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Última actualización: 2024-06-14
Carga de datos de consolidación en Workday

Carga de datos de consolidación en Workday

Puede cargar los datos de consolidación manualmente o mediante una conexión de servicio de recuperación de documentos (como, por ejemplo, Secure File Transfer Protocol [SFTP]).
Cargue solo la actividad de periodo correspondiente al periodo abierto actual.
Workday no volverá a calcular la actividad del periodo en función de los saldos finales cargados.
Workday solo conservará el nombre del archivo CSV que haya cargado y no guardará el archivo. Workday presupone que su punto final de ERP externo seguirá actuando como sistema de registro para su entidad ajena a Workday con fines de auditoría.
Al volver a cargar los datos de consolidación en un periodo abierto para la misma empresa, el mismo código de libro y la misma fecha contable (o dimensión de agrupación), tenga en cuenta los siguientes estados de los datos de consolidación:
Estado de datos de consolidación
Descripción
Aprobado
Se contabiliza un asiento de contabilidad y se asocia a estos datos. Workday cancela los datos de consolidación anteriores con la misma dimensión de agrupación, incluidos todos los asientos, y los sustituye por los nuevos datos de consolidación.
Sustituido
Workday ha sustituido estos datos por datos de consolidación posteriores con la misma dimensión de agrupación. Se ha cancelado el asiento asociado.
Borrador
No se asocia ningún asiento de contabilidad a estos datos. Por lo tanto, Workday no cancela los datos de consolidación anteriores. Deberá hacer clic en
Cancelar
 para cancelar los datos de consolidación manualmente.
Si desea volver a enviar los datos de consolidación para la misma dimensión de agrupación, debe volver a cargar toda la actividad del periodo de balance de comprobación resumido. No cargue asientos de ajuste progresivos.
  1. En función de sus necesidades, cree validaciones personalizadas para identificar los problemas de las transacciones que requieran una revisión más detenida o una acción posterior (opcional). Ejemplo: cree una validación personalizada para asegurarse de que, cada vez que actualice una línea mediante la tarea
    Corrección de datos de consolidación
    , Workday cree una nota de línea con fines de pista de auditoría. Consulte Pasos: definición de validaciones personalizadas.
    Puede compartir estas validaciones en asientos de contabilidad siempre que los campos existan en ambos lugares.
    Para obtener una lista de las validaciones distribuidas por Workday durante el evento de integración y antes de crear la carga de datos de consolidación, consulte Consolidation Data Capture Validations en Workday Community.
  2. Acceda al informe
    Centro de operaciones de datos de consolidación
    .
  3. Haga clic en
    Cargar
    .
  4. Mientras realiza la tarea en la página
    Carga de datos de consolidación
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción
    Descripción
    Integración de sistema de origen
    Seleccione el nombre de la integración para ejecutarla. Ha asignado un nombre de integración en la tarea de definición
    Mantenimiento de sistema de origen para asignaciones de integración
    .
    Envío automático
    Marque esta opción si desea que Workday inicie automáticamente el proceso de gestión para obtener datos de consolidación sin errores.
    Cuando las reglas de asignación proporcionen valores de salida que puedan generar conflictos, Workday hará lo siguiente:
    • No rellenará el resultado de la asignación.
    • Mostrará un aviso.
    • No enviará automáticamente los datos aunque seleccione
      Envío automático
      .
    Archivos adjuntos
    Utilice la opción
    Soltar archivos aquí
     o
    Seleccionar archivos
     para añadir los archivos de datos de consolidación.
    Solo puede cargar archivos basados en un formato de archivo definido por Workday. Consulte Referencia: formato de archivo CSV de integración de Consolidation Data - Inbound.
  5. Confirme que los archivos de datos de consolidación se cargan correctamente y, a continuación, haga clic en
    Aceptar
    .
  6. En el informe
    Centro de operaciones de datos de consolidación
    , haga clic en
    Actualizar
     para confirmar que el evento de integración finaliza correctamente.
    Una vez finalizados correctamente los eventos de integración, Workday sustituye la ficha
    En proceso
     de la cuadrícula
    Eventos de integración (últimos 30 días)
     por la ficha
    Finalizados
     si no se han producido errores de integración.
    El informe
    Centro de operaciones de datos de consolidación
     muestra los detalles de los datos de consolidación en las dos cuadrículas siguientes:
    • Datos de consolidación (Esta cuadrícula mostrará por defecto los datos de consolidación correspondientes al periodo abierto actual. Puede personalizar esta visualización mediante la lista de valores de búsqueda.)
    • Eventos de integración (últimos 30 días)
  7. En la cuadrícula
    Datos de consolidación
    , revise los detalles de cada dato de consolidación cargado como, por ejemplo, los siguientes:
    Opción
    Descripción
    Empresa
    Indica el nombre de la empresa que contiene los datos de consolidación.
    Sistema de origen
    Indica el nombre del punto final de ERP externo.
    Estado
    Indica los siguientes estados de cada archivo de datos de consolidación:
    • Aprobado: ha aprobado los datos de consolidación y ha generado la contabilidad.
    • Borrador: ha cargado correctamente los datos de consolidación, pero no los ha enviado para su aprobación. Puede que haya errores/avisos que requieran su atención antes de enviar los datos a través del proceso de gestión.
