Category	Crea, edita o elimina categorías de fragmentos.
Get Quote Change Reasons	Recupera todos los motivos de cambio (noun), cambiar (verb) de oferta.
Put Quote Change Reason	Crea, edita y elimina motivos de cambio (noun), cambiar (verb) de oferta.
Get Quote Configurations	Recupera configuraciones de oferta.
Put Quote Configurations	Crea y actualiza configuraciones de oferta. Solo puede editar una configuración si no está en uso.
Get Quote Services and Lines	Recupera servicios y líneas para la oferta especificada.
Envío de servicios y líneas de oferta	Crea o actualiza la oferta, los servicios y las líneas.
Get Quote Work Breakdown Structures	Recupera fases y tareas para los servicios en la Estructura de análisis de trabajo de oferta.
Envío de estructura de desglose de trabajo de oferta	Crea o actualiza fases y tareas para los servicios en la Estructura detallada de trabajo de oferta.
Get Services Catalog Items	Recupera todos los ítems de catálogo de servicio .
Put Services Catalog Item	Crea, edita o elimina ítems de catálogo de servicio .
Get Services CPQ Settings	Recupera todos los campos de los parámetros por defecto de Services CPQ.
Put Services CPQ Settings	Crea, actualiza o elimina todos los parámetros por defecto de Services CPQ.
Enviar oportunidad	Crea o actualiza la oportunidad de cliente .
Get Opportunity Custom Status Settings	Recupera todos los estados personalizados creados por el usuario para la oportunidad.
Put Opportunity Custom Status Settings	Crea o actualiza los estados de oportunidad personalizados.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Oportunidad de Salesforce	Cuando una oportunidad tiene el estado Abierta , puede incorporarla a Workday para build una oferta.
Proyectos	Una vez que aprueba una oferta principal, Workday crea un proyecto de oportunidad con recursos, un plan de recursos y una previsión de recursos. Workday crea una previsión semanal en el nivel de proyecto . El rol de una oferta se asigna a un recurso sin designar en el proyecto de oportunidad. Puede añadir recursos adicionales después de la creación inicial de 1 UNR No puede editar un rol de proyecto, un tipo de asignación , una fecha inicial y una fecha final ni las horas estimadas en las líneas de plan de recursos hasta que la oportunidad tenga el estado cerrado. Cuando cambio (noun), cambiar (verb) una oferta de Principal a No principal , Workday desactiva el proyecto de oportunidad asociado . Workday convierte el proyecto de oportunidad en un proyecto estándar cuando se configura un subproceso en el proceso de gestión Evento de oportunidad .
Ingresos	Después de cambio (noun), cambiar (verb) un detalle de oportunidad como la probabilidad o el estado y crear un proyecto a partir de la oferta, Workday crea automáticamente un contrato de cliente y rellena: Categoría de ingresos de la tarea Mantenimiento de parámetros de Services CPQ Si no ha configurado la asignación, se producirá un error en la creación del contrato . Plantilla de programa de facturación basada en el modelo de precios Plantilla de programa de ingresos basada en el modelo de precios Worktags de la cabecera de oferta La fecha efectiva a partir de la fecha inicial de oferta Cuando falta algún campo obligatorio en la oferta, Workday crea el contrato con el estado de borrador.
Ítems de venta	Cuando define un ítem de venta como Ofertable , Workday hace que ese ítem esté disponible para su uso durante la creación de la oferta.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Otros impactos

Sin efectos.