    • Cancelado: ha cancelado los datos de consolidación mediante el botón Cancelar.
    • Sustituido: ha vuelto a enviar un archivo que contiene la misma dimensión de agrupación:
      • Los datos de consolidación que se sustituyen cambian del estado
        Aprobado
         a
        Sustituido
        .
      • El asiento asociado presenta el estado
        Cancelado
        .
    • Error: ha enviado correctamente los datos de consolidación para su aprobación, pero al finalizar el proceso de gestión, Workday crea un asiento de error. Si no puede resolver el error, póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente de Workday para obtener más ayuda.
    • Enviado: ha enviado los datos mediante el proceso de gestión
      Evento de creación de asiento de datos de consolidación
       para su aprobación.
    Errores
    Indica el número de errores en los datos de consolidación.
    Puede hacer clic en el número para consultar los detalles de los errores.
    Asiento
    Indica el asiento que Workday crea tras la aprobación de los datos de consolidación.
    Puede hacer clic en el asiento para profundizar en los detalles de dicho asiento.
  8. Haga clic en
    Consultar
     para revisar los detalles de los datos de consolidación que ha cargado.
    1. Marque la casilla
      Solo líneas actualizadas
       si desea consultar solo las líneas actualizadas de los worktags y las cuentas de libro mayor que ha corregido anteriormente.
    2. Haga clic en
      Aceptar
      .
      Workday muestra información sobre los datos de consolidación como, por ejemplo, la siguiente:
      • Las cuentas de libro mayor asignadas y actuales
      • La moneda de transacción y de libro mayor
      • Los importes de transacción y de libro mayor
      • Los worktags asignados y actuales
      • Los resultados de la asignación
      • El nombre del último usuario que actualizó los datos y el minuto de la última actualización
  9. Haga clic en
    Corregir
     para corregir errores en los datos de consolidación. Una vez corregidos los errores, puede enviar los datos de consolidación para su aprobación.
  10. Haga clic en
    Cancelar
     para cancelar los datos de consolidación (opcional). Solo puede cancelar los datos de consolidación que se encuentren en estado
    Borrador
    .
  11. Revise las 4 fichas de la cuadrícula
    Eventos de integración (últimos 30 días)
    .
    • La ficha
      En proceso
       muestra los detalles del evento de integración que Workday aún está finalizando.
    • La ficha
      Finalizados
       muestra los detalles de todos los evento de integración finalizados como, por ejemplo, los siguientes:
    Opción
    Descripción
    Integration Event
    Indica la instancia del evento de integración.
    Puede hacer clic en la instancia para profundizar en los detalles del evento.
    URL de descarga de auditoría de diagnóstico
    Indica la instancia del archivo de diagnóstico.
    Para diagnosticar errores de archivo, haga clic en la URL y en el botón "+" para expandir la selección.
    La URL de descarga de auditoría de diagnóstico proporciona un resumen de integración y muestra los errores relacionados con el archivo (si los hubiera).
    Mensajes de integración
    Los mensajes de integración muestran los errores relacionados con la integración.
    Si no puede resolver todos los errores después de cargar el archivo, Workday le recomienda ponerse en contacto con el administrador del sistema.
    Consulta de datos de consolidación
    Haga clic en la flecha abajo para hacer lo siguiente:
    • Consultar los detalles de los datos de consolidación
    • Exportar a Excel
    • Exportar a PDF
    • La ficha
      Incompleto
       muestra los detalles de todos los eventos de integración que crean una serie de conjuntos de consolidación debido a errores. Muestra información como, por ejemplo, la siguiente:
    Opción
    Descripción
    Integration Event
    Indica la instancia del evento de integración.
    Puede hacer clic en la instancia para profundizar en los detalles del evento.
    URL de descarga de auditoría de diagnóstico
    Indica la instancia del archivo de diagnóstico.
    Para diagnosticar errores de archivo, haga clic en la URL y en el botón "+" para expandir la selección.
    La URL de descarga de auditoría de diagnóstico muestra principalmente los errores relacionados con el archivo.
    Mensajes de integración
    Los mensajes de integración muestran los errores relacionados con la integración.
    Si no puede resolver todos los errores después de cargar el archivo, Workday le recomienda ponerse en contacto con el administrador del sistema.
    • La ficha
      Con errores
       muestra los detalles de los eventos de integración con errores en los que Workday no ha creado ningún conjunto de datos de consolidación debido a un error del sistema. Muestra información como, por ejemplo, la siguiente:
    Opción
    Descripción
    Integration Event
    Indica la instancia del evento de integración.
    Puede hacer clic en la instancia para profundizar en los detalles del evento.
    URL de descarga de auditoría de diagnóstico
    Indica la instancia del archivo de diagnóstico.
    Para diagnosticar errores de archivo, haga clic en la URL y en el botón "+" para expandir la selección.
    La URL de descarga de auditoría de diagnóstico muestra principalmente los errores relacionados con el archivo.
    Mensajes de integración
    Los mensajes de integración muestran los errores relacionados con la integración.
    Si no puede resolver todos los errores después de volver a cargar el archivo, Workday le recomienda ponerse en contacto con el administrador del sistema.